我国办公自动化系统发展综述

南通农业职业技术学院 濮海坤 张海英

我国办公自动化系统发展综述

南通农业职业技术学院 濮海坤 张海英

随着信息技术的不断发展，传统的信息交流方式已经不能满足企事业单位对大量信息进行有效传递和处理的需要，因而急切地希望把网络技术运用到企事业单位的日常工作中，只有这样才能满足企事业单位对自动化办公的管理需求。本文主要说明了研究办公自动化系统的意义，分析了我国办公自动化系统的发展情况，重点阐述了我国办公自动化系统发展趋势。

办公自动化系统；发展趋势；综述

办公自动化（Office Automation，OA）系统，是发达国家为解决单位办公业务急剧增长的问题，而开发的一种综合技术。这种技术是将计算机、网络和现代化办公手段有机结合起来的一种新型的办公方式，是当前最具生命力的技术领域，也是现代人类社会进步的主要标志之一。办公自动化系统是指运用先进的技术，结合高度发达的办公设备，自动化地处理各种各样的办公信息。即将一个机构的所有办公用的计算机和所有办公设备进行连接，通过连接，机构成员可在不同时间和不同地点办公，从而使各种信息得到充分利用，大大提高办事效率和质量。

1.办公自动化系统研究的意义

随着科学技术的进步，各行各业的信息化进程不断加快，在日常工作中，人们通过计算机处理各种各样的业务，收集各种各样的数据，汇总各种各样的信息。目前，OA办公系统已在企业、高校和政府部门被普遍应用，开发OA办公系统已成为越来越多的企事业单位的急切需求。

实施办公自动化系统可帮助企事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监督管理；实现有关行政事务的自动化处理，从而促进管理电子化、自动化、规范化。具体来说，办公自动化系统实施的意义主要有：

一是实施办公自动化系统，有利于建立通信平台和信息发布平台。OA系统可以建立企事业单位的通信平台和信息发布平台，从而规范信息传递流程，加快内部信息的流转速度，不断提高办事效率；还可以有效传递内部规章制度、技术信息、通知、会议安排等信息，使职工第一时间了解企业的发展情况。

二是实施办公自动化系统，有利于实现工作流程自动化。OA系统可以使公文管理、档案管理、会议通知等均采用电子化流转方式。这样就不用拿着文件、审批单据在部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是通过网络协调各部门之间的工作，减少工作中的复杂环节，提高办公效率。

三是实施办公自动化系统，有利于实现分布式办公。OA系统可以通过网络使工作人员在家中、汽车上、火车上、宾馆内甚至世界各个角落随时办公，从而有利于改变传统的集中办公模式，扩大了办公区域，节约了办事时间，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流，从而提高了办公效率。

四是实施办公自动化系统，有利于节省企业的办公费用支出。OA系统可实现无纸化办公，即将传统的纸张填写过程电子化，一些公文的办理，相关事务的审批都通过网络进行操作，从而节省办公经费，尤其大大节省电话费、复印费、打印费和办公用纸的费用，真正能够实现管理现代化。

五是实施办公自动化系统，有利于增强领导的监控能力。OA系统通过网络可强化领导的监控管理，提高了领导对组织的控制力，使领导及时有效监控各部门、各个员工的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理情况，及时发现问题并及时解决问题，从而减少差错、防止低效办公。

六是实施办公自动化系统，有利于搭建知识管理平台。OA系统可系统地利用企事业单位的信息资源，提高企事业单位内部的创新能力、增强员工的快速反应能力、提升工作人员的能力和素质。

2.我国办公自动化系统的发展

在我国，办公自动化系统研究和实践，经过了很长一段时间的沉寂，从最近几年才呈现迅猛的发展势头，尤其是政府上网工程的开展，似乎在一夜之间，办公自动化系统已经成了政府机关、企事业单位、高等院校、科研院所等单位的必备工具。我们不能否认，计算机网络、多媒体、数据库和自动化技术的深入发展和广泛应用，正在彻底改变人们传统的生活观念和工作观念，从而为以计算机网络为基础、协同工作为目标的办公自动化提供了广阔的发展空间。

20世纪80年代中期，我国办公自动化系统得到了发展。具体来看，我国办公自动化系统的应用和发展经历了三个阶段：

第一阶段，20世纪80年代中期到20世纪90年代中期，即第一代OA系统，以个人电脑、办公套件为主要标志，可以进行电子化的数据统计和文档写作，即将办公信息载体从原始纸介质方式转向比特方式，但没有良好功能的应用系统支持，仍然是以个人办公为主，信息还是比较孤立的。

第二阶段，20世纪90年代中期到21世纪初期，即第二代OA系统，以网络互联网技术和协同办公技术为主要特征，可以实现数据处理向信息处理的飞跃。在这个阶段可以使办公流程自动化，即将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式，这样使员工协同工作成为可能，大大提高了工作效率。

第三阶段，21世纪初期至今，即第三代OA系统，以“知识管理”为主要特征，可以实现信息处理向知识处理的飞跃。现阶段的办公自动化系统是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。

随着互联网技术和协同办公技术日趋完善，以网络为中心，以工作流为主要存储和处理对象的OA系统，能确确实实实现工作流程自动化，极大地提高单位办公效率和办公质量。

3.我国办公自动化系统发展趋势

目前国内的办公自动化系统进入第三阶段，即协同办公阶段，而且知识管理也已在多家企业部署，但知识管理的功能未能真正显示，这是因为大家不想贡献自己的知识和技能。这就说明了要实现办公自动化系统的知识管理功能，这不是一个简单的问题，而涉及单位内部管理的深层次问题。所以就目前我国企事业单位内部管理的现状来看，我国的办公自动化系统尚未全面进入知识管理阶段，即尚未全面进入到第三代OA系统，所以未来办公自动化系统的发展就是着重对第三代OA系统进行完善和优化，即充分发挥OA系统的知识管理功能。

随着计算机网络、数据库和协同办公等核心技术的发展、完善和成熟；随着网络办公系统的升级、换代，实施OA系统的企事业单位的资源、信息异地共享和交互将更便利、更有效、更快捷。所以，随着科学技术不断地发展和进步，OA系统的内容也将会不断地充实和完善，即未来的OA系统所设计的内容将更全面、更合理、更完善、更有效。

目前所设计的办公自动化系统都具有个性化、开放性和动态性等特征，这些特征就决定了在办公活动中难免会遇到网络不安全、软件功能不全面等问题。所以未来的OA系统必将着重解决这些问题，并侧重对OA系统安全性、可靠性、开放性、高效性的研究。

现在，无论是企业、事业单位，还是机关团体，都会有许许多多的文件要处理，复杂的工作流程要安排，各种各样的决定要作出。这样拥有一套智能化、信息化的办公系统，对办公人员和领导者来说，都是十分必须的。这样，未来的办公自动化系统实施前景将更加广阔。

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