应收账款内部控制的问题与对策
2012-09-10李芳
□ 文/李芳
在激烈的市场竞争条件下,企业为了抢占市场、扩大销售往往采用赊销方式增加销售收入,由此也形成一定的应收账款。同时,由于信用证、分期付款、交单承付等多种结算方式的应用,企业在销售业务中已大量使用赊销方式。不少企业片面强调扩大销售额,而忽视对应收账款的监督与管理,造成了应收账款长期挂账,企业虚盈实亏,影响企业营运资金的周转和经济效益,制约了企业的发展。
内部控制应收账款管理存在的问题
目前,有些企业在应收账款管理方面尚不尽如人意,内部控制较为薄弱,其主要表现在以下几个方面:
1.缺乏健全有效的内部控制
据有关调查,多数企业的管理层和财务人员对内控机制在赊销业务上的作用认识不足,风险和内控意识淡薄,一味片面追求利润最大化,而忽视了企业的现金流量。这其中一个很重要的原因就是对企业领导人的考核过于强调利润指标,而并没有设置“应收账款回收率”这样的指标。为日后应收账款的回收埋下了隐患,加大了应收账款坏账的可能,影响到企业的生存与发展。
2.缺乏信用销售的规范程序
信用销售是应收账款坏账形成的起因。一直以来我国企业普遍缺乏“信用”的观念,事前的资信评估非常薄弱,缺乏规范的信用销售程序予以约束,企业大量的信用销售往往取决于行政干预或少数人、领导者的主观喜好,结果导致大量应收账款不能如期收回。目前,大多数企业没有明确由哪个部门来管理应收账款,没有建立起相应的管理办法,缺少必要的内部控制和监督制约机制。而只是一味的注重主营业务收入指标,以实现高销售额为最终目的,导致应收账款同比大幅上升,占用了大量的流动资金,并且存在大量应收款项对不上,收不回的现象,严重影响了企业的正常运转。
3.会计监督较为薄弱
由于没有建立定期清查制度,没有专人负责对应收账款的定期定向清欠工作,再加上有的企业长期不对账,造成应收账款数据不准,即使对了账也没有形成合法有效的对账依据,只是口头上的承诺,缺乏对双方的约束性,为债权、债务双方的经济纠纷埋下了伏笔。
此外,辅助会计监督也很薄弱。例如:没有建立应收账款台账管理制度,没有对应收账款进行辅助管理或者仅按账龄进行辅助管理。许多企业仅仅是在其资产负债表的补充资料中按账龄对应收账款的数额进行简单的分类,平时则没有对应收账款进行相应管理。在企业回款好的情况下,基本能满足需要,但在企业回款不畅的情况下就不能满足管理的需要。
同时,建立坏账核销管理制度也是企业管理应收账款的必要方法。有些企业对没有收回的应收账款长期挂账,账龄甚至多达10余年,而这部分资产其实早已经收不回了。这样导致了企业应收账款的纠纷日益增多。随着应收账款规模的不断扩大,其坏账的可能性逐渐增加,企业与债务人之间的应收账款纠纷也会越来越多。而纠纷的解决需要企业投入大量的人力、物力和财力,大量的投入之后并不一定会有所收获。由此可见,如果一个企业没有足够的重视内部控制的监管工作,就会造成对企业致命的伤害。
4.企业对应收账款的跟踪控制存在不足
很多企业未建立应收账款跟踪控制制度,或是对应收账款的跟踪控制缺乏规章制度,抑或是有章不循,形同虚设。这些问题主要表现为:
(1)应收账款账龄越来越长,增加坏账风险。财务部门不及时与业务部门核对,销售与核算脱节,问题不能及时暴露,造成企业应收账款居高不下,账龄老化。
(2)企业未实行应收账款定期对账制度。由于在商品交易过程中货物与资金在时间与空间上的差异以及票据传递、记录等都有发生误差的可能,所以,债权债务双方应该对经济往来中的未了事项定期进行对账,进一步明确双方的权利和义务。
