图书馆人事档案数字化建设的探索与实践

王 昊

1 引言

人事档案是组织、人事、劳动等有关部门在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录，是干部档案、工人档案、学生档案、军人档案的总称。它也是历史的、全面考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。人事档案的作用和潜在的价值只有在人事档案信息资源的开发利用过程中才能充分显示，因此，人事档案管理工作必须符合便于利用的原则。目前，我国基层单位普遍存在人事档案建设制度尚不完善、管理不科学、整理手段落后、现代化管理水平低等问题，造成基层图书馆人事档案管理混乱的局面。

笔者结合基层公共图书馆人事档案建档现代化管理的实际情况，采用“我馆为主，兼顾基层”的模式对人事档案现代化、规范化管理进行专题研究，进而提出适合基层公共图书馆的人事档案建档与规范化的建设意见，以期为各单位的人事档案管理提供可借鉴的管理模式，不断提高人事档案开发利用水平，使人事档案工作充满生机和活力。

2 人事档案资源数字化建设简介

人事档案数字化建设伴随着网络化的普及应运而生，其利用计算机技术和相应的设备，将传统介质的人事档案信息，通过计算机转换成为数字化的、可被计算机识别的数字信息，以各种数据库的形式进行存储，然后通过网络和信息系统提供快捷的档案信息服务，从而提高档案的利用率和人事工作的管理效率。人事档案数字化建设是深入开发人事档案信息资源的客观需要。

人事档案资源的数字化建设主要有两种方式：一是通过人事档案管理系统直接接收人事部门移交的档案数据；二是通过对传统的纸质、照片、录音、录像、缩微品等人事档案系统进行扫描、图像处理，转变为文本、图像、图形等数字格式的信息，加工成各种类型的数据库，以便检索和利用。

3 辽宁省图书馆人事档案系统的实现

目前，人事档案管理系统中普遍使用的是通用型专业人事档案软件，而其费用却较高，行业针对性差，参数设置无法满足用户的特殊需要。鉴于此，辽宁省图书馆档案室在实地调研、问卷调查、专业咨询的基础上，结合实践经验，利用自身的技术力量和人才资源，自主研发出符合图书馆人事档案管理的数字化系统，有效地提高了人事档案管理的工作效率，从而加强了业务建设和干部队伍建设，为图书馆人力资源管理提供了更加准确、翔实的信息资料。其具体实现特点如下：

3.1 人事档案系统采用基于Java的JSP语言，比传统的ASP、PHP效率高很多。Java是一种开放的编程语言，它具有简单、面向对象、结构性、安全性强、可移植、高性能、多线程和动态等特点。Java具有JVM的特点，一次编译，不受主机限制，随处皆可运行，用户只需有IE浏览器即可。

JSP是Java Server Page的简称，它是由Sun Microsystems公司倡导，多家公司参与建立的一种动态网页技术标准，主要用于开发动态网页。JSP继承了Java语言的特点，允许Web开发人员开发和维护与平台无关、信息丰富、动态的Web页面，它能使Web开发人员轻易搭建网络平台，建立起功能强大的Web网站。JSP可以把用户界面从内容层次中分离出来，Web开发人员不必改底层的动态内容，就可以修改整体的页面布局。

3.2 本系统采用JSP SERVLET DAO技术，B/S（Browser/Server）架构，基于客户端、浏览器3层架构，显示层通过请求调用控制层，控制层通过调用DAO实现逻辑，层次清晰、明确，有助于后期的二次开发和扩展。

B/S结构是指浏览器和服务器结构。它是在Internet技术快速发展的背景下，针对C/S结构的不足进行的改进，这种结构让用户的工作通过WWW浏览器来实现，大部分的事务逻辑在服务器端（Server）实现，少量事务逻辑由前端（Browser）实现，这样就形成3层结构，3层结构中的层与层之间是相互独立的，任何一层的变化不会影响其他层的功能。使用B/S结构简化了客户端电脑的复杂度，减轻了系统的维护工作量，降低了工作成本。从当前的技术看，要想在局域网中建立一个易于把握、成本较低的网络应用，B/S结构是比较好的选择。它的开发可以一次到位，让不同的人员，用不同的接入方式（如 LAN、WAN、Internet/Intranet等），在不同的地点，访问、使用同一个数据库，它对数据平台和管理访问权限可以进行有效的保护。

在开发过程中，需要在逻辑上清楚这3层分别实现的功能，并以此设计整个系统的实现，以及管理整个系统的代码文件。不能把处于不同层次的文件混为一起，否则会造成系统逻辑上的混乱，使庞大的系统难于管理和维护，容易导致系统的失败。另外，在这3层基础之下，还有更为基础的工作，即数据库的设计模型。数据库的设计模型是整个系统的基础，一旦确定了数据库的结构，在开发过程中就不要轻易改变，否则会对后面的工作造成巨大的影响。

本馆人事档案系统设计采用典型的3层结构模式：第一层JSP页面主要实现对管理界面的显示和解释，将业务功能在浏览器上显示出来，如分页显示人事信息等。第二层是中间层组件实现对数据库的操作和前台页面的生成工作，实现业务的具体逻辑功能，如个人基本信息等。第三层数据库服务器主要对系统提高数据服务，实现对数据的访问功能，如增加、删除、修改、查询数据。中间层组件主要封装了对数据库的查询、修改、删除以及页面生成工作，实现了本系统的全部中间业务逻辑，在系统中起关键作用。

3.3 分页采用。数据库采用MYSQL，保证执行效率。程序通过连接池的配置JNDI操作数据，不同页面传值采用表单隐藏域和url传参。

3.4 JSP的标准标签库分页方法，页面的验证采用JS客户端验证，从而减少服务器的压力。

3.5 系统开发使用费用低，效率高，操作简便，适用于基层，便于推广。

3.6 科学、合理进行赋权和操作。

①角色管理，用户通过不同权限登录，进入不同菜单。角色分为操作员和管理员，管理员可以对人员档案进行查询、修改、添加、删除的操作，如图1、2所示。

图1 登录页面

图2 权限分配页面

②支持操作人员权限内对传统纸质档案进行数字化处理，实现对档案的自动化管理，同时管理文字、图片等信息。

③提供个人档案信息的个性化检索服务，实现了多途径通过条件检索，解决目前人事档案资源电子化、数字化软件检索功能差的问题，如图3所示。

图3 查询页面

④将纸质档案和数字化档案管理相结合，同时将其管理权限科学区分。

4 人事档案管理信息系统深化应用前景

正如加拿大著名档案学家特里·库克所言，档案管理人员要“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，这样才能“重新坐回上帝的身边”。

人事档案数字化是对传统人事档案管理的提升，基于人力资源信息化平台的人事档案管理系统，使人力资源与人事档案信息有机整合，实现了多层级模式的协同管理、规范管理，有效地规避了管理风险。

在现行人事档案管理系统的应用基础上，可进一步规范档案数字化信息标准，开发档案挂接辅助工具包，精细权限分层分级控制，完善档案日志跟踪，强化档案元数据管理和统计报表管理，提供主动性推送服务。当人事档案管理系统平台逐步完善并深化应用后，可建立以高速信息网络为基础，人事档案数据管理为核心，内容建设为重点的统一有序的人事资源档案管理系统。使其涵盖人事档案管理的接收、整理、利用和保管等环节，将人事档案管理的全部流程纳入系统一体化管理，并与各相关业务系统关联对接，实现数据资源的共建共享，使图书馆人事档案建设的资源更加丰富、功能更加强大、自动化程度更高。

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