企业资产管理系统的优化与实践

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一、引言

在国内现有的固定资产管控中，大多数企业仍采用传统的手工造册方法，但随时间的流逝，使有些资产的历史记录或多或少的发生着遗失或破损。据国家有关部门统计，近年来因国资管理不善，此类流失每年竟达到近千亿元。随着我国经济体制改革的深入，资产特别是国有资产管理越来越引起了政府的重视。据财政部会计决算统计，截至2002年底，我国国有资产总量已突破11万余亿元，其中经营性资产（国有企业资产)76937.8亿元，占65%；非经营性资产（行政事业单位资产)41361.4亿元，占35%。

然而，因信息技术发展，各类资产管理软件应运而生，不仅为国资管理体制改革做到保驾护航，也使资产管理变得透明，为堵住国资流失黑洞起到了重要的作用。

上海隧道的资产管理信息化应用最早可追溯到2000年的《设备管理信息系统》-单板机，主要采用拷贝传送，但已尝到了信息技术辅助管理的甜头。自2004年以来公司又与软件商合作一起建设了企业资产设备管理系统EAM-MAXIMO网络版。通过近7年的应用与实施，以及信息技术的发展，公司发现原有系统在权限管理安全性、业务信息规范与使用、管理流程便捷等方面存在着一定的欠缺和改进的需求。为此，在2011年公司提出了“优化企业资产管理系统的研究”项目。经过一年多时间的研发，形成了资产台帐信息、采购控制管理、动态信息管理和成本价值管理等功能于一体的资产管理系统—MAXIMO-5。该系统的应用提高并优化了设备使用效率，提高了企业资产管理水平，为企业领导决策提供了真实、有效的依据，满足了当前及今后一段时间内企业发展中资产管理的需求。

二、项目背景

上海隧道成立于1965年，是中国最早进行盾构隧道试验和工程应用专业工程建设单位，承建了我国首条越江隧道——上海打浦路隧道。1993年改制为我国首家社会募股上市的施工企业。凭借着近50年不断积累的隧道及地下工程技术优势，历经了“走向市场、企业改制、拓展领域、投资并举、多核发展”5次创业，确立了由大型市政工程施工、先进机械制造、投资与开发、市政养护与工程咨询“三加一”多核发展战略格局，目前已成为全球唯一一家同时具备包括超大型隧道的大型市政工程和地下装备制造能力的企业。拥有了众多先进资产设备的上海隧道，在管理上呈现了以下几个显著特点：

1、设备数量多，拥有各类设备6540台件；

2、固定资产原值大，达350000万元；

3、设备流动快，施工设备频繁周转于各个工地之间；

4、设备管理跨度大，设备分布周转于全国各地，甚至海外。

这些都无疑加大了资产管理的难度，同时也对企业资产管理提出了更高、更新的要求。

三、优化的内容

本项目本着坚持信息化建设科学、规范、务实的态度，以业务系统基础平台优化为抓手，以进一步健全和完善企业资产信息数据库为过程，以规范机械费用核算精细、固定资产调剂畅通、预算和合同有效衔接、管理层次角色划分清晰等为目的，旨在解决资产管理从采购、领用、库存、报废、变更等过程日常繁杂的事务性工作，提高信息的利用与挖掘，体现企业资产信息的价值。具体内容包括：

1、建立系统编码及管理制度，明确资产分级管理权限和内容。

2、完善资产静态和动态的信息库。建设满足资产设备信息随处可查，流向跟踪，状况提示和调剂核算的平台系统。

3、实现资产价值管理，为企业决策提供依据。通过软件打通与财务管理系统及其他系统的信息共享，包括折旧提取、设备使用成本核算，设备使用率和完好率的统计分析，设备维护保养的提醒和维护保养的标准、维护保养工艺等。

4、加强系统物理手段监管预算的执行管理，使企业预算执行管理更为直接、有效、准确、严肃。

5、提供业务管理和交流平台，实现信息共享和沟通。

四、主要实施方法与措施

（一）总策略：结合上海隧道远期业务发展和近期所需的规划，以科学、规范、务实为前提，构建可扩展的系统化管理业务平台。

图一：系统网络配置图

（二）系统框架：用具有可移植性、安全与再用价值的J2EE技术架构设计标准，解决兼容性，满足多分支机构、多部门和多地区的大型集团化资产管理需求，按照当今最先进的网络体系结构进行系统框架设计。