(3)企业未对应收账款按风险程度进行分类管理。目前大多数企业都不对客户进行完整的信息备案,更不对应收账款进行风险评价,没有建立一套完善的赊销制度,对形成的逾期应收账款能否收回、收回多少没有底数,没有做到心中有数、有的放矢。由于没有建立客户档案,以至于不能对坏账损失风险的分析等提供依据,对于客户的资信度如何?目前对方的经营形势怎么样?被占用的资金风险有多大?形成逾期的原因是什么?属于恶意拖欠还是临时困难或是的确无偿还能力等问题更是无从解释。
5.应收账款管理责任不清
许多人知道企业有大量的应收账款对不上账、收不回来,但具体应由谁来管这些事,哪些机构负责清查等并不清楚。
在销售部门负责赊销,从而形成应收账款,货款的追讨往往是财务部门的责任。在一些企业,财务部门只是起着单纯的记录作用,将应收账款的发生额按客户登入明细账,账龄的分析也只是形式上的操作,这种简单的记账式管理并不能解决根本问题;另一些企业,由于各自职责所在,在财务部门和销售部门之间产生了的矛盾,不利于正常的生产经营。
加强和改善应收账款管理对策
企业要对应收账款的运行状况进行经常性分析、控制,及时发现问题,提前采取对策,防止恶化。因此,针对以上存在的种种问题,提出了如下对策以加强和改善应收账款管理。
1.正确树立应收账款管理目标,健全内部控制机制
正确树立应收账款管理目标,实行应收账款的计划管理,并建立完整的指标体系。应收账款管理的总目标应该是树立企业价值最大化的理念,不能忽视资金的良好周转。并且在每一年的年度计划中应该明确应收账款的年末余额,并设定一个相对积极的平均收款期,允许每年的平均收账期在该指标上下浮动,作为考核业绩的依据,设定应收账款占流动资产总额的比例,实施弹性控制,在产品走俏时,赊销规模从紧;产品疲软时,从宽;资金紧张时,从严。当赊销规模接近警界线时,应断然采取措施,暂停赊账业务。
此外,企业应采取有效的措施:健全考核指标体系。公司对销售人员的考核,既有销售收入的指标,也有按销售收入比例确定的收回现金的指标,而且收现指标是最终考核指标。只有在完成收现指标的基础上,完成的销售收入才能成为确定员工业绩考评的依据。如果销售人员不能完成收现指标,公司将强令其离开销售岗位,在一定期限内专门负责催收由其引起的应收账款。完成任务,可回原岗位工作;完不成任务,将根据情况予以处罚,直至开除。由于在考核指标体系中强调了销售收现指标,销售人员对赊销手段的利用、赊销对象的选择都极为慎重,对应收账款的催收也极为重视。这样,从根本上杜绝了重销售、轻收现的倾向。
2.充分重视应收账款的管理,制定严格的信用销售政策,加强应收账款的收回
对于资信差的客户采用现款交易,对资信一般或者较好的客户在现款不被接受的情况下采用承兑汇票的方式,对于资信好的客户则采取分期收款的方式,但在期限和累计金额上要有明确的规定。
企业在制定对策上对逾期未结清欠款的赊销客户,应组织力量督促经销人员加紧催收,特别是对一些信誉较差,欠款时间较长,金额较大的赊销客户,需有专人负责,兑现落实经办赊销人员的奖惩。对近期暂不能还款的赊销客户,应要求对方制定还款计划并提供担保,使其能逐步还清欠款。对那些既不制定还款计划又不提供担保的,或发现其缺乏清偿能力的,应及时通过法律途径给予解决。
对部分不能收回的账款实行风险转移:首先,可以采取资产流动性上的转移,即将应收账款转化为流动性更强的资产。其次,企业不能及时回收账款时,可以考虑将其转化为应收票据,在一定程度上防止坏账损失的发生。再次是对象上的转移,以应收账款的部分或全部为担保品,在规定期限内向金融机构借款,也可以将应收账款全部出售给金融机构,这样企业就将应收账款回收中存在的风险部分或全部转嫁给了金融机构。目前,这种作法已在一些西方国家实行。最后还可以实行方向上的转移。当发现应收账款很难收回时,企业可以灵活处理,从客户手中购回自己需要的资产,以抵补这部分应收账款,即企业可以将这部分应收账款看作是事先预付给客户购买资产的款项,从而实现了应收账款方向上的转移。
