基层电力企业如何做好档案的鉴定销毁工作

邢玉红，张文艳

(辽宁省电力有限公司电力科学研究院，辽宁 沈阳 110006)

基层电力企业如何做好档案的鉴定销毁工作

邢玉红，张文艳

(辽宁省电力有限公司电力科学研究院，辽宁 沈阳 110006)

分析了档案鉴定销毁工作不能及时开展的原因及可能存在的问题，指出了上级单位领导重视、本单位具有健全的档案管理组织机构和规章制度、具有高素质的档案管理人员和档案鉴定人员是档案鉴定销毁工作的保证，介绍了档案鉴定销毁工作程序、档案鉴定和销毁中的注意事项等。基层电力企业通过开展档案鉴定和销毁工作，可保证本企业档案的可利用性和有效性，同时扩大档案管理物理空间的有效利用面积。

电力企业;档案鉴定;档案销毁

随着社会进步及信息技术的发展，在生产经营活动中产生的档案数量也成倍增加，档案的保存价值会随着时间的推移而发生变化［1］，为确保档案的价值性、有效性和可利用性，定期对档案进行鉴定销毁工作不仅是国家档案相关法规的要求，也是做好档案管理工作必不要少的工作环节。基层电力企业是电力企业中的最小单元，也应按国家相关法规做好档案的鉴定销毁工作，以保证电力企业档案的可利用性和有效性，同时扩大档案管理物理空间的有效利用面积。

1 加强基层电力企业档案鉴定销毁工作认识

基层电力企业的档案管理工作是企业管理工作中的薄弱环节，档案工作对于任何企业都非常重要，因此无论是依据国家档案法，还是上级主管单位要求，各电力企业即使没有档案管理的专门机构，也应在办公室或技术部门设立档案管理岗位，以保证本单位档案工作的开展，但对于绝大多数基层电力企业，作为档案存档的文件及技术资料在建档后从未组织过鉴定销毁工作，其原因有以下几种情况:一是对档案鉴定销毁工作的重要性认识不足［2］，只考虑丰富馆藏数量，忽略馆藏质量，导致不能及时组织档案的鉴定销毁工作;二是档案人员担心档案鉴定销毁工作出差错，《档案法》第十五条指出“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案”，因此造成了各级单位档案管理求稳的心理，担心鉴定出错，销毁后不可挽回，责任重大;三是上级部门没有强制档案鉴定销毁要求，也是造成过期无效档案不能及时销毁的主要原因。

针对目前基层电力企业档案管理工作的现状，要组织档案人员加强有关档案管理法规学习，同时对本单位有关领导及相关部门进行档案相关条款的宣传。同时作为各上级主管单位或部门也应根据国家档案法对下级档案管理工作提出考核要求，加强基层电力企业领导及档案管理人员对档案鉴定销毁工作的认识，档案鉴定销毁工作不能及时开展可能造成档案库房容量不够［3］，时代的发展、管理工作内容不断丰富，导致归档文件数量增多，对档案物理空间要求也不断增大，如果不能对无利用价值的档案及时鉴定销毁，可能会造成空间不足、馆藏档案无法得到优化及利用率降低。

2 开展档案鉴定销毁工作保证

作为基层电力企业，档案保管内容是整个企业档案的一部分，要做好基层电力企业的档案管理，特别是档案的鉴定销毁工作，应从以下几个方面做起。

a. 上级单位高度重视

在现实生产活动中，档案工作不会产生直接经济效益，各企业对档案工作的关注度都不会很高，尤其是基层电力企业。只有上级单位高度重视档案的鉴定销毁工作，对下级单位进行工作指导和技术支持，基层电力企业的档案管理工作才能有序开展。上级单位应将档案工作纳入领导的议事日程，同时要求所属单位加强本单位的档案管理，并将其档案管理工作纳入工作议事日程，将档案管理工作纳入企业负责人考核范畴，档案的鉴定销毁工作作为考核指标之一，起到强化和推动作用。

b. 建立基层电力企业档案管理机构

基层电力单位应参照《企业档案工作规范》的要求，完善本单位档案管理体系，成立主要负责人为组长的档案工作管理领导小组，主管领导为主任的档案管理工作办公室，形成由相关职能部门和各专业部门组成的档案管理网络。档案工作管理领导小组职责是负责本单位的档案管理工作，贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障;负责规划本单位的档案工作，确定归档范围及档案销毁的审定工作;负责本单位档案工作的考核。档案管理工作办公室主要职责是在档案工作领导小组的领导下，统筹本单位的档案工作，组织档案的销毁工作，协助档案工作领导小组进行档案的考核工作。档案管理工作部门制定本单位文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等相关规章制度;负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作;指导各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档形式;配合档案工作办公室完成档案考核工作;依照国家有关规定向国家档案馆或相关单位移交档案;组织完成上级单位布置的各项与档案相关的工作任务。各职能部门依照本单位《档案管理办法》，按时保质保量按交接流程完成档案的移交工作。各职能部门设兼职档案管理人员，职能部门负责人应对本部门移交档案的完整性和可用性负责，兼职档案管理人员负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的质量负责。

c. 基层电力企业应建立本单位档案管理规章制度

建立健全各项规章制度、工作标准和岗位职责，主要包括《档案管理办法》、《档案收集与使用管理办法》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案安全应急预案》、《归档范围及保管期限》等，将档案管理工作纳入本单位的管理工作中，作为本单位日常考核的项目之一，在本单位形成重视档案工作的良好氛围。

d. 设置档案管理人员及档案鉴定人员

基层电力企业应设置档案管理部门，设置专职的档案管理人员，对本单位生产活动及管理工作中产生的有利用价值的文件、资料通过管理流程实现全部归档，做到单位级归档，同时还要建立一支技术过硬的高素质的档案鉴定队伍，以保证本单位不发生有价值的档案不归档、无价值的档案归档事件。

