基于网络平台的医用耗材信息管理模式探讨

张雪佳，戴广宇，姚金芳，钱建国

复旦大学附属华山医院 装备科，上海 200040

0 前言

随着医用耗材产业的迅猛发展和各类新型医用耗材的不断推新，为临床医疗提供了丰富的诊疗手段。同时，为医院提供医用耗材的供应商数量也越来越多。为此，上海医保局为了规范医用耗材的合理使用，下发了关于完善医用耗材编码数据库的文件和具体要求，如何将医保耗材编码与医院使用的耗材信息结合，并进行长效管理，成为了医院设备管理部门新的艰巨任务。

1 现今耗材管理的困境与弊端

医院每天的医疗过程中都使用大量的医疗器械和医用耗材，小至一次性使用注射器和输液材料，大到植入人体的起搏器、支架和各类金属植入物。近来由医保部门下发的一次性材料库中，二级目录分类便多达30余种。医院耗材使用量大、覆盖面广、品种多、规格型号复杂、专业性强、供应商多，如何能够及时、迅速更新产品信息，避免产生重复冗余的工作量，是当下医院需要解决的一个难题。

在我国，从国家到地方设有各级食品药品监督管理部门，他们的职能除了对医疗器械产品的安全性、有效性进行审查验证，颁发医疗器械产品注册证外，还对医疗器械产品的经营和使用进行监督。按照国家医用材料管理相关要求，在采购医用耗材的过程中，各医院必须严格遵循《医疗器械监督管理条例》，审核包括食品药品监督管理部门颁发的《医疗器械产品注册证》、《医疗器械生产企业许可证》、《医疗器械经营许可证》等相关证照，登记备案，以建立完善的医用耗材管理档案。然而，面对数量庞大的供应商群体，传统的纸质文件必然会造成空间资源的浪费和管理的不便。在上海，一家三级甲等综合医院的供货商数量可以达到几百家，如果对这几百家公司的证照都进行纸质管理，无论在日常工作中还是面临上级部门的各种检查时都会遇到巨大压力。目前，对证照进行扫描，建立Excel文档对供货商和产品进行分类，并设置链接保管电子文档的做法是各医院较为主流的管理方式，但这种管理模式时常由于资料转移产生的链接失效以及地点、设备的限制而无法迅速得到所需信息。可见，为医用耗材创建有效的信息化管理势在必行。

2 新模式初步构想与设计

2.1 模式探索依据

虽然目前国内可使用的医用耗材品种繁多，但总体数量基本有据可查。由上海市医疗保险办公室发布的一次性使用医用耗材数据库包含了耗材的医保编码、注册证、品名、规格、生产厂家等必要信息，为我们提供了虽不完整，但覆盖面较广的基本数据库。基于这个数据总表，我们尝试开发一个能够使供货商各自拥有权限、随时方便上传耗材编码、证照和价格等信息，医院耗材管理者在有互联网的地方随时可以查看和调用相关信息的网络平台。

2.2 平台开发思路和目的

信息化管理的目标是建立一套医用耗材的全程跟踪管理系统，将原本独立管理的物资管理系统和HIS收费系统关联起来，互相制约。医用耗材从进入医院到最终用到病人身上都可以受到全程跟踪，向上追溯到生产厂商、向下追溯到患者个体。同时，可以完成厂商资质的审查、耗材注册证信息管理以及提供各种证件有效期提醒，也为供应商评估提供数据基础。

在上述构想的网络平台下，结合以往以供应商为单位、文件夹为单元、单品种耗材为个体的管理方式，让各供应商对自己公司所持有的营业执照、经营许可证进行及时更新，并且维护原厂的相关资质证明和给予代理商的授权证明。针对目前供货商会不定期更名的现状，平台能对旧证照以公司为单位进行封存，便于日后发生医疗纠纷等情况时能够追溯以往档案。

而医院作为管理者，能够查看、调用各供货商上传的商家资质、一次性使用耗材数据，并且能够实时进行审核、标记。对于供货商修改的部分，医院也能及时查看相关修改信息并予以审核确认。由于平台在因特网上开放，医院的权限人员可以在任何能够接入网络的地方登陆、查看、调用平台上的数据信息，方便在各项检查及任何需要的时间检索出需要的内容。并且，当医院耗材管理部门需要对大范围供应商进行通知和各种资料发布时，网络平台可以在很大程度上为双方都节省人力和时间。医用耗材管理系统流程，见图1。

图1 医用耗材管理系统流程图

3 供货商系统界面构想与设计

在供货商平台下，每家供货商应该能够自行注册账号，拥有对自己账号的相关权限，保证商业机密的安全性。

该系统中，供货商可以在“供货商信息管理”和“材料申请管理”中分别维护公司和产品资质信息。当完整填写并上传营业执照、经营许可证等相关信息后，方能进行材料申请的操作。

