高校财务管理工作体系的构建——基于平衡计分卡视角的探讨

陈文川 黄凯颖

高校财务管理工作是高校财务管理的重要组成部分，与学校教学、科研等工作有着非常紧密的联系，要想实现高质量的高校管理，就必须以高质量的财务管理工作作保证。随着全国高校教育体制改革的进一步深入，高校呈现经费来源多元化、经济活动多样化、经济关系复杂化的趋势，高校财务管理的重要地位更加凸显。本文拟将平衡计分卡（Balance Scorecard，以下简称BSC）这一战略管理系统工具引入高校的财务管理工作实践，改革目前高校财务管理工作中以“管理”为中心的模式，提出以“服务”为核心的BSC财务管理模式，从而达到服务于学校全面、协调、可持续发展需要、服务于学校提高办学质量和科研水平需要、服务于构建节约型校园、和谐校园需要的目标。

一、以BSC完善高校财务管理工作的理论构型

（一）BSC简介

BSC由美国学者卡罗伯特·普兰（Robert Kaplan）和戴维·诺顿（David Norton）于 1992年所提出，被誉为20世纪最有影响力的75个管理工具之一。BSC提供了结果指标（财务、客户）和驱动指标（内部流程、学习与成长）共四个不同层面去考核、引导企业。与单纯的财务指标相比，更有利于企业领导全面、真实地掌握企业经营活动状况，引导企业实现战略目标。BSC将一个组织的使命和战略转变为四个不同方面的经营目标，将战略目标放在核心位置，从财务、客户、内部流程和学习与成长四个相互关联的维度分解战略目标，将战略变成具体的行动，并通过改进和完善，保证目标的实现。BSC不仅适用于商业企业，也适用于非营利部门，包括高校。卡普兰认为：该理论用在改善政府及非营利性机构的管理上效果会更好。企业逐利的本性，使得其更为重视财务指标，于是不可避免地存在“短视”问题；而在以社会长远利益为目标的非营利组织，BSC成功的可能性会更大。

（二）高校BSC地图

对作为非营利性组织的高校而言，其使命是人才培养、科学研究、社会服务等方面。因此，高校财务管理工作在应用BSC时，需要对其内容构成进行相应的调整和改进。大学最根本的任务就是教学和科研，其他工作必须要围绕这两个中心来开展。故在高校BSC地图中，“客户服务”置于最高层。在运用BSC地图中思想方法中，高校财务管理工作应以高校的使命作为基础，依托客户服务、财务资源使用、内部营运流程、学习与成长这四个方面的积极互动，实现高校的使命与战略目标，见图1。

二、以BSC完善高校财务管理工作的具体应用

从图1可知，BSC是一个开放式的结构，可以依据实际情况因地制宜地提出分类标准和选取评价指标。因此，我们以高校使命和战略目标为基础，分别从客户层面、财务层面、内部营运流程层面、学习与成长层面四方面构建高校财务管理工作体系的基本框架（见图2）。

（一）学习与成长层面

学习与成长层面是其他三个方面目标得以实现的能力源泉。学习与成长层面有四个主要目标：人力资源；竞争能力；信息系统；文化建设。

（1）高度重视人力资源。高校与高校之间的竞争说到底就是人才之间的竞争。因此人力资源在高校财务管理工作能否顺利完成处于非常重要地位。人力资源的衡量指标有学历专业结构、工作经验积累、员工晋升机会等等。随着现代财务会计和计算机技能的发展，高校不仅需要有高学历、高职称的人才，还需要具有计算机技能较高、生活常识较丰富、人际交往能力较强的员工。同时，在人力资源建设的过程中，要向核心员工提供晋升机会以及广阔的发展空间。

（2）不断提高竞争能力。提高员工竞争能力要进行教育培训，鼓励员工合理化建议。高校的发展与职工的能力素质提高息息相关，从长远的角度看，员工惟有不断学习才能推动高校的持续发展。首先，高校财务部门要充分利用学校的资源优势，鼓励员工攻读在职研究生，并经常进行财务人员教育培训，向其传授财务会计、计算机、法律等专业知识，提高其综合素质和创新能力。其次，高校财务部门要鼓励员工发挥主人公精神积极参与部门管理建设，接纳其合理化建议。最后，高校财务部门要加强和其他院校的沟通交流，吸取其先进管理理念和科学管理方法。通过以上三方面举措，打造学习型团队，培养职业化负责人。

