加强水利科技档案管理的思考

2012-08-15河南省水利勘测有限公司

河南水利与南水北调 2012年16期

□李晖（河南省水利勘测有限公司）

当前，随着我国经济建设的快速发展，我国水利事业同样迎来了前所未有的高速发展，这就对水利科技档案工作提出了更新的、更高的要求，加强水利科技档案工作理念、管理水平和管理机制，使水利科技档案逐步走向科学化、规范化和现代化，才能适应新形势对档案管理工作的要求。水利科技档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分，它不仅促进了工程建设管理的规范化，而且还是衡量工程质量的重要依据，为工程的生产、运行、维修、加固、改扩、管理提供服务，更为国家长远的经济建设和水利事业的发展提供多方面的综合性服务，具有重要的现实价值和历史价值。因此，加强水利档案管理工作十分重要。

1.转变观念，科学管理，加强水利科技档案工作各个环节的管理

水利科技档案是指在水利的生产、建设实施、竣工验收等各个建设阶段过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据、电子文件等不同形式历史资料的记载。既包括纸质档案，也包括声像档案和电子档案等。它真实的记录和反映人们在社会活动中形成的有价值的水利科技成果，是基本建设项目管理工作的重要组成部分，也是国家档案工作的重要组成部分，是一项科学而有效的管理活动。水利科技档案从它产生到发展形成了自己特有的客观规律，水利科技档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等各个环节缺一不可，共同组成了一个完整的科学体系。各个环节是一个有机的整体，哪个环节的工作没有做好都会影响到全局的工作管理。

1.1 加强水利科技档案收集整理工作

水利工程一般都是国家重点工程项目，其建设规模大、时间长，要求严，是一个动态的过程，水利科技档案记载了工程项目活动的全过程，是宝贵的信息资源，也是工程建设工作中进行查考、研究、决策的重要依据。这就要求档案资料能完整、准确、系统的反映当时的真实历史记录。做好水利档案管理工作，仅有档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，必须使档案工作纳入到科技生产管理之中，把科技档案的形成、积累、整理工作形成制度，并与个人的经济利益挂钩，也就是要求工程项目负责人在资料形成的过程中，对资料的收集和整理负责，然后，对档案进行鉴定、整理，并完整地移交档案室，凭资料移交清单才能报销或结算差旅费、出差补贴费。档案工作人员也必须时时督促和指导档案的收集、整理工作，一旦发现问题，及时更正。这样才能使科技资料在产生和形成时，就有人对它的收集、整理、归档以及完整性、准确性负责，才能真正保证档案资料的完整、准确、系统。如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。而详细、全面地记载施工过程，并及时收集归档，这就需要领导的高度重视，要求工程技术人员要有强烈的档案保护意识和档案管理人员的勤奋敬业及高度的责任感。

1.2 加强水利科技档案的整编归档

1.2.1 档案资料的审查与剔除

资料收集齐全后，应根据档案管理办法的要求，对科技资料进行分类立卷归档。保证接收资料既要完整、准确、系统，又不重复、冗琐，审查资料是否符合规范要求，签字、印章手续是否完善，是否有保存价值，资料顺序是否符合档案整理要求、有无重复归卷等。

1.2.2 案卷整理归档工作

根据水利科技档案自身形成规律和特点，便于档案的识别和利用，档案采用分类式和累积式兼收的编目方法进行归档，资料归档时应按项目、时间和重要程度进行排列，分类归档，避免各单位工程之间资料的重复等。编制档案目录时，档案目录顺序应按年度小类进行排列，在每一年度小类中按单位工程代号进行排列，档案目录简明、概括、准确地编制填写案卷内档案材料的编制日期、施工制作单位、形成日期或起止日期、保管期限和密级。编制卷内目录时，应详细填写序号、文号、责任者、题名、日期文号、页号。电子文件的归档，按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999、GB/T17678.2-1999）的要求，重要的电子文件归档时，应形成相应的纸质文件材料一并归档。因此，档案管理人员应全面利用光盘、案卷、实物等多种形式进行归档，保证资料的原始性、完整性、真实性。

1.2.3 案卷统计与鉴定

结合单位情况按照档案的业务工作，对科技档案整理工作、著录标引工作、鉴定工作进行统计;按照档案的利用情况，对利用人次和效率进行统计。按照要求对每个工程档案的完整性、准确性和系统性进行鉴定，并且编制《科技档案保管期限表》，对经过鉴定，确定失去保存价值的科技档案进行销毁，销毁前，必须履行严格手续，编制销毁清册。

2.健全完善档案管理规章制度，确保档案管理规范化、标准化

为规范档案资料的管理，根据国家《档案法》、《保密法》及2010年水利部印发的《水利科学技术档案管理规定》等法律法规文件，制定了《档案管理制度》、《档案借阅管理制度》、《测绘成果保密制度》、《库房安全保护制度》等规章制度，对档案资料的收集、归档、管理、利用及安全和保密等方面做了严格规定。并将档案工作纳入水利工程建设管理工作中，认真落实水利档案与工程项目建设的同步管理要求，实行“三纳入”制度：将档案工作纳入本单位工作计划;纳入各项管理工作程序;纳入领导干部工作责任制，明确相关部门人员的岗位职责，健全制度，推动水利科技档案管理的标准化、规范化、科学化。

3.加强水利科技档案的保密管理

水利科技档案中涉密档案很重要的部分是地理信息，地理信息是国家重要的基础性、战略性信息资源，关系到国家安全和利益。发达国家都将地理信息视为“国之神器，不可予人”，并加大对地理信息安全的保护力度。随着我国经济社会的快速发展，国际形势的复杂和严峻，加强地理信息保密是非常重要的工作。涉密档案划分为“绝密”“机密”、“秘密”三个等级，档案工作人员要据不同的密级采取不同的管理措施，严格慎重地提供利用档案。对于密级文件特别是涉密文件，应当集中管理，单独保管，并要采取双重加密保险措施，不要把涉密文件和非密文件混合组卷、混合保管。对于涉密文件的借阅、利用，严格执行相关的借阅制度，必须经主管领导人审批，认真履行登记、签字手续，不得擅自复制、转借，涉密资料使用完毕后，应及时清对、检查，确保不失密、不泄密以及档案的完好无损。并且加强涉密从业人员的保密教育，大力普及保密知识。

4.加大投入，加强档案现代化管理

档案管理现代化已成为当前档案管理的发展方向，先进的计算机技术的应用为档案信息管理和利用提供了大量存储、处理迅速、检索准确、传递快捷等先进的手段，它代替了人工对档案信息进行检索、统计，提高档案工作效率和档案利用效率，并通过计算机管理系统把档案所记载的信息资源迅速地由静态转化为动态，提高档案的使用效率和信息输出量。同时，随着CAD技术在工程中的运用，档案管理对象也由传统的纸质文件转向多媒体管理。因此，档案管理现代化不仅是实现档案的加工、存贮、检索计算机化，更应该是向着数字化、局域网方向发展。