（三）总体环境配置：

1、系统服务器配置：服务器品牌：IBM；型号：XSERIES_3650；CPU（中央处理器）：INTEL(R) XEON(R)，E5420 @2.50GHZ ；RAM（随机存取存储器）：2,096,436KB；其他：AT/AT COMPATIBLE。

2、服务器操作系统：Microsoft Windows 2000；5.00.2195；Service Pack4。

3、系统数据库：Oracle 9i Server。

4、系统网络配置：见图一。

表一：

表二：

（四）新系统构建的实施

1、新系统构建的实施主要开展了三个方面十二步工作（见表一）。

2、基础数据优化

图二：资金管理设计框图

对已经运行6年以上所积累的资产信息进行梳理是优化的一项主要工作。要清理已不适应企业发展或需要勘误的系统基础数据，优化或升级适应或涉及到企业发展和运营需要的重要的资产管理基础信息数据。如资产、位置、折旧等数据。主要工作内容与流程见表二。

3、资产信息分类管理

资产信息分类依据资产不同属性、方便用户查询和业务操作要求进行。主要有生产设备、施工设备、试验设备、运输设备、行政设备、非标设备、土地、房屋建筑、周转设备和其他设备。并满足相关数据信息与相关文档附件链接的要求。

4、系统应用优化

系统应用优化将【计划】模块与【预防性维护】模块进行二合为一，合并成为【预防性维护】模块；将应用程序界面上的一些暂不使用的字段去除；涉及主要应用程序如：【资产】、【采购申请】、【工单】、【标准作业计划】、【预防性维护】等模块字段直接显现。并按照客户化应用要求测试、确认。

5、信息应用深化

信息应用是企业信息化建设的最为长远的目标。本项目在信息应用深化方面需完成“资金控制管理”，包括预算管理、合同管理、执行情况管理（见图二）。

解决预算和合同之间、合同和收款单位之间一对多的关系；收款单位和借款单之间的关系，以及借款单和收款单位之间一对多的关系。但必须强调收款单位必须隶属某个合同，而借款单必须属于某个收款单位。

完善业务报表，予以显示或输出，以方便用户对于资金的管控。主要表单有“固定资产投资预算情况表”、“合同支付情况表”、“收款单位资金拨付情况表”，并满足“按照收款单位分组”、“按照收款单位的合同分组”、“显示该收款单位在某项合同中的实际拨付情况”。

需完成“资产的单机成本核算管理”，为反映资产运行情况、费用明细、绩效指标、各类资产成本统计和分析、资产的充分利用，以及为工程招投标提供丰富充实的实际依据服务。做到业务运营数据对象与系统统计资产对象保持一致；用户数据输入界面更简洁，输入方法简便易学；资产单机核算与资产管理系统实现无缝嵌合、数据共享；数据汇总方便、灵活、自动。

要完成“系统报表的优化与管理”，满足各级管理人员对业务管理类报表的需求，实现分层次同步输出显示和打印。对于原报表中不符合当前管理需要的内容做进一步修改和完善，对报表上传、下阅、共享给予明确授权，提高报表的时效性、准确性、安全性。

五、实施及效果

通过一年多时间研发后，本项目获得了系统功能和企业管理的成果。

（一）获得企业资产管理系统功能成果

经测试并应用，新优化的企业资产管理系统，达到了如下的功能：

1、用户启动Windows INTERNET EXPLORER浏览器，在地址栏中输入目标系统登入网址，出现“上海隧道工程股份有限公司-资产管理系统”的登录界面，输入用户名及授权密码后，即可进入系统主界面。

2、实现了树结构形式的登录账户权限设定，区分了不能操作范围、仅开放本单位或本流向内容、只能看到本单位数据、预算/合同/支付主要经济处理权限的严格限制。

3、实现了包括“资产信息-设备、运行位置、房产”，“库存管理-库存控制、主库存项目、仓库”，“预防性维护-预防性维护、标准作业计划”，“运行管理-工单跟踪”，“采购管理-采购申请、采购单、接收”，“资金管理-预算管理、合同管理、资金支付”，“资金管理-供应商、用户管理、管理业务”，“统计报表-报表、统计与分析”等主要资产设备管理功能模块。

3.1 记录搜索、记录新建、改变记录状态。如：“记录搜索”。要搜索【预算】方面的信息，进入“预算管理”模块后，在{查找}标签的“预算编号”或“项目名称”或“预算状态”关键字段内输入关键字后，点击{结果}标签，相应符合查询条件以及包含关键字的信息记录，将立即会列表显示。

