信息系统让高校房产“跃然纸上”

2012-08-28吴小红

中国教育网络 2012年9期

文/吴小红

房地产管理信息系统实现以图管房、图文互查、图文表结合的管理模式，全面获取真实数据，为学校的日常工作运行及领导的管理决策提供支持，让职能部门进行各类信息管理、校园规划。

浙江大学设紫金港、玉泉、西溪、华家池、之江5个校区，占地面积518公顷，校舍总建筑面积193余万平方米，因而，学校存有大量的房地产信息，而且信息每年都处于动态的变化中，与房地产相关的还有大量的动态数据。为了存储房地产数据，浙江大学房地产管理处建立了单机版数据库。随着互联系网技术的不断成熟，学校校园网络硬件的不断提升，房地产管理处信息化建设从单机版数据库逐步向网络工作平台方向推进，并初步建立了“住房”和“公用房”的内部管理系统。该系统主要记录了住房的入住信息、公用房的配置信息。同时还建成了核心业务的数据库，实现办公室和校区之间的协同办公。

然而，浙大房地产处原有的信息化基础较为薄弱，制约着管理效率和服务水平的进一步提高。该系统目前不能提供更多系统性的管理，对服务质量考虑也甚少，数据标准不够规范，数据内容也不够完善，已经不能满足科学化、系统化管理和进一步提升服务水平的实际需求。加之，人员频繁换岗后，业务交接不顺，历史数据难以掌握。但同时，学校也对我处提出了公用房、教师公寓和住房的房源公开、公平、公正的总体要求。信息化建设的内部需求和外部压力，迫使我处必须进一步提升信息化建设的总体水平，尽快建立与学校信息化大环境相配套的、提升我处房地产管理水平和服务质量的信息化集成系统。

设计理念

建立基于GIS技术浙江大学房地产管理信息系统，适应浙江大学房地产管理的实际情况，运用当前先进的软件技术、网络技术，将图形信息与日常管理工作结合在一起，直观、简便、高效地实现浙江大学房地产管理的要求。

该系统必须实现以图管房、图文互查、图文表结合的管理模式，为学校的日常工作运行及领导的管理决策提供支持，为职能部门进行各类信息管理、校园规划。建立健全信息化数据标准与开发规范、工作体系与管理机制。整理、整合、扩展房地产基础数据内容，建设业务库和空间库。建设先进的信息化系统平台，并在此基础上搭建各类业务模块。

图文一体化

创新应用GIS管理技术，将高校房地产的管理从空间位置传统的外围边界深入并细化到房间内部，按层次分户展示房间内部空间现状，以方便扩展各类重点应用。如基于图文一体化的查询，按主题分类的查询、定位与统计；按区域的专题要素分析等。可快速了解某个使用部门或者人员的空间分布和精确定位，根据历史发展和时间推移进行历史回溯，让管理者、使用者全面掌握使用的来龙去脉。

业务精细化

精细化的业务管理从业务和事件的本质出发，抽象归类。任何事件的特质均含有如下四个要素：

1. 空间位置。任意事件都具有惟一的空间位置，在可控范围内需要进行空间位置管理。

2. 时间点和时间区间。任意事件都具有惟一的时间点或者时间区间，都需要作为对象特征纳入管理。

3. 人员对象。包括事件的管理方、服务方、参加者等。任意事件都具有特定的主体：人员或者单位都需要标准化管理；任意事件都具有对应空间特性、时间特性、事件主体和实际操作人员。

4. 事件内容。业务类型和具体办理事项的发生、发展和结果。

“浙江大学房地产管理系统”精细化的业务管理均从这四个基本要素出发，解决了“时间-地点-人物-事件”的精细化描述、管理、分类。这不但规范了业务，提升了管理，更重要的是根据标准化进行业务数据建设。业务时间轴的引入让管理者能掌握事情发展的来龙去脉。精细数据对象化处理能从多维度按专题建立各类服务、应用与分析。

管理动态化

管理动态化实现了历史可追溯，实现了对数据对象的全生命周期管理。比如对于一栋楼宇的实体管理，从立项、施工、建档、竣工、使用、维修、改造、拆除等多个重点阶段进行动态管理，并且在每个不同阶段均具有对应的具体业务应用，保留历史痕迹，能清晰地再现该楼宇在整个生命周期中的所有历史活动。

