浅谈工会档案的应用与管理

2012-08-15余婕

河南科技 2012年22期

关键词：工会工作工会职工

余婕

（南平市总工会,福建南平 353000）

0 前言

近年来，随着经济社会的持续发展，工会组织在着力推动改善民生、大力发展和谐劳动关系、加强工会基层组织建设和自身建设、团结带领广大职工积极开展建功立业活动等方面都取得了很多新的成绩，日益丰富的工会活动也给档案的应用与管理提出了更高要求。

1 工会档案管理的职责

工会档案是指为工会在职工排忧解难时，在从事的保障职工权益和开展各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表等不同载体的文件材料。档案工作是对工会日常工作的记录，是工会工作的组成部分，也是工会的宝贵财富。

工会档案工作的主要职责为：贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定努力完成上级下达的有关档案业务工作；制订和组织实施工会档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平；负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管工会各类档案及有关资料；按有关规定做好会员档案的管理工作；严格执行国家《保密法》和保密制度，组织做好档案的密级调整工作；开展档案的利用工作，做好档案的借阅查阅工作；编制检索工具，编写档案参考资料；积极开发档案信息资源。

工会要重视档案的管理工作，为了适应工会档案工作的发展和管理现代化的需要，必须加强对工会档案的应用与管理，实现工会档案管理标准化和规范化，加强对工会档案工作的监督和指导，以期更好地开发利用档案信息资源，有效地为工会各项工作服务。

2 工会档案的应用

2.1 工会档案的归档范围

工会档案应做好负责。立卷、归档、分类、编号等事项，工会档案归档范围包括：

（1）职工代表大会的会议材料；工会制定的各项规章制度。下发和上报的各类通知、文件、请示、报告等。

（2）工会委员会、职工代表大会常设主席团及各工作委员会形成的工作计划、工作总结、会议通知、会议记录、会议纪要、调查材料、活动安排、照片等材料。各项活动所形成的通知，会议发言材料、会议记录、照片等具有保存价值的文字材料、电子文件、图表等不同载体和形成的历史纪录。

（3）评选的工会各级各类先进集体和先进个人的通知、评选的先进集体和个人的名单、上报材料、先进事迹、表彰决定等材料。

（4）工会委员会、职工代表大会有关的组织改革和重大事记。

（5）党委、行政及上级机关下发的有关工会、职工代表大会文件、材料以及其他应归档的材料。

2.2 工会档案归档的重要性

（1）有利于提高工会工作的准确性

作为广大职工的代言人，工会工作的最重要作用就是关心职工的生活和工作。近年来，随着社会主义市场经济的深入发展和改革的持续推进，各个行业都面临结构调整，这也给企业的发展带来了新的机遇和挑战。主要表现在职工队伍结构、思想动态、退休工人养老等问题上，这些都给工会工作带来了新的要求。

完善而准确的工会档案能为工会活动提供极大便利。例如，在工会组织探望市级单位老弱病残退休人员，开展送温暖活动时，就需要与要探望职工相对应的档案，了解相关人员的姓名、年龄和居住地址以及联系电话，此时，工会登记归档的《困难职工档案》就发挥了极大作用。工会根据档案中的记录，将需探视的人员进行分组，然后组织探视小组并委派项目组长负责该组活动，确保无人员疏漏，这样既体现了工会组织关系职工的职能，也避免了在探望过程中造成的查找范围大和人员分散等问题，提高了工会工作的效率。

（2）有利于提高工会工作的真实性

作为广大职工们自愿结合的组织，工会的特点是具有广泛的群众性和社会性，同样，工会的资源也应该取之于职工用之于职工，而工会档案工作则通过详细的信息归类和储存，使工会的日常工作更加公开和透明，提高工会工作的真实性。

