高校信息化成本控制及效益分析

文/孙强 梅涛 张悦

高校信息化成本效益研究的前提是弄清其成本结构，建立科学、合理的教育信息化投入与效益测算指标体系，并在此基础上分析不同的成本投入模式对效益的影响。

当前，我国高等院校教育信息化建设已经从过去的广泛普及阶段过渡到质量提升阶段。各级政府、各大高校乃至社会各界纷纷加大投资，各高等院校信息化建设可谓“巨资工程”。虽然教育信息化不以盈利为目的，但是如何控制成本，提高信息化应用效益已经成为我们必须关注的问题。为提高高校信息化投资效益，合理分配有限资源，形成有效的教育信息化投入机制，本文就信息化建设中的成本构成、成本控制、效益分析、效益评价等四个方面，对高校信息化的成本与效益进行分析和研究。

成本构成

教育信息化相对于其他教育活动来说成本巨大，高校信息化成本效益研究的前提是弄清其成本结构，建立科学合理的教育信息化投入与效益测算指标体系，并在此基础上分析不同的成本投入模式对效益的影响。

高校信息化建设是一个长期的过程，一定要正确处理教育信息化的各类成本投入。目前各高校信息化建设成本投入包括许多项目，涉及多个部门，数据种类繁多，数据量大且重复分散，甚至造成无法全面准确地进行统计，数据获取困难。因此，在构建信息化成本投入前期，就应对各项成本投入进行一定的分类、合并、拆算和删减，以方便今后的数据采集、统计、分析。高校教育信息化建设应按其发展过程中的各项成本投入进行分类细化。信息化建设直接成本

所谓直接成本是指直接用于建设、运行和维护的成本，应包括：

1．信息化建设成本

（1） 硬件基础设施建设成本

包括校园网络建设成本（校园网核心机房、数据中心以及各楼宇网络设备的购置、网络综合布线等）、多媒体教室建设成本、各类计算机教学机房建设成本及各信息系统服务器存储等设备成本。

（2）信息系统建设成本

包括网站建设成本（学校门户系统及各级网站的开发与购置）、办公自动化系统、校园一卡通系统、数字图书馆系统，以及教学、科研、人事、财务、资产等各方面管理信息系统开发与购置成本。

（3） 相关软件资源建设成本

信息类图书购置成本（图书信息采集、各类专用文献数据库购置的成本），各类多媒体课件及网络教学资源库的建设成本等。

2．信息化运行维护成本

包括互联网运行成本（校园网络接入费等），各类软件、硬件系统的维修维护成本，各类系统的服务费、升级费，各类设备的折旧成本及能耗成本等。

信息化建设间接成本

所谓间接成本是指信息化建设直接成本之外的其他成本，主要包括：

1．人力资源成本

随着各高校信息化的快速发展，信息化建设也将带来越来越多的人力资源投资。主要体现在每年新进管理技术人员及外聘人员的薪资成本。

2． 调研、规划设计成本

信息系统的建设要达到以需求为导向，以应用为核心的目标，就必须进行充分的调研、分析、规划、设计等多个环节。主要包括校内和国内外高校调研成本，相应项目组的规划设计与实施成本、专家规划论证成本，以及召开相关研讨会议成本等。

3． 管理成本

包括各信息系统项目的组织、协调、管理成本，进行信息化技术研究的科研成本，技术人员参加会议及培训成本，开展教师及行政人员的信息技术技能培训成本，以及相关业务的服务外包成本等。

成本控制方法

为了有效提高高校教育信息化投资效益，合理分配有限的财力，形成有效的教育信息化投入机制，必须制定一套有效的信息化成本控制机制，从而对学校整体及各部门院系的信息化的成本投入进行有效监管，实现合理利用资源，减少投资浪费，提高决策的科学性，促进教育信息化持续、健康地发展。

科学规划

虽然近几年各高校信息化工作都取得了较快的发展，但发展不平衡，缺少统筹规划，资源共享少，数据交换难，在业务应用、人员配置、管理体制等方面均存在一些亟待解决的问题。各高校都迫切需要制定整体的科学规划，加强统筹协调和规范指导，以保障信息化工作的健康、协调、持续发展。

2012年3月，教育部出台《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》，各高校应以此作为依据，制定符合自身情况的信息化长期发展规划，力求体现规划的科学性、全局性、引领性作用，建立科学规范的高校信息化建设体系。在信息化建设中，更应结合学校信息化建设现状，坚持统筹规划、分步实施；坚持立足应用、务求实效；坚持集约建设、资源共享；坚持自主创新、合作共建；坚持保障安全、持续发展的原则。

预算管理

由于高校信息化建设发展速度快、变化大，各高校应建立专项资金，加强信息化建设的预算编制与执行。并合理规划符合校情的信息化建设投资进程。

1．整合渠道、优化支出

应根据信息化建设运行过程中的各个环节成本进行分析，基于全校层面对不同院系部门的信息化成本投入进行科学的分类、合并、拆算，并整合现有经费渠道，优化经费支出结构，避免资源浪费，减少重复建设，以及制定严格的信息化建设和运行维护经费标准及保障措施等政策。