（3）大力推进信息系统建设。高校信息系统建设主要依靠计算机网络信息技术和财务管理信息系统，来构建财务信息化服务平台。可以以校园网为载体，建立财务内部系统，用以发布财务信息及服务指南，加强教工师生的信息沟通；建立薪酬个税系统，供教职个人工资查询；还可以开通网上预约报销，免除教工师生排队的时间；开发网上报销系统，教职工报销的原始凭证可以直接递给财务人员，财务人员将在规定的工作日内审核其单据合法性、合规性进，并在核对无问题后，直接划入其账户中。

（4）持续进行文化建设。高校核心价值观要最终成为学校教职工的价值观，教职工必须将价值观视为自身价值观的本质体现，每个员工都自觉负责地在所有行为和关系中履行最高的诚信和道德，才是高校实现合规的保证。因此，高校财务部门必须十分重视对文化建设，其主要做法和经验体现在如下几个方面：第一，文化建设的关键是领导力。领导重视，管理层负责，员工积极参与。作为部门的管理者，积极营造一种健康、向上的文化氛围。第二，文化建设的核心是认同。可以通过教育培训、知识竞赛、新年晚会等活动，在开展各项活动的当中加深员工对单位文化的认同。第三，文化建设成功的标志是内化为自觉行动。单位价值观念的培育是一个由服从，经过认同，最后达到内化的过程。

（二）内部营运流程层面

高校财务部门是通过服务师生和教职工等活动来创造价值的组织。而这些活动是通过一系列的业务流程来提供的。在高校中，流程可以解释为高校在使用财务资源实现其使命和战略过程中所发生的一系列活动，目的是提供高质量的、高效的、责任明确的教育管理和服务以满足客户需要。根据BSC基本理论，针对高校客户的期望和要求，高校流程包含四个主要业务流程：

（1）制度建设流程。制度建设流程指在制定财务制度过程中，高校对客户目前的需要和潜在的需要进行调研，然后开发出满足这些需求的服务。譬如，成立了专门的制度建设小组进行调研，确定客户的需要，整理和制定严格的内部管理流程，如制度汇编、服务指南、员工手册等，并向学校相关人员派发，以满足日常工作查阅学习所需，同时起到很好的宣传作用，使各级人员充分识并重视财务制度，做到有章可循，有制度可依。

（2）内部业务流程。内部业务流程就是对日常工作流程进行了全面的审查和规范，让模糊的清晰化、漏缺的补充完整、程序繁琐的合理简化。在制定或修订规范过程中，基本要求是对岗位职责和工作流程尽可能明确和细化。梳理单位的内部工作流程，是规范化管理的需要，也可以为信息系统建设提供基础资料，同时新员工入职或员工轮岗通过学习该流程，就可以更好更快地适应新的工作岗位。

（3）创新管理流程。创新管理流程指在岗位设置上将工作岗位按职能划分为管理岗和服务岗，局部调整了处内各科室的职能，这样能加强财务管理和提高服务质量，同时有利于内部管理和内部控制。

（4）服务跟进流程。服务跟进流程是指客户在获得财务服务后，高财务部门继续提高善后服务的过程。可以通过设置师生满意度调查、到学校各二级单位进行交流和座谈等，听取师生教工意见，为下次流程的修订和完善做好准备。

（三）客户层面

高校的客户主要是老师、学生、管理人员，它在高校财务管理工作里处于核心地位。建立以“服务”为核心的BSC财务管理模式，要理顺好客户管理与服务之间的关系。管理是手段，服务是目的，管理的最终目标就是为高校提供更好的服务，甚至可以说好的管理就是服务。两者相辅相成，对立统一。从客户层面来说，高校财务管理工作主要要做好四方面：优质服务，规范管理，提高质量，节省时间。

（1）优质服务。要求坚持以人为本的服务理念，不断增强服务意识，提高服务水平。具体做法有：第一，积极挖掘内部潜力，扩大办公场所、设置报账咨询岗，增加服务窗口，提高服务质量。第二，主动向外宣传，通过制作宣传栏、财务服务指南、财务制度宣传页，向师生宣传法规和办事流程。第三，设立网上留言信箱，搭建与广大师生的交流和互动平台，及时解决师生反映的问题。