例如，工会对企业中全年因患重大疾病住院的职工开展探望时，在建立的《困难职工档案》中，根据汇总的患病职工的病情档案（医院出具的入院诊断、医疗费用详情通知单等）以及家庭情况（家庭总人口、家庭年收入等）来开展工作，妥善保存的原始票据为工会工作的开展提供了真实性保障。再如，工会还在开展意外伤害保险职工的报销工作时，会对参加在职职工医疗补充保险的因工作中意外伤害而住院的职工进行情况统计，对该职工的详细个人信息以及报销或赔付的金额领取情况归档，方便需用时查阅，也为报销和赔付工作提供了依据。

3 工会档案的管理

档案是党和国家各项事业的重要组成部分，也是工会的一项重要工作，在工会参与经济建设、政治建设、文化建设和社会主义建设的过程中发挥着不可替代的作用，如何围绕工会工作大局，加强档案基础建设，推进档案事业管理创新？笔者将工会档案的管理工作总结如下：

3.1 档案管理工作的原则

（1）工会集中统一管理

工会负责建立立卷归档、档案保管、档案鉴定、档案利用、档案登记、统计等各项制度，接受、整理、分类、鉴定、统计、保管各类档案及有关文件资料。开发档案信息资源，积极主动提供利用。

（2）保证档案的安全性

归档的文件材料收集要齐全完整，分门别类立卷归档。各种归档材料在材料内容形成后归档，任何人不得损毁、篡改、私存或据为己有。

（3）保证档案的真实性

归档材料除图片、照片、会议记录外，其余均需打印件，有关文件需有红头和公章，不能用复印件。

（4）建立严格的工作流程

档案的鉴定要认真、细致。严格按档案保管期限和销毁规定处理。档案的归档，保管、查阅、销毁要设置台帐、查阅目录，编制销毁清册。做到目录与档案相符。

3.2 工会档案的精细化管理

（1）档案归档

档案管理人员要按归档范围、时间、质量、标准收集齐全、完整。同时，档案管理要科学，档案要做到排列科学、整齐美观，有完整、清楚的案卷目录、标题明显、书写工整、装订整齐、查阅方便。

还可以将计算机技术应用到工会档案管理工作中，借助计算机数据库和条码技术，为工会的档案管理服务。借助计算机网络技术，实现对所需档案的异地查询和检索，并通过不同的权限设置来进行安全管理。

计算机技术应用于档案管理是对传统方法的有益补充，有利于打破信息存储和检索的地理界限，实现工会相关信息资源的异地共享。

（2）档案的统计和利用

档案管理员应熟悉档案管理的规章制度及库藏档案情况，为工作开展提供档案利用服务。建立档案登记制度，对档案的收进、移出、保管、借阅、利用效果等情况进行记录和统计。

档案管理员可根据管理工作需要编制目录、专题卡片等检索工具，以及档案文件汇编、大事记等参考资料。永久、长期和短期保管的档案，要分开目录、编号排列保管。

销毁档案材料要按照国家档案行政管理部门的有关规定，认真进行鉴定，对确定必须销毁的档案材料，要登记造册，由相关责任人审查批准后集中监销，严禁自行销毁档案。

（3）档案保护

首先，归档的文件材料要妥善保管，不得丢失、损毁、涂改、伪造和擅自销毁。工会应对档案室进行维护，设置档案专柜。档案柜（箱）要注明存放档案材料的单位名称、年度、案卷起止。

其次，档案的保管要保证整洁安全。要有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮措施。档案安全是档案工作的重中之重，时刻牢记“档案安全重于泰山”，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，确保档案万无一失。要按照相关管理制度，妥善管理好各类档案、资料，注意抽湿机、空调、消防系统等设施的日常维护，保证正常运行。定期进行库室温湿度控制工作，及时进行档案统计，及档案室的彻底清洁工作，保证档案无霉变、虫蛀、丢失、泄密等现象发生。

档案管理员还要经常检查档案保管情况，对破损或编织的档案及时修补、复制或进行其他技术处理。每年至少一次对档案保管的状况进行全面检查，并作好记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施保护档案的安全。

（4）档案借阅

要严格执行档案借阅制度。在档案调阅时，档案管理人员要对调阅档案的名称、日期、调阅人姓名及单位、调阅理由，复制内容，重新归档时间等进行详细登记。

借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复印档案须经相关负责人同意。