保护高校信息化投资

文/刘兰娟 陈云 傅川

大学面临有限的信息化资源和不断膨胀的信息化需求之间的矛盾。如何有效地进行信息化投资决策，充分发挥信息技术资源的作用，是高校决策层需要解决的难题。

知识经济时代，现代信息技术对于提升高校的教学、科研、社会服务水平，实现其战略发展目标具有重要的支撑作用。然而，由于国内高校信息化基础还比较薄弱，学校各部门对信息化都有非常迫切的需求，大学面临有限的信息化资源和不断膨胀的信息化需求的矛盾。如何有效地进行信息化投资决策，充分发挥信息技术资源的作用，是高校决策层需要解决的难题。

投资决策为何难

信息化投资决策的困难来源于以下四个因素：

首先，大多数高校的决策层并非信息技术方面的专家，高校领导通常是某一学术领域的专家，同时又熟悉大学的日常管理，但他们在面对和理解一些新兴的信息技术和应用时会遇到困难。

其次，信息化预算跟不上信息服务需求的增长速度。通常情况下，信息化预算在高校的全部预算中有一个固定比例。然而，随着信息化建设和应用的扩展和深化，师生员工对信息化提出越来越多的需求。

再次，信息化建设的领域宽，服务对象多样。信息化建设的范围非常广泛，从机房设计和建设、网络基础设施、信息安全、信息系统实施、桌面应用升级、多媒体教育技术、实验室建设等。不同的高校在特定时期，其信息化的建设重点和需求不尽相同，决策者需要在迫切的业务需求和有限的资源中寻求整体和局部、长期和短期利益关系的平衡。

最后，信息化建设投资回报难以计算。尽管高校都非常重视提高信息化建设资金的使用效率，但是信息化项目的成效仍然难以准确计量。主要是因为信息化建设的效果通常具有外延性、间接性和滞后性。

投资保护实践

信息化建设离不开资金投入。因此，在很多管理者的直观印象中“信息化建设是一项烧钱的活动”。同样是“烧钱”，方法不同，效果迥异。我校在信息化建设过程中，非常重视信息化资源的有效利用。

坚持“信息化规划”的指导作用

信息化规划的制定过程是分析校情，协调和整合资源，进行“顶层设计”的过程。高质量的信息化规划要站在学校的发展战略高度，从全校大局出发，前瞻性地思考未来3~5年学校信息化建设发展路径。坚持以信息化规划为指导，有利于避免盲目投资和重复建设，从而有效地发挥信息化资源的作用。

上海财经大学10年信息化历程，先后经历了3轮信息化规划的指导。2003~2005年，规划的重点是“搭建平台、新建应用”。期间，学校建设了信息门户、数据中心和一卡通系统。通过信息平台与教学、人事、财务等系统的资源整合，为全校师生提供了必要的信息服务。2006~2010年，学校信息化建设以“扩展和深化应用，消除信息服务盲点”为重点。信息系统逐渐覆盖学校教学、人事、财务、科研、办公、设备等各个领域，业务部门的信息化素养和信息系统的应用深度有所提高。2011年起，随着虚拟化、云服务等新技术的出现，信息化开始向“优化资源、整合服务，提供管理决策支持”方向转型。分阶段循序渐进的信息化建设方式，既满足了学校核心业务需求，同时通过新建系统和原有系统的集成整合，使得信息化的整体效应逐渐显现。统一技术平台和编码规则，集中管理系统

信息化建设的成本构成多样化，不仅包含软硬件购置费用，还包括工具软件的学习成本、新系统开发成本、新旧系统集成成本，以及系统运行维护费用。因此，高校在进行信息化建设时，尽可能采用统一的技术平台，实行统一的编码规则，对业务系统进行集中管理。

我校的管理信息系统，除财务系统使用Oracle EBS电子商务套件以外，其他系统全部采用Oracle ApplicationServer 作为应用服务器，后台数据库使用OracleDatabase 10g。统一技术平台和集中管理，减少了系统管理员的学习成本，系统部署、维护、测试、迁移方便高效。目前，两个系统管理员承担了10 多个业务系统的后台管理工作。

业务需求驱动信息化建设

师生员工和业务人员是高校信息系统的最终用户，因此，信息系统建设需要符合学校的业务需求。根据我校信息化建设管理办法，信息系统项目须由业务部门发起，经过充分论证，明确建设内容和建设目标后方可立项。系统建设过程中，业务部门的负责人担任项目经理，承担系统的需求分析、功能确认、组织培训、系统验收等工作。业务需求驱动的建设方法，避免了技术部门“闭门造车”，强调以学校核心业务和业务人员为中心，打破传统的以业务部门的职能为信息系统业务边界划分依据的思维定势，通过梳理和优化业务流程，确保系统建成后符合业务需求。

软硬件选型过程中的科学决策避免“雾里看花”

几十年来，服务器的性能、磁盘的大小、互联网的信息量都一直在高速增长，而信息技术产品的单位价格却越来越便宜。因此，对于硬件设备和软件产品的理性选择和使用，是避免资源浪费的关键。我校在硬件设备采购中，除了前面所提到的统一技术平台的因素外，还采取有计划地进行设备更新和延长原厂商维保期限的做法。新购置的设备性能好、稳定性强、厂商服务标准高，主要用于信息系统的生产环境。替换下来的已连续运行5年以上的设备被扩充到测试和开发环境中。此外，我校在设备招标时明确要求厂商提供5年免费维保服务，避免3年维保到期后再续保时的不确定性。

在信息系统方面，发达国家的信息化建设已经从定制开发过渡到使用成熟产品的阶段。然而，国内高校信息化仍然面临需求变化频繁、可选产品不多的尴尬。因此，在进行信息系统选型时，供应商的资质、行业经验、本地化技术力量，以及项目经理的经验都是重要的评价指标。

注重知识转移、数据质量和应用推广

目前大多数的高校自身技术人员数量有限，因此，学校在信息系统建设中通常都配备了校方项目经理。这些人员主要负责项目的沟通协调和项目管理工作。这样的建设模式非常不利于学校掌握系统维护所需要的关键技术，影响信息系统的生命力。2005年后，我校在信息系统建设中通常配备2~3名技术人员，负责项目管理、系统开发、系统使用等工作。在项目建设和实施中，这些技术人员与公司方技术人员沟通合作，通过系统开发、实施、数据初始化、培训等环节，逐渐熟悉和掌握相关技术，减少了系统在运行期间对公司方的技术依赖。

系统验收后即进入了使用和维护期。系统的维护能力和应用程度决定了系统的成效和生命力。通过数据质量监控、系统应用情况分析和定期开展用户培训等方式，可以及时发现系统使用中存在的问题，保证系统功能得到充分使用。

目前，高校信息化建设处于高速发展的时期，各学校对于信息化的重视程度越来越高，信息化建设的投入逐年递增，信息化建设资金的利用效率成为广泛关注的问题。我校在信息化实践过程中深切地感受到信息化投资保护贯穿于信息化建设的全过程，有效利用资金有利于高校信息化建设长期、健康、可持续发展。