企业物资采购活动中的会计风险控制

中铁物资集团西南有限公司 龚静

企业物资采购活动是企业在一定条件下，为进行正常的生产和经营活动，针对生产过程中所需的生产材料、设备等物资从供应市场购得，成为企业的生产资源，进而满足企业自身需求的活动。企业采购物资是企业开展生产的第一环节，企业的战略采购、日常采购都是在表达企业的生产、运营能力，是企业创造价值的重要表现。

企业开展物资采购活动主要按照以下程序进行，编制采购物资预算、制定采购计划、申请采购批示、选取物资供应商、查询物资价格、签订采购合同、进行物资采购、物资检验入库、支付物资货款、进行会计处理等程序。由于采购物资程序复杂，环节多，所以在进行物资采购的过程中极易产生采购风险，只有正确地分析采购物资程序中可能存在的风险，才能做好采购会计风险的控制，有效管理物资采购，提升物资采购的采购质量和降低采购风险，为企业健康进行生产活动提供保障。

一、企业物资采购活动中的会计风险类别

加强对企业物资采购活动的全过程管理与监督，提升采购物资的会计风险管理水平，增强企业物资的质量水平，进而使企业的经济效益得到增加。

(一)采购物资管理的会计风险

企业采购物资的管理风险主要是由于企业的管理体系不健全造成的。具体地说，主要有以下原因，企业管理的制度和措施不完善；企业的采购行为违反了相关的法律规定；企业的采购行为不受约束等原因。而采购管理的会计风险主要表现为不公示采购物资的信息；不执行合理的物资采购政策；采购的程序有明显疏漏；采购物资的过程不公正；采购合同的管理不标准等。

(二)编制采购预算的会计风险

企业的物资采购部门编制的采购预算的科学性和准确性有欠缺，会导致企业进行物资采购活动时因为采购物资的数量、时间或质量等出现与实际需求的偏差而产生会计风险；由于供应市场的随时波动，会影响采购预算编制人员在编制采购计划的合理性与准确性；采购计划编制的时间或手段不适当，导致采购会计风险；采购预算预测量不恰当，使企业的采购物资过多或过少，造成企业资金浪费或闲置；企业物资采购部门没有及时察觉采购物资的价格波动，或是物资的到货时间、运输方式等预测得不准确，产生采购预算的会计风险。

(三)请求开展采购的会计风险

企业采购物资部门或相关工作人员向企业上级领导请求采购，如果企业领导不十分了企业的请购制度，随意指示，则可能由于企业的请购制度和方法的不健全造成采购回不必要的物资，增加企业的资金占用，影响企业的生产经营。

(四)选择供应商的会计风险

正常进行的企业采购物资活动是在要供应市场对各个供应商进行质量和价格的比较，选取物美价廉的物资作为企业的采购目标。但在实际采购时，可能因为企业缺少考核供应商的评价机制，而无法对供应商进行标准评价，从而可能导致选出了不适当的供应商；供应商的数量和供应方式不正确；供应商的招、投标受到人为操纵；供应商的物质质量不过关；供应商的价格制定不合理；供应商的违约职责设置不当等导致企业采购物资蒙受损失。

(五)物资价格浮动的会计风险

企业采购物资价格风险的发生是由多方面原因导致的，一是物资供应市场因为竞争致使物资的价格变得不确定，导致企业采购不到所需物资而发生企业生产赔偿风险；二是可能由于物资供应的经济政策或是外力导致物资的价格发生；三是由于供应商与某些企业的采购人员一起操纵物资的投标价格，谋取个人私利，致使企业物资采购产生价格风险；企业因为采购价格较低而大量采购，但不长时间物资跌价而使企业蒙受损失；依据企业调查供应市场的信息不准确，导致企业采购产生价格风险。

(六)采购合同产生的会计风险

企业进行物资采购的合同风险是最常见的会计风险，它主要因为合同本身的不完善造成，主要原因表现为：企业采购物资的合同条款阐述不清晰，容易造成误解产生违约风险；企业采购合同随便签订，非常盲目；采购合同的违约处罚程度不受重视，致使供应商协约时无法维权；采购合同没有公证。

(七)物资验收入库的会计风险

企业把物资采购回来进行验收入库，这一过程可能产生人为因素导致的风险。验收工作人员因为验收程序繁琐、责任心不足，未能按照企业规定仔细审查物资数量、物资规格、物资质量、物资价格等，人为简化验收入库手续使得与采购合同不符的物资也得以验收入库，致使物资存在的各种问题无法凸显。如物资质量不过硬；物资的品种与合同不一致；物资的价格存在水分；物资发生短少等。而在会计方面的验收风险则多表现为：付款审查不严格致使资金受损。

(八)物资结算发生的会计风险

物资货款支付是企业采购物资的最后阶段，物资款项支付必须依照企业规定严格操作。但由于企业自身制定的支付程序不健全、监督机制不合理的情况下会造成错付、漏付；或者由企业的资金使用计划编制不得当、汇率发生变化、合同违规等原因产生结算风险，这些会计风险也会使企业承受不必要的网聊隐患。

