试论高职图书馆“5S”管理的构建

江苏海事职业技术学院 王万平

管理是指通过计划、组织、领导、控制等职能，整合和分配资源，以实现组织特定目标的活动和过程。对高职图书馆而言，管理工作应当是一个科学、民主的决策过程；是一个集思广益，发挥众人智慧和力量的过程；也是综合馆领导和馆员的丰富实践经验的过程。因此，它必须坚持科学发展的前进方向，拓展思路，培育特色，以开拓创新、求真务实的精神，通过引导、教育和沟通，以及馆员的参与，使管理具有持久的活力。

随着高职图书馆硬件、软件的不断完善，图书馆的内涵要求、发展目标、工作方法和行为方式方法也相继发生了一些变化。诸如：计算机技术与网络信息技术在图书馆的广泛应用，从半开架到全开架，从小流通到大流通。这些变化无疑增加了现场工作的难度，它需要我们开展“5S”管理活动来改善图书馆现场环境的质量。

一、什么是5S管理

5S是整理(SEIRI)、整顿(SEITCN)、清扫(SEISO)、清洁(SETKTSO)、素养(SHTSUKE)，这5个词的缩写。因为这5个词的日语中罗马拼音的第一个字母是“S”，所以简称为“5S”。开展以整理、整顿、清扫、清洁和素养为内容的活动称为“5S”管理。它起源于日本，并在日本企业中广泛流行，其活动的对象是现场的“环境”，并对生产现场环境进行综合考虑以及制定出切实可行的计划与措施，从而达到规范化管理，其最终目的是提升人的品质，养成良好的工作习惯。

二、5S管理与其他管理活动的关系

首先，5S是全面生产管理的前提（现在设备维修制度，以下简称为TPM），它迈开了全面品质管理的第一步（全面质量管理以下简称TQM），有效的推行国际化标准组织的ISO9000文件的贯彻执行。其次，5S管理能够营造一种人人参与，事事遵守标准的良好氛围，并强化了员工对组织的认同感，有了这种氛围，则有利于调动员工的积极性，从而把整个组织聚合起来形成强大的推动力。第三，实施ISO、TQM、TPM等活动的效果是隐蔽的，长期的，一时半会难以看到显著的效果，而5S管理活动的效果是初见成效、立竿见影，发挥了它不可替代的作用。第四，5S管理是现场管理的基础，现场如何则体现出管理者对现场认识的高低，这种差别制约着ISO、TPM、TQM活动能否顺利有效地推行。因此，通过5S的管理活动，从现场管理着手，提升组织形象，则能起到以点带面的辐射作用。

三、高职图书馆“5S”现场管理

高职图书馆的“5S”管理活动，是以人为对象的管理与服务，它的理想境界绝不是约束和规范，也不是简单的控制和干预，而是通过整理、整顿、清扫、清洁提高馆员素质，塑造图书馆形象并以一种内在的精神感染每一位读者。这就需要遵循下列原则：首先，自我管理的原则，应当发挥馆员与相关人员自己动手创造一个整洁、优美、有序、安全的工作环境，使大家在改造客观世界的同时也改造自己的主观世界，形成“美”的意识，养成自觉遵守规章制度，和严谨的工作作风。其次“上通人和，下达徽物”的原则。“人和”就是图书馆的各项活动处于一种和谐状态，对外体现出团队的力量，内部管理能消弭隐患和纷争；“徽物”就是“细节”等。只有“上通人和”才能营造蓬勃向上，和谐发展的局面；只有“下达徽物”才能注重细节，确保执行到位。第三，“5S”管理起来，比较容易，在短时间内取得明显效果，但要持之以恒，坚持不断优化则不太容易，这就需要采取相应的措施，建立长抓不懈的完备机制和有效的推进措施，通过引导，教育和沟通，以及相应的考核、奖惩制度，使“5S”活动具有持久的原动力。

（1）改变作风，始于整理

整理关于图书馆的形象和效率，它应侧重于规范服务形象，提升保障水平，提高管理绩效。坚决做好这一步，是树立好作风的开始。因此，管理必须体现以人为主体的理念，着重于激励馆员的自觉性，使馆员与图书馆之间建立一种责任感，当图书馆与馆员的责任感建立起来以后，他们就有了共同的目标，就会专注自己的职责，关心每一个细节，实事求是的解决所遇到的问题。

笔者所在的图书馆是与新校区同步建设并于2006年交付使用的，馆内设有四个书库，报刊阅室，期刊阅览室等多个服务窗口，并配有大小两个报告厅，以及1800个阅览座位。目前馆内藏书近90万册，其中纸质图书65万册，电子图书25万册，各类期刊1000余种，图书馆网络存储量27T，是一个综合性图书馆。

随着学院的发展和评估的要求，近5年内又相继购进30万册图书，这样一来使本来宽敞的集藏阅一体的书库“捉襟见肘”，也使新书上架变的困难，形成同一类书放置两个书库，既不便读者查询，也给整理工作带来了难度。

针对这些问题馆领导经过调研和磋商并在学院领导的支持下，新购300个新书架，于今年暑假实施布局调整，搬迁整合图书45万余册，整合了部分办公场地，新增加了一个文艺书库，开辟了新书阅览室，目前的馆藏布局趋于完善，消除了图书混放的的尴尬局面。通过整理后的图书馆采取了全开架，大流通，大门禁，借阅藏三位一体的管理方法，实现了“书在人旁，人在书中”的阅读景观。