3.制定应收账款监督管理策略,加强会计核算和监控
财务部门应加强会计基础工作,规范会计核算,在做好应收、应付款项的日常工作外,还要根据应收账款的特点结合本单位的具体情况,严格执行往来款项的对账制度。依据新会计准则中规定,无论以何种方式或原因形成的应收账款,均应按其实际发生额(或原账面余额)入账。
4.实行科学的分类管理,建立应收账款内部控制的联动体系
一个内控完善的企业对应收账款进行分类管理是非常有必要的。
(1)认真做好账龄分析。通过账龄分析,企业可掌握这些信息:有多少客户在折扣期内付款;有多少客户在信用期内付款;有多少客户在信用期后付款;有多少客户拖欠付款期过长,可能成为呆账。了解这些情况后,要及时采取措施,调整企业信用对策,密切监控用户已到期债务的增减动态,及时与用户联系,提醒其尽快付款。
(2)分析应收账款周转率和平均收账期,看流动资金是否处于正常水平。企业可通过这些指标,分析评价应收账款管理中的成绩及不足,以便总结经验,修正差距,减少损失。
(3)企业的财务部门应按赊销客户区域建立核算应收账款明细账,定期统计应收账款各客户的金额、账龄及增减变动情况,及时反馈给企业主管领导和销售部门,为评估、调整赊销客户的信用等级提供可靠依据,同时也能了解赊销总情况。
与此同时企业供销部门及有关经办人员应积极配合财会部门做好此项工作,即财务部门定期与销售部门核对回款记录,重点监控出现到期而没有对方签字的应收账款,并及时采取措施处理,避免出现不受法律保护的债权纠纷。
5.明确管理责任,建立应收账款清收责任制
企业要针对应收账款管理中经常出现的状况,以制度的形式将债权责任明确下来,以规范有关人员的行为。主要内容包括:
(1)明确划分责任范围,对公司全部客户的欠款尽可能地落实到个人;
各经办人员经办的业务应自己负责,并与其经济利益挂钩,企业要制定严格的资金回笼考核制度,以实际收到的资金数额作为赊销申报人的考核目标,目标要具体、奖罚要有力,使各经办人明确应收账款的风险意识,对自己经办的每笔业务进行事后监督,直至收回资金为止。
(2)明确规定在应收账款未完全收回之前,责任人不得调离企业;
(3)明确规定个人的职权范围,对超限额赊销或未经审批赊销的应予以处罚,并承担由此而产生的后果;
企业应规定所有的赊销业务,需经过有审批资格的经办人员审批后,方可进行。并根据自身特点和管理方便,设立一个赊销审批制度,赋予不同级别的人员不同金额的审批权限,各经办人员只能在各自的权限内办理审批,超过限额的,必须请示上一级领导同意后方可批准,金额特别巨大的,须报请企业最高领导批准。
(4)明确规定隐瞒、变更应收账款事项应负的各种责任;
(5)明确规定由于信用部门人员徇私舞弊,调查不实而产生坏账应负的责任;
(6)明确规定责任的监督部门,防止责任管理流于形式。
在激烈的市场竞争中,企业在看到赊销可以提高销售收入的同时,也应该看到应收账款居高不下给企业带来的资金周转紧张、失去投资良机、收账费用不断加大的负面影响。因此,企业应制定最佳的收款决策,在增加收账费用与减少坏账损失及机会成本之间权衡,使收账成本最低,企业效益最大,即要结合企业的具体销售情况、市场竞争情况、市场战略、投资机会和筹资能力等,着眼于企业价值的最大化。同时要注意讲究收账技巧,针对一些面临应收账款长期被拖欠的企业,应在加强企业内部应收账款管理的同时,还可借助银行、法律等社会力量进行应收账款的催收。
综上所述,建立和健全销售和应收账款业务的内部控制,是企业管理好应收账款的必要手段。在各个业务环节之间,建立一套相互联系支持、相互牵制验证的内部控制体系,是企业整个内控制度的重要内容。因此,完善的企业应收账款内部控制,有利于合理保证企业应收账款资产的安全完整,确保企业健康平稳有序运行。