二、企业物资采购活动的会计风险控制措施

(一)健全采购物资管理的制度和体系

建立并健全企业的采购物资管理制度，完善企业物资采购体系，从制度和规章有效管理物资采购，使采购物资变得更加科学、更加规范。物资采购管理制度内容要包括管理物资、管理采购、管理采购招标、管理采购计划、供应商和物资质量、入库等各个环节。

(二)准确编制物资采购预算

编制物资采购预算要准备收集各部门的物资需求数量和种类，避免资金闲置，合理采购物资。编制采购预算要组织企业各个部门积极参加，初步编制后要逐一审核、仔细修订，并且要提交企业会计人员核查，最后决策。采购预算经详细分析，认真核对采购物资的名称、数量、质量、价格、到货时间、付款方式、运输方法和违约责任等具体内容，尽量避免产生遗漏。

(三)规范采购物资请购

企业在采购物资前要派业务熟练的采购人员走访市场，确定货源，增加采购管理强度，增大经济效益。规范企业采购物资请购主要须做到：企业采购部门要依照生产需要量，并且参照企业资金情况、采购预算和实际物资等情况，请购急需的物资，不能马上投入使用的物资尽可能不采购以节省资金和仓储；要定期查看物资情况，对于缺少的物资分类，急需的必须马上请购，以免影响企业生产；企业采购必须统一进行，采购必须进行审批；大金额采购要经过企业管理层同意方能进行。

(四)准确、公正评价供应商

企业选取物资供应商，必须经过完整的评价标准进行评定。企业评价供应商要以物资的质量和企业的战略需求并重为准，充分考虑物资供应的稳定、长远来选择供应商。建立完整的供应商评价打分机制，从供应商能否提供稳定的货源、保证货源的质量、供应商是否正规、供应商的财务状况、物资质量、运送方式和工作灵活度等个方面综合评价，最终选取综合比分最高的供应商。

平时没有采购计划时，因为供应商竞争不断加剧和升级，企业要适时管理供应商。企业要定时考核各个供应商的动态变化、合作动机、物资质量和价格、供应商的经营环境等等，以便随时剔除不合格的供应商，选取更优秀的供应商建立长期合作关系，消除企业采购物资环节可能产生的问题。

(五)构建稳健的物资价格参照体系

企业采购物资价格是物资质量外的最重要的主导因素，企业采购部门要学会综合比较市场物资的价格，通过批量和单次采购比较价格，适时采取价格谈判，尽量综合自身企业优势取得最佳性价比。企业要构建稳健的物资价格参照体系，时常在供应市场更新企业价格体系的信息，然后进行价格查询、价格比较、价格审核及最后敲定价格，根据公开、公平的原则最企业争取最优的物资价格，并保证物资质量。

(六)规范采购合同管理

企业应当依照相关法律、法规的规定制定采购物资合同，尽可能规避合同风险。要加强物资采购合同的管理，设立合同专人负责管理机制，做好采购合同的信息整理工作，为企业下一步采购提供参考。对于未签约的合同，要大范围考查合同的安全性与准确性，避免合同诈骗；要保管好已签约的物资采购合同，依据合同管理机制要求及时跟踪合同的执行情况。要定期查看合同是否齐全、归档，按照结算到期合同，真实反映合同执行情况。

(七)严格把关物资验收

企业要严格把关物资的验收入库，可以依照企业实际情况设立一整套严格的、便于执行和管理的验收制度，在制度中明确验收物资的方法，派遣专人或部门实施物资的验收入库，并要填写验收记录。在验收入库时如果出现异常，必须及时通知企业，验收部门或人员要及时查明异常原因并做出处理。

在验收入库过程当中，若发现物资与合同规定的物资质量不一致，必须阻止不合格物资入库并及时与供应商取得联系，协同解决；要仔细审核合同中规定的交货情况，在实际验收入库过程中仔细核对，做好验收记录工作；不合格物资也要做好记录工作，以便于日后解决问题；验收人员要定期查看企业库存，确定物资是否影响企业生产；要采取措施稳定供应商合作关系，减少物资验收入库时风险的产生。

三、企业采购物资活动中的会计风险控制的创新举措

(一)加强采购人员的职业素质培训

企业必须完善企业采购人员的培训制度，针对采购各环节的工作人员定期开展业务素质和技能培训，以提高采购工作人员的工作水平和效率，自觉、主动地帮助企业提升进行物资采购工作的责任，规避采购产生的会计风险。

(二)设立监督采购机制

设立企业采购监督机制，有助于企业提升企业避免采购会计风险的水准，要依照企业实际需求建立监督机制，包括建立内部审计、内部控制、上级监管等机制，监督采购物资活动中的违法、失效现象的发生。建立监督机制时要注重其科学性和针对性，以保证监督机制可以有效执行，以不同的角度监督企业采购物资，规范企业采购行为，形成有效管理。

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