时间轴的引入加大了系统建设的难度，但是对于应用本身和服务要求来说，是值得进行深入研究和探讨的。动态化管理不管在以前、现在，还是将来，都是必不可少的内容。如何进行科学、有效的管理，既能管理得简单、方便，又能让服务到位，是需要在系统设计和实现过程重点考虑的问题。配置灵活化

“浙江大学房地产管理系统”是一个非常灵活的生命体，只要维护管理得当，她就能发挥巨大的潜力。从深层次的子系统、模块和功能定义、排序、启用、禁用可管理具体业务和服务。从功能角色到空间授权，从时间授权到代理执行，只要配置执行指令，系统即能实现业务按照规则、根据授权稳定运行。

系统的运行参数可根据实际需求进行灵活配置，数据标准可根据需求调整进行管理维护，以较高的姿态来“以不变应万变”，体现系统的良好形象。

系统安全验证、权限分类、日志登记等功能，让管理人员感到便捷。简便的设置能快速地满足现实调整需求。

智慧化应用

动态化、精细化的数据管理和业务应用，为智慧化应用和辅助分析决策提供了基础。用户可根据需求，进行业务多维度、智能化的分析，为管理和服务提供支持。

系统功能模块

公用房管理子系统

金缴交、房租扣款、预约退房、网上报修等几乎所有事情的办理，避免了教职工在不同校区之间的奔波之苦，节省时间，简化办事流程，提供创新的管理和服务，深受用户好评。

动态数据管理能随时调阅当前教师公寓的各类专题查询和统计分析，为服务教职工做好具体决策。

住房管理子系统

职工住房配售管理解决了浙江大学教职工住房、购房、办证管理中的诸多事项，实现了各类协议的模版定义和系统签订。

住房补贴管理可根据政策进行教职工职称升级和新进人员补贴发放的在线申请和审批、补贴计算等多项功能，将房地产管理处的住房补贴管理分解到客户端教职工自助服务、校区管理服务等多个授权点，解决了实际操作中遇到的困难。

公积金的支取、转账等具体事项亦可在网上进行申报和审批。对于各类申请和审批，系统会通过内部消息机制及时通知在线业务人员，促使其在第一时间受理业务，并将最后结果通过手机短信或电子邮件的方式及时反馈给客户。人性化的设计，现代化辅助办公技术的引入，缩短了彼此的距离，在双方之间建立起沟通的渠道。提高了办事效率，提供了优质服务。

其他子系统模块

包括行政设备家具的实体管理和资产

从定额定编角度科学分析公用房资源，实现资源的有效配置和集约利用，为学校发展、学科建设、人才引进提供基础配置报账。

楼盘表的引入让楼宇现状跃然纸上，可清晰掌握资源动态和使用情况，方便管理，提高效率，形象生动，避免枯燥。

智能表的引入让管理人员能轻松管理各类数据，提供了单条件或多交通排序、多条件模糊或精确查询、分组统计、分页导航、批量操作、导入导出等日常业务操作。功能强大，对象化数据管理不再复杂，尽在日常简便操作之中。

教师公寓管理子系统

多网点管理和服务授权让教职工可不费周折，在网上就能实现租住教师公寓从申请、审批、选房、看房、签订协议、押管理、土地业务管理等。

建设展望

基于图、文的实体和事件再现

基于图形，“浙江大学房地产管理系统”解决了从外部轮廓到内部空间布局的功能探索和应用尝试。在接下来的具体建设中，应更加重视用户体验和服务质量，能快速并全方位展现楼宇的历史动态和现状。根据授权，让不同角色用户各取所需，得到应有的应用和服务。终极目标是可以在足不出户的情况下，在系统中全面获取真实的数据信息。

基于属性，“浙江大学房地产管理系统”精细化、动态化数据信息，实现专题数据价值挖掘和分析辅助决策。比如在系统中点击一栋楼宇后，能根据角色授权获取该楼栋的改造信息、使用信息、档案资料、物业信息、事件变化、文化历史等。