2．经费保障、鼓励多方投入

学校在资金投入中应加大对信息化方面的倾斜，保障学校教育信息化发展需求。积极吸引企业和社会力量投资，参与教育信息化建设与服务，形成多渠道筹集教育信息化经费的投入保障机制。

3. 加强项目与资金管理

统筹安排信息化经费使用，根据信息化发展阶段的特征，及时调整经费支出重点，合理分配在硬件、软件、资源、应用、运行维护、培训等各环节的经费使用比例。加强项目管理和经费监管，规范项目建设，实施教育信息化经费投入绩效评估，提高经费使用效率和效益。

建立有效的跟踪审计

信息化建设普遍存在着项目周期较长而信息技术发展速度又很快等问题,往往又因用户需求模糊、工作成果实体性差、项目范围伸缩性大，导致其灵活性和变化性较大。传统的审计方法通常适用于对显性的业务进行审计核算，而信息化的建设和发展因其特点，很多是无形和隐形的，难以估计和量化，造成很多时候传统的审计方法对此并不适用。因此，如何对高校信息化建设进行有效的跟踪审计，已经成为信息化成本控制的关键。

1．优化审计流程，全过程跟踪建设投资

信息化项目在审计过程中需要审计、财政、资产、信息、招标多部门进行联动，集合各方面专家共同把关，对系统建设进行跟踪审计。每一个项目审计终结后都应及时总结，分析项目的实施绩效及审计方法，为其他信息化建设的跟踪审计工作总结经验。

2．强化审计创新，提升审计效率

信息化建设的项目审计不同于传统基本建设审计，审计方法和手段需要打破传统的项目审计流程模式，鼓励审计人员采用灵活的方法改变审计工作切入点，并注重现代审计技术运用，积极学习和运用内控测评、审计抽样等现代审计方法，提高工作效率。

3．整合审计资源，实现成果最大化

内部实行审计人员整合，打破传统科室界限和专业分工，对于信息化建设项目的审计集中调配具有相关专业知识的人员，实现优势互补，人尽其才的效果。外部充分利用社会资源，引入不同行业专家，建立专家咨询机制。开展高校信息化建设项目跟踪审计的调查，总结完善信息化建设项目跟踪审计实施办法，确保今后各信息化建设项目的审计工作顺利进行。

效益分析

随着高等教育的迅速发展和高校对教育信息化的不断重视，各高校对信息化的相关投入已经越来越大。高校在发展过程中，期待可以对信息化资金的投入产出进行科学的分析，这样不仅使学校可以尽力而为、量力而行地发展，还可以帮助学校更好地提高资源利用的效率和效益，更好地调整发展策略。

存在的问题

虽然国内各高校的信息化发展经过大量的投入都取得了一定的效益，但是各个学校在进行各自的信息化投资效益分析时都碰到了以下的难题：

1．缺乏标准的评价指标体系

没有一个标准的适用于高校信息化成本效益测算的体系。很多学校在成本与效益之间只是更多地侧重于效益单方面的分析，没有很好地把两者结合起来研究，造成评价指标体系不完整。

2．缺乏完整的评价模型

没有一个完整的评价模型来为评价指标体系提供测算依据。研究的脱节造成高校信息化成本效益评价指标体系没有相应的匹配模型。

3．成本效益结构复杂

相比中小学信息化建设，高校的信息化工作起步较早，但高校信息化工作成本效益结构更为复杂，投资效益的分析工作难度也更大。

分析思路

高校信息化经过多年的发展，已积累了丰富的数据，而且高校相对独立的财权，使其对信息化进程具有更大的能动性。高校在进行信息化投资效益分析时，要充分考虑不同的投入模式对信息化效益的影响，并将教育信息化建设的成本与效益结合起来，通过对学校信息化投入与效益的构成进行深入的分析，建立一套相对完整的教育信息化投入与效益测算指标体系。以此为基础，提出一种信息化投资效益的计量模型，为高校信息化投资效益的分析与评价提供一种思路。

1．建立高校信息化投入与效益测算指标体系

教育信息化投资效益分析研究的关键，是弄清制约教育信息化应用效益的关键因素。为此，必须深入研究教育信息化成本投入结构，分析出信息化不同类型成本与其效益的关系，建立科学、合理的投入与效益测算指标体系，在此基础上分析不同投入模式对效益的影响。

2．高校信息化投资效益评价模型设计

高校信息化投入与效益涉及大量数据，这些数据种类各异，有的能明确度量，有的只能定性评价而无法精确度量。为了正确评价教育信息化投资效益，揭示不同投入模式对教育信息化效益的影响，应考虑以下问题：

（1） 标准化数据处理信息化不同时期的不同成本投入

因各类成本及效益的指标数据物理意义不同，在比较时难以得到正确的结论，应对各评价指标的数据值进行标准化处理。同时，信息化建设是一个长期的过程，部分投入在一个较长的过程中逐步消耗。例如，各类硬件成本的折旧消耗，很多投入具有一定的周期性。因此，在统计信息化成本投入时，要根据分析目标的不同情况做出不同的处理。

