浅谈如何做好水利工程档案管理

刘洪霞

（山东省水利工程管理局，山东 济南 250013）

水利工程档案是在水利工程建设和管理中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、实物、声像等各种载体的文件材料。这些档案既是工程建设的依据，又是工程建设成果的真实记录，同时还是工程检查、维护、管理、使用的依据和凭证。近几年，随着山东省水利工程规范化管理工作的开展，作为管理考核内容之一的档案管理，越来越引起管理单位的重视，档案管理水平有了不同程度的提高，但也还存在一些问题。本文在分析问题基础上，提出了做好档案管理工作的几点建议，以供借鉴。

1 水利工程档案管理存在的问题

1.1 对档案工作思想上重视不够

虽然各单位把档案工作规范化管理考核列入年度工作计划，也有专人负责落实，但在真正把档案管理作为工作有效机制来抓方面还存在一些缺陷。

1.2 档案管理人员业务素质有待提高

不少水管单位档案管理人员是兼职，对水利工程档案业务及管理缺少经验，仅限于把资料保存，至于水利工程档案建设、加固等不同阶段如何要求知之甚少；有的水管单位档案人员缺乏验收资料的实践经验，致使验收资料整理不够全面；有的档案人员对工程档案缺少管理经验，不知所收集的资料是否齐全，只是被动地从业务部门接收资料，对工程建设、验收的档案要求不够明确，出现整理不规范等现象。

2 做好水利工程档案管理工作的建议

一般来说，水利技术档案文件归档应从项目的立项、可行性研究、初步设计阶段、施工图设计阶段、施工建设阶段、竣工验收阶段及与项目建设有关的批复文件和参考资料等方面着手。对一些中小型水利工程，可在工程结束后，一次性收集整理归档；而对于大型水利工程，由于其规模大、投资多、周期长，应该按可研前期准备、设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步归档整理。

2.1 加强宣传，提高对档案工作的认识和重视

领导重视是做好档案工作的前提，也是做好档案工作的关键所在。针对领导对档案工作的不重视现状，档案人员应通过各种途径提供档案信息，如利用每年向《水利年鉴》、《水利志》提供图片、资料的机会，向领导介绍档案对服务水利工作的作用；围绕水利工作重点，提出做好档案管理的合理化建议。在领导重视的基础上，健全档案工作责任制，明确主管领导及直接负责的相关领导，逐步建立统一领导、逐级负责、条块结合的档案管理体制，将档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，具体落实到有关人员的职责中。

2.2 加强继续教育，提高档案人员的综合业务素质

档案管理是一项业务性很强的工作，水利工程档案管理人员不仅需要有丰富的档案管理水平，还要熟悉水利业务知识，对水利工程基本概况了解，才能从被动“接”档案到主动“要”档案，不断“管”好档案；档案管理人员首先要了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料、对每种资料的内容、数量做到心中有数。

水管单位应定期组织专职和兼职档案人员参加档案局组织的业务学习、培训；采取“请进来，走出去”的方式，请档案局专业人员现场指导或到好的单位实地学习；再次，档案人员更要加强自身学习，既要不断学习档案专业知识、计算机知识，又要熟悉水利业务知识，掌握水库、河道工程及管理方面对档案管理的要求。

2.3 建立健全档案管理的各项制度

水利技术档案管理过程中，从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。要按着《中华人民共和国档案法》和国家现行档案法规文件精神，努力贯彻理论联系实际的方针，力求符合思想性、科学性和实用性的要求，采取灵活多样的方式和方法，建立健全档案管理的各项规章制度，把水利工程技术档案工作进行分解，责任落实到人，确保档案的完整、准确、系统和规范，使水利工程技术档案达到标准化。

另外，档案存放的库房管理也要达到标准化，库房标准化管理要有一套标准的办法，库房的建设包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等均有一定的标准。除此之外，还要设有良好的通风设备，保持库房通风、湿度等各项指标都要达到《档案法》的要求。

3 结语

水利工程档案的形成是水利工作者劳动智慧的结晶，水利档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了更好地服务于现代水利，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，提供给水利工作者利用。而水利工程档案管理工作是一项长期的基础工作，它既是工程建设的依据，又是工程建设成果的真实记录，档案管理工作的好坏，将影响到整个工程的进度和质量。因此，我们应运用现代化手段提高档案管理水平，完善管理体制，做好档案的收集、保管和应用三方面工作，加快档案信息化进程,在充分发挥原有档案作用的同时,积极探索和尝试建立文档信息服务、检索中心现行文件利用中心,以及借助网络、电子传输等现代化手段,借助档案平台，为水利提供信息资源，更好地服务于现代水利。