如：“记录新建”。可按【资金管理/预算管理】顺序进入，点击＜新建项目＞按钮，即可应用空白预算标准页，根据实际预算信息填写完成后，点击＜保存项目＞按钮，新建记录成功并保存在系统里了，供相关者共享。

如：“改变记录状态”。同样可按【资金管理/预算管理】顺序进入，查询需要更改状态的记录对象，通过“预算状态”字段（右侧）的选择值，来更改预算的状态，即“已批准或取消或等待批准”，预算状态更改后，点击＜保存项目＞按钮，记录的更改信息即保存成功。

同理，可以对【合同】方面的信息进行记录搜索、记录新建、改变记录状态等操作；对【资金支付】方面信息进行记录搜索和记录新建。

3.2 报表自动生成和查询

《单机核算及汇总表》；《资产明细清册》、《部门折旧分摊表》、《折旧明细表》、《资产折旧汇总表》；《项目工程机械费明细表及汇总表》；《现场设备清单》、《设备使用完好、利用情况表及趋势表》、《公司资产属性分布图》、《资产结构分布图》；《资产其它费用表》、《固定资产投资预算情况表》、《合同支付情况表》《固定资产拨付明细表》等均能按设定条件自动生成。

同时，也能够按照时间区间对各类报表进行查询或打印输出。

（二）获得企业管理成果

企业信息化建设无不与企业管理相连，它既辅助企业管理又促进企业管理。通过本项目的实施、经过软件开发、应用、推广、升级、优化等过程，使上海隧道的资产管理得到了进一步的规范，获得了如下企业管理成果：

1、系统《编码规则标准》。

2、图文并茂的固定资产基础信息管理。包括：

（1）可方便快速地查看各单位（部门）职权管辖范围内的所有固定资产（帐内、帐外）的静态和动态信息，资产属性（型号、规格和技术资料等），以及其所对应的操作规范、保养规定和图片等。

（2）固定资产流向跟踪。通过对资产流向管理，一目了然地查看到公司所有在建工程项目中所有设备的现场在用情况（包括公司自有设备和租赁设备）。

（3）固定资产调剂管理。利用调剂平台，各下属单位可将其闲置资产在平台上进行信息发布，也可直接查询平台上的闲置设备，按需申请调剂。对闲置、低效资产进行内部调剂，有效提高固定资产利用率，增强资产的创效能力，减少盲目采购和资金占用，为企业节约成本。

3、资产设备价值管理。包括：

（1）针对不同的资产类型和管理使用部门，通过资产管理系统进行自动折旧计算与管理，并每月向财务部提供各单位资产折旧数以及固定资产分类合计，使财务的固定资产汇总数与资产管理部门的固定资产明细一一对应。

（2）通过各使用单位及时在资产管理系统中输入的设备使用、支出、收入等费用信息，自动实现：设备单机成本核算（月、年盈亏额）、各单位设备成本核算（月、年盈亏额）、各工程项目机械费用支出数等汇总及统计分析。

（3）利用系统的统计分析功能，对主要设备使用效率（完好率和利用率)进行统计分析。使企业固定资产投资、处理变得更加理性。

4、资产设备预防性维护方面的管理。应用系统预警功能及时提醒并记录资产设备各项维护保养工作要求，确保维护保养周期、计划序列编排、对应的维护保养内容要求和工作实施完成结果等进行全过程的管理，确保设备处于完好状态。

5、建立和实现从需求单位年初的投资预算、到资产采购申请、采购审批、采购实施、合同执行管理、采购实物资产验收、转入固定资产入账的系统化管理模型与模式。提高了固定资产采购预算和合同管理一致性和严肃性。

6、达到了电子文档共享以及信息随处随时沟通。企业资产管理的要求、管理表式、管理的文件都以电子文档的形式，上传至了资产管理系统的信息平台上，方便各单位详细、准确了解。

六、结语

该项目的研究与实施从管理总策略开始，到管理价值落地。过程针对性强、务实，并做到承上启下，不花俏，又经济，易应用、好推广。

信息时代信息技术是当今最具代表性的生产工具，我们应该很好的应用它。上海隧道通过该项目的研究与实践，不但对资产管理进行了梳理，也对固定资产的动态过程管理起到了积极的推动作用，在企业资产管理标准化、流程化上又迈进了一大步。项目预期的目标完成，使上海隧道从初始的注重资产的实物管理和维修维护业务管理，逐渐扩展到资产的价值管理，为提高企业资产管理水平起到了关键的促进作用，也使企业的管理水平产生了质的飞跃，在同行中起到了较好的示范效应。