（2）正确处理各类效益相对于学校规模及其权重的关系

教育信息化的投入与效益和学校的规模有重要的联系。学校规模越大，教育信息化的投入和效益也就越大。为了准确评价投入与效益的关系，应消除学校规模对各项指标值的影响，并科学地确定各效益指标在整个指标体系中的权重。

如何评价高校信息化效益

高校教育信息化成本效益评价是一项复杂的系统工程，如何找到影响信息化成本效益的主要因素，并做出正确的评价是关键，也是有效实现信息化成本控制，以及效益最大化的核心所在。

尽管高校信息化建设所产生的效益在很大程度上是隐性的，很难用量化的标准来衡量，但是仍可在细节处挖掘教育信息化所产生的效益。例如，如何促进信息技术在教育教学和教育管理中的有效应用，实现信息化与教育教学的深层次整合；提高现有教育信息化基础设施的使用效率，降低教育信息化基础设施的闲置率；建设优质数字化教育资源，提高优质数字化教育资源的共享程度等。

经济效益的评价

教育信息化是个长期且需要充足资金支撑的系统工程。因而，它的发展无法回避对经济问题的探讨，特别是对处于资金困境中的高校显得尤为重要。当前，我国高校教育信息化正处于快速发展的历史时期，如何进行有效的经济效益评价，将有助于教育信息化主管部门的合理预测与决策。

1．信息化经济效益评价的内容及意义

高校信息化经济效益评价包括对信息化项目的方案、开发或运行的经济效益状况进行的考核，系统性能评价，系统的经济效益评价。例如投资成本、机时成本、运行费用、年生产费用、节约额等直接效果，以及教学科研管理效率的提高、管理水平的改善、行政管理人员劳动强度的减轻等间接效果。通过效益的评价，可以了解信息化建设的质量和效果，检查信息系统是否符合预期的目标和要求，系统开发和管理人员可以总结开发工作的经验、教训等。通过对信息系统项目的技术投入、经济效益的比较和评价，高校信息化将会不断地发展、改进和提高。

2．系统的成本管理提高信息化经济效益

（1）树立科学的信息化经济效益观

由于信息化建设的成本管理既有一般成本管理的共性，又有其特殊性，加之高校信息化成本具有投入大、周期长的特点，其效益具有时效性、潜在性和无形的特点，因而对高校信息化的成本管理要注重成本投入的合理性与必要性。在信息化成本管理实践中，要以科学的成本效益观为指导，综合考虑成本投入和效益产出，并将科学的经济效益观作为整个成本管理过程的指导思想。

（2）通过成本预测、决策和计划，制定信息化成本的全面规划

高校信息化成本的预测、决策和计划主要发生在建设的立项期。成本预测是成本管理的第一个环节，应根据信息化成本特性和大量的相关数据，分析影响成本的各种因素及其程度，掌握成本的变化趋势和规律，对成本的未来发展趋势或状况进行估计。根据成本预测的结果和相关资料，深入分析学校未来信息化的各项成本或费用，制定出信息化建设、应用和发展成本的全面规划。

（3）通过成本核算、控制和考评，提高基础教育信息化的效益

通过规范的成本核算对信息化实行成本控制，按照既定的成本目标，对高校信息化成本形成过程进行计算、监督和调节，揭示偏差，纠正不利差异，使信息化成本按预期方向发展。在此基础上，根据信息化实施的目的和标准，对基础教育信息化资源应用及教育教学的情况进行考核与评价，并以信息化预期效益为目标，建立信息化经济效益的评价机制。

社会效益的评价

高校信息化发展所带来的社会效益与经济效益相辅相成。信息化建设对于高等教育大众化的促进作用，以及提高全民素质等的社会效益，直接决定了教育信息化的经济投资需求必将越来越大，更推动了高校信息化所带来的直接经济效益。同时对建立完善有效的教育信息化投入机制，加快教育信息化进程，提高教育信息化水平，教育信息设施的保值增值等各个方面也都起到了重要的作用。

各高校信息化的建设工作已经对我国高等教育事业带来了深远的社会影响。既促进了高等教育教学理念、教学方法的改变，提高了教学质量与科研水平，改善了教学效果，又提高了教育管理效率，节约了资源损耗和劳动成本，降低了教育管理成本，还推动了高校科研工作的开展，带动了教师科研和学生创新活动，促进了高校学科建设。同时还带来了学生学习环境、学习能力、学习效果的变化，促进了学生整体素质的提高。

经过多年的信息化建设，我国高校信息化水平已经能满足基本教育需求。通过现代化信息技术的运用，教学、科研、管理等方面都有了较大的提升。各类信息系统及各种数字化教育资源成为高等教育建设发展的重要组成部分，信息化建设发展所带来的经济效益和社会效益已经显现。但仍需要大力加强信息化成本效益研究成果对教育信息化建设的指导作用。在高校教育信息化的发展中，必须增强“成本”意识，坚持“效益”优先的策略，为高校信息化的应用、管理和决策提供更有力的依据和保障。