由于供货商数量庞大，系统设有“公告通知”模块。该模块主要是用于快速对供货商发布大范围的通知。供应商可以查看医院转发的医保编码相关信息，以及由院方发布的各项公告。同时，对于广泛有需求的表单和资料，通知模块也会方便供货商自行下载。公告通知栏界面，见图2。

图2 公告通知栏

当供货商及厂家信息维护完成后，可进行在院使用材料的填报。基于医保局下发的编码库，供应商在填入编码后，可以点击“查找匹配”自动刷出原始表中已有的数据。当所有要求的内容（包括医保编码及编码刷新后自动填写的品名、规格型号、分类目录、品牌、生产厂商等信息，以及产品注册证扫描件的上传、生产厂家填写、产品供应价与物价信息上传）填写完成后，供货商才可以对该耗材信息进行保存或修改。材料填写界面，见图3。

图3 材料填写界面

4 后台界面设计

后台的权限拥有者主要为耗材管理人员。在后台界面中，耗材管理人员可以点击所需要查看的供货商的相关控件，即可查阅各家公司已上传的数据及扫描件，筛选、查看、修改所有供货商的资质和产品证照。产品查看列表，见图4。

图4 产品查看列表

对于供货商新增和填报的产品，当完成相关证照的审核后，设备科可将数据传至财务科，由财务人员审核相关价格信息后将数据导入收费系统。这样的审核顺序有助于在技术上规范耗材的准入，前期由耗材管理部门审核准入条件，后期财务部门审核收费价格，使耗材的管理审核符合医院对于耗材管理的要求，确保规定的确实实行。后台查看材料具体信息（物价），见图5。

图5 后台查看材料具体信息（物价）

在“申请材料管理”中，耗材管理部门能够区分出产品是否有医保编码、是否已审核。在实际运作过程中，产品的注册证和物价信息等内容会发生周期性变更。对于已经审核给财务部门的材料，当单个数据信息发生变化时将自动进入“变更申请审核”状态，由耗材管理人员进行核查确认。而通过筛选产品名称或医保编码、供货商的关键词，可以快速定位所需查找的耗材相关信息。

由于各类证照均具有时间长短不同的有效期，因此，对于后台管理人员来说，提示已过期及即将到期的证照信息也是相当重要的。因此，在界面中添加到期提示模块，有助于为证照日期审核带来便利，大幅提高管理效率。而当点击相关数字后，即能看到对应的证照信息。到期证照提示界面，见图6。

图6 到期证照提示界面

5 新模式的优势与未来模式展望

随着政府相关部门对医用材料的愈发重视和编码库的不断完善，采用互联网平台对医用耗材编码和证照进行管理，有利于在供应商众多的情况下，让耗材管理部门对医用耗材信息进行及时、有效、准确及有依据的管理。借此平台，多家供应商可以在不同地点直接将资料上传至系统，医院则能够及时查看到供货商所上传的信息，按所需方式对不同厂家的不同产品进行查询和分类。这种模式突破了传统纸张管理对于证照查找的不便和空间限制，也避免了单机硬盘存贮证照可能产生的权限过于狭窄和因硬件损坏而造成的数据安全问题。

新模式的使用也使医院从对耗材的单独管理转向了医院和供货商合作管理。在此模式下，供货商主观能动性将得到发挥，产品所发生的变更信息也将更迅速地传达至医院。

我院的材料申报系统已使用1年有余，并且在逐步优化改进中。原本供应商在证照更新时需要往返医院之间，现在则能够自行在互联网上进行上传，这样不仅公司内勤能在第一时间了解医院需求，也让医院能及时获取公司提供的信息并进行判断审核。而在应对各项院内外的检查及对产品搜索的需要时，该模式管理之下的产品证照及相关资料数据能够在极短时间被搜索出，大大提高了耗材管理部门的工作效率，从原先冗余的纸质文件中解脱出来，转向现代化管理模式。

众多不同种类、不同适用范围和不同等级耗材的并存使得互相协作的网络化管理模式成为一种必然的趋势。在可以预见的时间里，医院使用的医用耗材种类必然会远超当前。在此前提下，未来耗材管理模式可能将不仅限于医院和供货商之间的合作。不同医院由于临床侧重不同，使用的产品会有各异，但基本材料在类型和主流品牌上将大致趋于统一。届时，基于互联网模式的耗材协作管理将拓展到各医院之间。在这样一个大平台中，某个区域内的多家医院将拥有各自的权限，对共同使用的医用耗材信息进行资源共享，这不仅能够减轻单个医院耗材管理部门的工作量，更对庞大数量的耗材宏观掌控和管理有着巨大作用。

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