3 档案鉴定销毁工作程序

档案鉴定销毁工作对任何单位都是一项非常重大而严肃的任务，要有完备的工作程序进行支撑，分以下几个步骤进行［4］。

a. 制定鉴定和销毁工作计划和实施方案

由档案管理工作办公室组织本单位档案的鉴定和销毁工作，制定档案鉴定和销毁工作计划和实施方案，交档案工作领导小组审核，审核通过后，正式发文启动本单位的档案鉴定和销毁工作。

b. 编制《档案预销毁清册》

由档案管理部门组织档案管理人员根据本单位有关档案鉴定销毁文件及库存情况编制《档案预销毁清册》。

c. 归档部门对《档案预销毁清册》进行初步审定

将《档案预销毁清册》按归档部门进行下发，交由归档部门进行初步审核，给出审核结果，一般审核结果包括可销毁、续存及续存期限。

d. 组织鉴定签发销毁文件

将《档案预销毁清册》的初步审定结果提交至档案工作领导小组，领导小组组织召开会议，对初步审定结果进行最后审定工作，给出审定意见，形成《档案销毁清册》，签发档案销毁文件。

e. 组织销毁

由档案管理工作办公室根据档案销毁文件及《档案销毁清册》组织相关部门参与档案销毁工作。

f. 编写《档案销毁工作纪要》存档备查

档案销毁结束后，根据从制定档案鉴定与销毁工作计划和实施方案、编制《档案预销毁清册》、归档部门对《档案预销毁清册》进行初步审定、组织鉴定并签发销毁文件，到组织销毁整个过程，编写《档案销毁工作纪要》，并按档案管理要求进行分类、编目、入库保管，以备日后查证。

4 档案鉴定和销毁工作注意事项

档案鉴定与销毁工作是档案管理工作中必不可少的一个环节，档案鉴定与销毁工作质量的好坏是考核档案工作整体水平的一个重要指标，保留现实价值已失、长远价值又不具备的档案，只会消耗档案管理经费和降低库房使用率［5］，因此各单位要高度重视档案的鉴定和销毁工作，确保防止有价值的档案进行误销毁，将既无长远价值、又无现实价值的档案进行保留存档。各基层电力企业在开展档案鉴定销毁工作时要注意以下环节。

a. 制定相应的管理制度

企业档案鉴定和销毁工作是对一个企业本身无形资产价值的再确认过程，意义重大，应慎重对待，为确保该项工作正常开展又不给企业造成损失及工作的不便，在档案鉴定和销毁工作中要严格按照本单位相应的管理制度执行。管理制度要经过讨论并正式发布，具有可执行性。

b. 建立健全完善的组织机构

档案的鉴定和销毁工作要由本单位档案工作最高组织机构档案工作领导小组组织完成，对档案鉴定和销毁流程中的各环节要有相应的约束和管理控制措施，以确保各环节工作有章可循，有据可查。

c. 争取上级领导的支持和工作指导

基层电力企业的档案管理工作作为上级档案管理工作的一部分，在档案鉴定和销毁工作中要尽力争取上级档案管理部门的支持和技术指导，以保证本单位实施的档案鉴定和销毁工作的正确性和合规性。

d. 对档案鉴定人员进行业务培训

对进行档案鉴定的人员要提供必要的业务培训，同时保证这些人员在本单位生产活动及管理工作中的地位，需对这些人员提出更高的要求，如必须具有较高的业务素质和对企业的高度责任感等。

档案的鉴定和销毁工作是档案管理工作的必要环节，工作质量的好坏直接影响本单位档案工作的整体水平，因此要高度重视，并按国家及上级单位有关要求定期适时开展。

［1］ 崔文俊.健全和完善档案销毁法律制度的思考 ［J］.档案，2012，32(2):43-45.

［2］ 宫月红.浅谈龙江电力档案的鉴定与销毁［J］.黑龙江史志，2012，272(7):23-24.

［3］ 巨卫红.做好档案鉴定销毁工作提高企业档案管理水平［J］.档案与建设，2012，29(5):6-466.

［4］ 肖金良，张雅琴，李 烁，等.试析档案鉴定销毁的程序［J］.北京档案，2011，28(8):41.

［5］ 陈中伟.对档案销毁的几点思考 ［J］.兰台世界，2010，25(7):49-50.

Files Examination＆Destruction of Basic Power Plant

XING Yu-hong，ZHANG Wen-yan
(Electric Power Research Institute of Liaoning Electric Power Co.，Ltd.，Shenyang，Liaoning 110006，China)

The article analyses reasons why files examination and destruction can not be handled in time and possible problems thereof.It points out the following are the guarantees to it:attention from upper leader group，complete flies management and regulation，qualified files management and examination personnel of its own utility.Files destruction procedure，attention to files examination and destruction are pointed out.Files management and destruction at root-level power plants can ensure files utility and validity of its own unit，simultaneously widening useful valid space of files management physical area.

Power plant;Files examination;Files destruction

G275

A

1004-7913(2012)12-0025-03

邢玉红 (1960—)，女，学士，工程师，主要从事档案管理工作。

2012-08-21)