（2）两者结合，提高效率

图书馆在整顿中虽然不能要求每一项工作做的尽善尽美，但应把需要的人，事，物加以定量，定位并通过进一步的整理，能够有效的规章制度和简捷的流程下完成借还工作。

这就需要注意吸收馆员在长期实践中形成的工作经验，注意发现和升华馆员在工作中创新的闪光点，不断充实管理中的整顿内容，使整顿的内涵反映在图书馆的发展方向与馆员的根本利益结合上，同时还要通过反复的宣传教育和思想政治工作以形成共识，才能使整顿活动变为全体馆员的自觉行动。

在整顿中关注馆员的需求，这就是“人”的需求，他是柔性的。也就是说，让馆员参与会变得更加温馨，这种柔性使内部的整顿更加灵活。要相信馆员，在相信馆员的基础上，思考如何培养馆员，并不断提升他们的工作能力。也只有相信馆员才能客观地对待馆员工作中出现的困惑、问题，并指导他们去分析改正。《孙子兵法》始计篇中说：“将者，智，信，仁，勇，严也。”为将者率兵打仗足智多谋，固然重要，但更需要赏罚有信。信任是军队战斗力的基础；同时要爱抚士卒，以仁爱之心才能获得部下的爱戴，这就是“仁”。因此，在整顿活动中强调团队精神，其基础就是相互信任，相得益彰。

（3）形成互动，优化环境

创建一个整洁，舒畅的阅读环境，给读者提供一个温馨怡人的学习环境，乃是每一位馆员应尽的职责，每开馆前。把工作场所打扫干净，检查网络是否正常，看似小事，却能体现馆员的职业素质。试想一下，当读者来到图书馆，看到地下凌乱的垃圾，桌上薄薄的灰尘，又怎能心情愉悦，安心阅读呢？因此，每天开馆前做好清洁打扫工作是我们的“必修科目”，并做到责任化，制度化以及相应的目视标准，以确保公共场所的安全卫生。

图书馆开放时间长，读者流量大，要保持整洁，仅仅依靠官员是难以维持的。那么怎样才能保持整洁，宁静的环境使读者流年忘返呢？我们以《文明公约》的方式，倡议大家自觉维护公共场所的秩序，做一个文明的大学生，诸如：请保持整洁，不乱丢废弃物品；请勿大声喧哗，保持室内安静；公共场所请衣着得体，讲究礼仪……。以增进师生互相关爱，提升文明行为，这种正面鼓励，温馨提示，文明倡导的公约形态，有助于增进共识，提升凝聚力。

（4）重在修为，莫患得失

图书馆5S管理活动的核心是努力提高馆员的素养，养成严格遵守规章制度的习惯和作风，在馆内对馆员的评价并不局限于馆员的技术和技能水平，而是评价馆员的综合素质，包括工作态度，遵守纪律情况。完成任务情况，服务和效率，人际关系合作等。这种专业技能之外的能力是馆员综合素质的体现，在推行“5S”活动中都很重要，但最重要的可以说是“习惯”。“5S”活动实际上是日常习惯的事，要靠亲身去体会实行，由内心得到认同。因为自己的疏忽，也会给读者带来了不便或遗憾。所以要养成良好的习惯，不仅要保持工作场所的整洁，而且要注重仪表整洁，举止得体，更重要的注意精神上的“清洁”，待人要讲礼貌，真诚的目光，和谐的微笑都会使读者产生亲和力。

正如人们所说；“赠人玫瑰手有余香”。

在图书馆有一些约定俗成的规则，我们只能遵守，但并不是每个遵守规则的人都会得到好评。当工作轨迹完全依赖于惯性的驱动，是否觉得力不从心，疲惫不堪？面对一个不能由自己决定的客观环境时，有两种态度可选择。一是心平气和接受它，二是从心里排斥这个不能改变的事实，为它烦躁，叹息。这种态度是心灰意冷、不思进取。其实，很多问题不在于他人而在自己，视角的不同，感觉的不同，其实背后是性格和素养的不同。如若把事情看得淡一些，不争名夺利，能为则为之，不能为则弃之，顺其自然，就能坦然处之，宽心以养身。“不管风吹浪打，胜似闲庭信步”。

作为馆员在工作中需要技巧智慧，但不能缺少的是原则和信念。不仅要做到“崇文而不尚空谈，包容而不惧竞争。内敛而不失大气”，才能在工作中富有热情，注重沟通和团结，在实践中寻求内心的快乐和价值观的平衡，并且能抵御各种负面影响，一次又一次地反复调整和控制自己。

四、结束语

高职图书馆开展“5s”管理活动是一项长期的任务，但要坚持下去，持之以恒，不断优化就需要图书馆与馆员之间，馆员与读者之间形成一种信任，合作，协调，互动的氛围，通过团队的凝聚力，更好的融合全体馆员的行为，并把规章制度落实到每个环节之中，促使馆员内在的自我要求与外在客观要求两方面的相互作用，以形成良好的工作习惯。于细微处着手，改善现场的质量和馆员的思维方式，不断发现问题和解决问题，使读者在整洁，宁静的“港湾”中寻觅到前人的精彩与广博，找到自我的充实与自信……，从而驾驭生命的帆船，奔想广阔的海洋……。

[1]刘汴生.管理学(第一版)[M].科学出版社,2005.7.

[2]毛泽东.水调歌头·游泳(第一版)[M].河北人民出版社,1998.267.

[3]马俊英.孙子兵法·始计篇(第一版)[M].华文出版社,2009.1.

[4]百度百科.5s现场管理法[EB].http://baike.baidu.com/view/1183276.htm.

[5]海胜利.图书馆员的职业生涯[J].图书馆工作研究,2009.71.

[6]沈进生.图书馆制度文化与精神文化的协同[J].图书馆工作研究,2009(2):18.

[7]蒋永福.论图书馆馆员理论[J].大学图书馆学报,2009(3):3.