基于PDCA法对纸质图书和数字资源保护管理的研究

周敏敏

(浙江东方职业技术学院，温州325011)

1 引言

我国图书保护管理有着悠久的历史，据史料记载:在汉魏时，人们就知道川黄柏汁染纸防蠹。系统地研究，是从上世纪六十年代开始，到了八十年代，武汉大学图书馆学系编著了《图书资料保护技术》，国际图联设立了 PAC计划，即图书保护计划［1］近几年，科学技术的进步，社会已步入数字化时代，数字资源保护工作已经在各PAC中心展开，并采取DRM即数字版权管理进行保护数字资源［2］。目的就在于确保图书资料和数字资源得以永久性保护和利用。

当前，多数高校图书馆只重视文献的利用而忽视文献保护的现象普遍存在，笔者试图在浙江东方学院图书馆工作实践的基础上，结合质量管理理论，聚集于工作中所产生的文档线索［3］，对图书馆纸质图书和数字资源保护管理过程进行研究，期望文章能对高校图书馆的文献管理起到借鉴作用。

2 图书馆纸质图书和数字资源在保护管理过程中的研究

纸质图书和数字资源是图书馆最重要的财产，是图书馆提供服务的基础［4］。所以纸质图书和数字资源保护管理，是图书馆工作的永恒课题。为了达到保护目的，需要正确精辟的理论指引，也需要科学管理的方法指导［5］。图书馆在保护管理纸质图书和数字资源过程中，运用质量管理理论和方法，基于全面质量管理的PDCA(计划、执行、检查和处理)循环［6］，使其在计划、执行、检查和处理各阶段切实可行。

2.1 纸质图书和数字资源保护管理计划阶段中的研究

纸质图书和数字资源保护管理阶段，从三个方面考虑应为:保护的范围、评价优势与弱势、造成损坏的因素。

2.1.1纸质图书和数字资源保护的范围

纸质图书和数字资源保护是文化与学术发展、继承的基础工作，不论纸质图书和数字资源，保护的范围主要包括:保护文献资料内容、保存文献资料的原文引用、保护文献资料的存取。首先要识别和选择那些最值得保存的文献资料，对于纸质图书、历史资料和数字资源的复制和转移，保存文献资料的原文引用是必不可少的;保护文献资料的存取，是易于获取学术信息、提升科学研究、有利于科研教育。掌握二者的保护范围，是指导高校图书馆做好涉及纸质图书和数字资源保护管理方面的一系列基础工作。

2.1.2纸质图书和数字资源的评价

为了能够保护管理好纸质图书和数字资源，应对它们进行优点与缺点的分析，见表1。

表1 纸质图书和数字资源评价表

由表1可见，在数字化时代，纸质图书和数字资源有着各自的优缺点，二者应该是相互融合、相互促进、相互发展，通过分析评价其优缺点，可对纸质图书和数字资源保护管理工作有一个明确认识。

2.1.3纸质图书和数字资源损坏的因素

高校图书馆馆藏在传统和现代电子化服务的情况下，出现纸质图书和数字资源损坏的因素分别指环境因素、人为因素和管理因素:(1)环境因素①纸质图书:光、温湿度、有害气体、灰尘、真菌、虫类等。②数字资源:高温、潮湿、灰尘、随机的电场、磁场、无线电信号、停电、机房装备和周围环境等。(2)人为因素①纸质图书:A读者借阅中折角，撕页、勾画;B工作人员排架中随意扔放、修复时措施和方法不当、缺乏保护意识;C出版商为降低成本采用劣质纸张、装订偷工减料，部分新书出现散页脱页的现象。②数字资源:A读者误操作和故意破坏引起信息处理过程安全隐患;B工作人员对信息设备、备份系统操作不当造成危害和病毒侵入;C目前我国数字资源开发者还没有设计数字资源存取及长期使用的功能。(3)管理因素:纸质图书和数字资源:①图书馆缺乏纸质图书和数字资源安全、环境控制和保护管理方法等专业指导;②缺少保护的规章制度、保护的法律、法规、标准及防灾安全措施;③缺少专职巡库员和运行安全。

通过上述分析，可以找出影响纸质图书和数字资源损坏的真正原因，继而采取相关的措施，全面保护纸质图书和数字资源。

2.2 纸质图书和数字资源保护管理实施阶段中的研究

在纸质图书和数字资源保护管理实施中，主要做好两个方面工作:一是制作质量控制统计表;二是制定保护管理流程。

2.2.1质量控制统计表(见表2、表3)

可增强工作人员的责任意识，并可作为了解图书馆资源利用情况和实施过程质量控制的依据。

表2 纸质图书质量控制统计表

表2是浙江东方学院图书馆为分析流通借阅量、保护图书管理所制作。纸质图书质量控制统计表是将流通部图书的学科、藏书册数、流通册数、流通率及被损坏册数都统计其中。这样，流通部工作人员对照此表，对本学期损坏的图书如期修复，既节约经费，又能保持合理复本量和流通量，增强纸质图书质量管理。

