数字时代下的水利档案信息化建设

车向芝 ，向 红

（1.山东省水利厅，山东 济南 250013；2.济南水文水资源勘测局，山东 济南 250014）

水利档案信息化是指水利档案部门通过对现代化信息技术的运用，加强水利档案信息资源的收集、整理、开发和利用工作，以实现档案信息资源的数字化、标准化、网络化，从而提高资源的利用率，实现资源共享。随着传统水利向现代水利转变进程的加快，如何适应水利现代化发展，加强档案信息化建设，已成为水利档案事业发展的必然要求,也是提高水利档案信息服务水平的必由之路。

1 水利档案信息化现状

随着信息技术的迅猛发展和广泛应用，水利档案信息化建设工作需加快发展，“十五”期间国家档案局把档案信息化建设作为一项战略任务，水利部和省档案局对档案信息化建设也提出了明确要求，要求各地档案馆、各机关档案室加快档案信息化进程，开展电子文件归档管理，实现纸质档案的数字化存储，实现馆（室）藏全部照片、录音录像和部分缩微胶片的数字化。2003年以来，山东省水利厅建起了综合档案楼，配置了先进的设备，并加入了济南市区域安全防范报警网，档案库房安装了红外线防盗监控和火灾自动报警设施，杜绝了安全隐患。2004年，按照档案管理数字化、信息化、现代化的要求，安装了泽信数字档案综合管理软件，建立了目录数据库，录入了室存档案案卷级目录6 396条，文件级目录54 965条，实现了资源共享，大大提高了厅机关档案服务和利用的效率。自2007年山东水利政务网开通以来，山东水利电子文件归档和电子档案管理随即启动，现已完成了室藏档案数据录入工作，室存文书档案提供全文检索，为实现档案信息资源共享、提高工作效率打下了良好基础。

2 存在的主要问题

一是水利档案信息化建设缺乏规划，没有统一的规范；二是软件系统开发应用比较薄弱，安全防护存在风险；三是水利档案信息资源相对分散，网络共享困难；四是水利档案管理人员专业结构单一，信息专业化素质需提高。

3 加强水利档案信息化建设的对策

1）加强领导，精心设计规划。 水利档案信息化建设要以水利信息化综合办公系统为依托，以水利档案数字化为着力点，力争起点高、见效快，形成水利档案信息化建设良好氛围。要积极探索建立完善水利档案信息化建设工作的长效机制，加强领导、落实保障条件,设计水利档案信息化建设运行机制、指导思想、基本原则、总体方案等工作，研究并制定出具体可行的水利档案信息化建设的意见、纲要、管理办法等。同时，还要推进水利档案信息化标准规范，构建与之相适应的信息化标准体系。

2）完善制度，建立安全保障体系。要不断深入学习、贯彻和执行档案法律法规，根据水利档案管理工作实际，进一步健全完善档案规章制度，全面落实各项档案管理工作制度、办法，使档案工作真正做到有章可循、有法可依，不断提高水利档案事业的规范化、法制化水平。为了保证档案信息的完整与安全，要提高档案人员的安全意识、责任意识。做好数字档案信息的检索、身份认证、日志管理、数据备份等安全防护措施，使数字档案的安全性提升到一个新层次，建立强大的安全保障体系，确保档案信息的准确性、有效性和安全性。

3）整合水利档案信息资源,促进开发利用。水利档案信息化建设的最终目的就是通过开展档案服务,并利用档案信息，充分发挥水利档案信息资源的利用效益。应做到以下两点：一是做好服务利用工作。要搞好馆藏档案资料的数字化工作以及电子文件归档和管理，加强数字化档案资源建设，建立完善的档案目录和索引数据库、全文数据库以及专题服务数据库。建立水利档案信息更新、发布、共享机制，提高水利档案信息的公开和共享水平。二是做好档案资源的编研和服务。要主动了解水利工程建设管理对档案信息的需求，积极为领导、机关各处室提供及时有效的信息服务，在一些重大水事活动或重要专题宣传上，提供必要的文字、图片、多媒体等资料。要进一步加大档案编研工作的力度和深度，深入挖掘现存档案的历史、文化价值，对分散的档案资料进行系统整理和综合研究，为水利现代化建设和发展提供高效、优质的服务。

4）加强培训，提高档案管理人员素质。必须加大对档案干部的培训力度，科学地制定和实施人才战略，培养高素质的专业队伍和熟悉档案信息专业的复合型人才，这是做好档案事业的保障。现在，水利档案信息化建设急需既掌握档案学管理知识，又掌握应用计算机网络、数字技术的复合型人才，要不断加大人才引进的力度。还要坚持“请进来”与“走出去”相结合，根据水利档案信息化建设需要，邀请专家学者作专题辅导报告；组织水利档案工作者向先进的单位考察学习，不断开阔视野和思路，真正提高做好档案信息服务的能力。档案管理部门自身要改变档案工作长期无声无息的封闭局面，积极参与各项业务活动，为档案管理工作开展创造良好的环境；档案人员要加强信息意识培养，改变“重藏轻用”现象，科学管理档案信息资源并实现有效的开发利用。

4 结语

档案信息化建设是一项复杂的系统工程，档案部门必须增强加快信息化建设的紧迫感，建立长效机制，以满足日常水利建设各项业务工作对档案信息资源的不同需求。还需采用先进的数字和网络技术，建立起有效、快捷的档案信息服务网络体系，形成向全社会开放的服务平台，最大限度地开发和利用档案资源，为水利行业的发展提供强有力的信息保障。