做好高职院校印章管理工作的若干思考

程婉燕

（厦门海洋职业技术学院，福建 厦门 361100）

印章，也称公章、印信，是一个单位行使职能、进行各种公务活动，对外联系的必要工具和重要凭证。印章不仅是代表单位权威和信誉的符号，也是对内对外行使权力、履行职责的合法象征。高职院校印章在学校的管理以及参与其他社会政治、经济活动中起着举足轻重的作用，是学校身份与权威的体现。印章管理是办公室工作的一个重要组成部分，具有特殊而又重要的地位。同时，印章管理也是高职院校办公室做好服务工作的基本职能。

一、高职院校印章的分类

高职院校的印章种类繁多，包括校级各类印章、校领导名章及校内各单位印章。这些印章是学校权威的展示，是学校各级部门行使权力的象征，具有极强的合法性、权威性。

二、高职院校印章管理中存在的主要问题

随着高职院校的高速发展、办学规模的扩大，印章使用日趋频繁。在日常工作中，印章的管理使用也面临着越来越多亟待解决的问题。

（一）印章管理制度缺失

目前，很多高职院校还未制定科学规范的管理制度和严格周密的印章使用审批程序；一些高职院校虽然建立了印章管理制度和用印审批程序，但在实际工作中往往形同虚设，普遍存在凭印象、凭经验管理印章的现象。如：个别职能部门的同志贪图方便，一味强调需要用印的紧急性和特殊性，未经审批和领导批示，要求印章管理人员马上用印。部分印章管理人员怕耽误事，怕承担责任，就同意用印，严重影响了印章使用的严肃性。部分印章管理人员随意简化用印审批程序，用印审批程序不完整，甚至未经登记、审批或是领导签字就盲目用印，忽视用印审批程序的重要性；用印后，忽视盖章登记和重要材料存档。有时由于工作关系印章管理人员不在岗位，这时有人需要用印，办公室其他同志也就帮着盖了，造成印章管理混乱，出了错无法追究责任。有些学生为了能利用学生证优惠购买火车票去旅游，随意填写乘车区间。如果印章管理人员不能及时认真核实，让这样的学生证浑水摸鱼而顺利盖章，不仅违反了诚信原则，也会给学校的形象带来负面影响。

（二）印章使用混乱

很多高职院校对外代表学校权威的印章即校级印章的使用和管理科学规范，对基层单位印章的管理却不够重视。部分基层单位印章存在无专人管理的现象，即使有专人管理，却因管理人员素质较低、业务不精，对印章的权威性和重要性认识不足，常常导致印章使用不规范，印章交接随意、用印的未及时审核，用印登记的档案材料记录缺失等情况。个别基层印章管理人员缺乏责任感，用印随意，草率马虎，未认真审查核对用印内容就给予用印，甚至出现在空白证明或纸张上用印，盖“关系章”、“人情章”，很容易被有心之人有机可乘，严重影响了印章的严肃性和权威性，甚至给高职院校造成了严重的经济损失和法律后果。个别印章管理人员加盖印章的位置不准确、文字不端正、图形不清晰，影响了印章的严肃性和学校的形象。此外，因工作需要，有些临时性的领导小组、委员会等机构需要发文盖章时，落款处容易漏标（×××代章）字样。

（三）印章保管随意

部分印章管理人员将学校的多个印章在未上锁的厨窗或抽屉里随意放置，有时办公室的同志因事全体离开岗位，办公室的门没有上锁，印章随意放置，有的甚至直接摆放在办公桌上；有的高职院校虽然将保管印章的抽屉及时上锁，但办公室多位同志都有该抽屉的钥匙，很容易导致印章被盗用甚至被盗。个别领导或印章管理人员对印章重要性、安全性、严肃性缺乏认识，随意携带印章外出，存在丢失、毁损等现象。

（四）忽略印章维护

一般来说，各高职院校的印章长期使用，除了损坏或学校更名等特殊情况外极少变更。很多学校印章常年未清理，印油、字迹模糊，影响盖章的准确性，进而有损学校的形象。

三、加强用印管理，维护印章权威

（一）建立健全印章管理制度

各高职院校应建立健全印章管理制度，制订各级用印的具体实施细则，建立严格的用印审批制度，规范用印的各个环节，维护印章使用的严肃性、规范性。同时，把相关内容和可能出现的各种用印情况科学化、规范化、程序化、制度化,减少因印章管理不到位带来的各种隐患，使单位的印章使用更加合理、高效、安全。

（二）规范使用印章

实施详细的用印登记制度，学校对用印的审批应实行分级管理，层层抓落实。各级领导要严格用印程序，加强对本部门印章的管理和检查，审批应以文字批准手续为凭，执行用印登记存档、重要材料存档制度，设立用印使用登记本，坚持用印登记制度，同时注明用印日期、请印部门、用印事由、批准人、用印人等内容，重要材料存档，并妥善保存备查，保证用印的安全性和合法性，也使用印工作有据可查。印章管理人员一定要做到办事照政策，用印按规定，努力做到不盖“关系章”，不送“人情章”，充分认识公章使用的重要性和权威性，正确发挥公章作用。一些职能部门或教师来盖印时审批程序尚未完成，但确实需要紧急用印时，印章管理人员也不能断然拒绝或推诿，在坚持原则的同时，还要讲究工作方法的艺术性，使学校印章的使用更加合理、高效、安全。

（三）印章的保管

重视印章的保管。高职院校的各级各类印章尤其是学校行政公章、钢印以及法人印章等，应指定政治上可靠、原则性和责任心强、细心、认真的专人按要求管理，应将印章存放在有保密设施的安全场所，实行专人专柜管理，防止丢失或滥用。无论何种情况，印章禁止外借或是带到办公室之外使用。当印章管理人员因出差或休假离开岗位时，需交给领导指定的其他同志保管，并及时转告相关工作流程和规章制度等注意事项，双方进行交接时，分管领导应在场监督，并适时检查用印工作，发现不符合用印制度应及时指出并督促整改。掌管印章的同志因工作调动离开岗位时，应及时更换放置印章的柜、锁，确保印章安全保管。

（四）印章维护

印章因经常使用，许多污渍、灰尘附着于印章表面，使用时与印泥混合，常常导致印文模糊不清，影响盖印质量。因此，定期清理印章应成为印章保管人员的长期维护工作。一般情况下，可一至两个月清洗一次，使印章保持字体清楚，确保了用印的效果，维护印章的权威性。随着高等职业教育的迅猛发展，为保证教学、科研、学生管理等各项工作有序开展，高职院校规模持续扩大，印章使用日益频繁，印章管理人员的重要性日渐凸显。印章管理人员应主动提高自身业务水平，熟悉印章管理的相关工作程序，积极了解各级各部门的工作职责，根据学校的新情况、新发展、新形势，对相关的印章管理规定及程序进行调整、更新，保证印章的严肃性、权威性，更好地为全体师生服务，推动学校更好更快发展。

[1]伍 聪.怎样做好印章管理[J].秘书，2007，（9）：18-1.

[2]陈银达.谈谈如何保管和使用印章[J].秘书，2000，（3）：26.