表3 数字资源质量控制统计表

表3是浙江东方学院图书馆用以分析读者使用电子资源的基本情况、保护数字资源管理所制作。《数字资源质量控制统计表》将读者使用数字资源类型、目的、频率都涵盖其中。此表的统计分析，一是可以为图书馆调整电子资源体系结构提供参考，二是有利于图书馆开展更有针对性的服务，有效控制数字资源质量，成为高校学生撰写论文、查询研究课题相关资料、完成作业以及了解学科发展动向的重要信息源。2.2.2《保护管理流程》(见图3、图4)

使纸质图书和数字资源保护管理过程井然有序。纸质图书保护管理在实施阶段中，组建小组成员进行查找损坏图书，对损坏图书分析确定原因后，采取保护管理，回流借阅，调整馆藏结构，补充新书，剔除旧书。这样，工作人员不仅树立对图书保护的概念，而且对藏书质量严格把关，工作井然有序。数字资源保护管理在实施阶段中，成立数字资源管理小组，专门对数字资源的正常运转、控制工作平台管理、落实技术措施等各个环节负责，并建立保护数字资源规章制度，做到分工明确，责任到人。这样，可以完成对图书馆数字资源的持久保存，实现高效便捷数字资源服务。

图3 纸质图书保护管理的流程

图4 数字资源保护管理的流程

2.3 纸质图书和数字资源保护管理检查阶段中的研究

检查阶段的目的是弄清馆藏资源当前状态，发现潜在质量问题。对于纸质图书和数字资源保护管理工作而言，这是个关键步骤，进行检查时应该是全面的，检查的结果有可能收集到大量信息，为归类和分析提供参考，见表4。从海量的馆藏资源中检查出异常质量的判断依据，便于对问题资源进行保护管理。

表4 检查馆藏资源损坏情况记录表

检查馆藏资源损坏情况记录表必须按照检查资源要求制作。(1)对纸质图书分别按类别检查、统计数量、分析原因、提供意见;(2)对数字资源按类型检查、了解数据库使用情况、识别问题、提供意见;(3)由检查人员签字确认，并将记录表提交到专职保护小组，分配处理。保持定期检查，既可防止或延缓馆藏资源的损坏过程，又能节约大笔资金。

2.4 纸质图书和数字资源保护管理处理阶段中的研究

此阶段，主要针对出现的问题，在因果分析图的基础上，根据发现问题的原因制定适应对策并加以解决，同时，将对策标准化、制度化［7］。

2.4.1馆藏资源问题与对策表(见表5、表6)

可对馆藏资源出现问题过程和环节进行控制。

表5 纸质图书中的问题图书与对策表

表6 数字资源问题与对策表

在馆藏资源保护过程的检查中发现问题应及时记录，由馆藏资源管理小组(图书保护专职小组与数字资源管理小组)集思广益并请教专家，进行复核确认，再提出解决对策。

2.4.2馆藏资源问题对策提交单(见表7)

确定问题的解决对策方法，落实各项措施，以期解决问题。

表7 馆藏资源问题对策提交单

此表用来对检查阶段所提交的问题进行处理落实。执行人、检查人都在其中负有相应责任，并在馆藏资源问题对策提交单中将期限落实完成情况加以控制和体现。这样，可针对对策表实施中出现的问题及结论制定新的对策，及时改进，既能督促与控制问题的解决，又可作为今后相关业务工作的参考依据。

3 结语

纸质图书和数字资源在保护管理过程中的各个环节都起到了控制作用，也体现了理性概括和实践经验。文章应用的表格、因果图、实施流程等，使得各项管理走向规范和标准化的轨道，即所谓理论对实践之能动的指导作用［8］。可见，对高校图书馆文献管理的作用主要表现在四个方面:(1)人员管理上，专业的图书馆职员担任起保护馆藏资源的任务，增强职员责任心，将工作计划落到实处。(2)工作实施上，按制定的“实施流程图”，使整个纸质图书和数字资源的保护管理工作得以贯彻落实，按计划顺利完成，并揭示馆藏资源的脆弱性。(3)经济效益上，检查阶段的记录体现，图书馆负担不起资产过早的毁坏，保护馆藏资源可以带来很好的经济效益。(4)管理规则上，没有规矩，不成方圆。通过对馆藏资源问题与对策表中情况的综合分析，可建立或完善纸质图书和数字资源保护管理规则，并可作为图书馆管理的标准，供以后参照执行。

当馆藏资源管理小组(图书保护专职小组与数字资源管理小组)把他们的认识传递给各个业务部门，而且确保业务工作中的每个人都接受了新的工作模式，就可以使工作质量的控制上一个新的台阶，既可以防止倒退——改变旧习惯，使用新方法，又可以和图书馆做类似工作的其他人分享心得［6］。实践证明，纸质图书和数字资源保护管理在研究过程中行之有效，其质量管理的方法对图书馆工作的其它环节也具有借鉴意义。

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