（2）规范管理。要求财务部门对各种经济合同有清晰的指引和规定，明确各类科研经费的开支范围及标准，减少学校和师生职工的经济和法律风险。同时要求财务部门管好、用好学校资金和资产，为学校的良性发展提供资金支持，为合理配置有限的资源提出意见建议。

（3）提高质量。要求财务人员熟悉报账业务和财务知识，在账务处理当中，业务能力要娴熟，报销规则要统一，被咨询回答口径要一致，从而尽可能地提高师生员工的满意度，协建校园的和谐氛围。

（4）节省时间。要求财务部门利用各种途径减少师生职工花费在财务方面的时间，积极探索和创新服务手段，例如推行网上报账系统、网上预约报账和网银服务，精简报账流程，减少师生排队时间。

（四）财务层面

尽管高校是非营利组织，但办学经费是高校生存和发展的基础，因此对经费进行合理高效的管理是不可或缺的。要做好这一方面的工作，应从预算管理，会计审核，内部控制，信息公开四个层面进行努力：

（1）完善预算管理过程。预算管理是高校财务管理的一个重要组成部分，贯穿于高校财务管理的全过程，是高校各种财务活动的前提和依据以及学校规模和发展方向的综合反映，其在财务管理的中心地位已得到认可。高校预算管理有三个步骤：预算的编制、预算的执行、预算的分析，要做到“事前预测、事中控制、事后分析”。具体操作如出台相关财务制度，明确校内各职能部门、项目负责人的管理责任以及奖惩措施；组织预算执行等专题会议，督促预算进度执行；完善部门沟通协调工作机制，及时协同解决存在问题等。

（2）规范会计审核程序。会计审核要完整规范，真实完整。会计审核是集会计核算、会计监督、服务于一体的经济活动，是适应高校财务内部管理而产生，主要针对高校财务部门经济事项的真实性、合法性、有效性及准确性进行审查，包括对原始凭证审核、记账凭证审核、会计账簿审核及会计报表审核。

（3）健全内部控制制度。首先建立健全内部控制制度，做到大额资金使用集体决策、常规资金支付授权审批。建立重点资金安全使用管理制度，明确相关人员责任，保证资金安全完整。其次是强化贷款风险意识，严格控制贷款规模，设置贷款警戒线，合理控制财务风险。最后是建立健全经济合同管理制度，明确合同的签订权限和程序。

（4）有序推进信息公开。通过信息公开，增强财务透明度，保障师生对学校财务工作的知情权、参与权和建议权，主动接受全校教职工的监督；同时要认真落实学校党风廉政建设制，严格执行领导干部廉洁自律的规定，建立健全反腐倡廉的长效机制。

三、高校财务管理工作BSC体系内的互动关系

体系内各要素之间存在积极的互动关系，是BSC管理工具的优势所在，其在高校财务管理体系的体现详见图3。作为体系内的核心框架，财务资源使用、客户服务、内部营运、学习与成长四个维度之间的良性互动关系能够为高校使命与战略目标的顺利实现起积极推进作用：

（1）在以“服务”为核心的BSC财务管理模式里，为师生、管理人员提供优质服务在高校财务管理工作里处于核心地位，统驭着其他三个层面，并不断对其提出新的要求和标准，促使其与时俱进永远向前。

（2）财务资源的合理和高效使用是高校各部门顺利运转的保证。无论是内部营运流程的改造完善抑或财务人员的培训教育，都需要来自财务资源的有力保证。

（3）科学的内部营运流程通过制度建设、内部流程、创新管理、服务跟进四个方面为客户提供优质服务，同时也是财务人员学习和成长的组织和制度基础。

（4）财务人员的学习和成长能够有效提高其专业素养和工作能力，从而促进内部营运流程的完善，又在客户层面为师生行政人员提供高质量、高效率的财务服务，进而推动财务资源的充分使用。

教育部将2012年定为“财务管理年”，将规范高校财务管理，提高资金使用效益、效率作为工作重点之一，可见建立一套适合高校事业发展的财务管理工作体系迫在眉睫。文章正是因应此实际需求，以BSC为理论框架构建了“服务”为核心的高校财务管理工作的初步体系，希望藉此推进高校财务管理工作的实务化、合理化、制度化，从而提高学校管理效率，强化员工责任意识，发挥组织协同效应，共同促成高校使命与战略目标的实现。

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