深化信息化管理 提升中小企业竞争力

安阳工学院 李敏

1 中小企业信息化现状分析

伴随着信息化浪潮的加速推进，在企业办公自动化、网络普及以及电子商务地蓬勃发展的态势下，中小企业已经认识到要发展就离不开信息化。企业竞争力的提升，很大程度上取决于企业的信息化水平。信息化能够进一步提高中小企业的运行效率，使中小企业的人员管理、资金管理、制度管理更加合理化。由于中小企业在各个管理方面都存在很多问题，对信息化的认知水平和应用程度差异很大。因此，虽然信息化在中小企业中已推广十几年，但总体进程相当缓慢。反过来说，中小企业自身薄弱的信息化根基又制约了对信息化的有效应用，不利于中小企业的进一步发展壮大。

《2006～2020年国家信息化发展战略》提出，到2020 年我国经常性应用电子商务的中小企业数量占全国中小企业总数的比例提高到40%，政府对中小企业信息化的持续推动将大大加快中小企业信息化应用的步伐。2011年，中国又迎来了“十二五”的开局之年，推进信息化与工业化深度融合，优化产业组织结构，促进中小企业健康发展，成为有关部门今后推进的着力点之一。中小企业可以抓住这个大好的发展时机，促进自身信息化建设，努力提升自身的竞争力。

2 制约中小企业信息化发展的因素

中小企业由于自身发展的原因大多数的企业流动资金少，人才少。很多中小企业还是家族式的，更加缺乏规范化的管理，这对于推进本企业信息化仍存在很多顾虑。由于企业性质决定了中小企业希望看到每一笔投资都能在最短的时间给企业带来效益或效率方面的提升，对于信息化投资也不例外。但阻碍其信息化步伐的主要原因有以下几点。

2.1 中小企业管理存在缺陷

2.1.1 缺乏规范化、标准的管理制度和执行方案

由企业为提升运转效能而制定的，员工必须遵守的准则和规定统称为企业管理制度。为实现企业管理的规范化、标准化，制度在执行过程中需要进行完善和不断创新。好的管理制度能够协调企业的各个部门并实现不同部门之间的相互监督，最终可以降低企业经营风险，为企业长远发展提供系统保障。而有很大一部分中小企业仍未摆脱“人治”的管理色彩，所谓的企业管理制度、业务工作流程、职工考核体系仍然是老板的“一言堂”，最终都得由老板说了算，很难形成现代的科学的管理体系。而企业的信息化是以管理的规范化为基本前提的，如果中小企业无法从“人治”管理转型至“法制”管理，那么信息化的实现过程就会受阻，以致牵绊了中小企业持续、长远的发展。

2.1.2 责、权、利不清晰

我国相当一部分企业中都存在责、权、利不清的现象，特别是中小企业尤为严重。为了降低生产及管理成本，中小企业在用人上就会出现岗位职责不明晰，出现采用一人身兼多职，或者一项工作由多人负责等管理混乱的现象。企业内部管理上的这种责、权、利不清的现象存在着诸多隐患。譬如，生产主管兼管采购，就有可能导致采购成本的增加；而一项工作多人负责容易产生责任推诿现象，能负责的人很多，而到真正需要负责时却互相推脱，不可避免地会降低企业效率。这种管理上的缺陷势必影响企业信息化的进程。

2.2 中小企业缺乏对企业信息化管理的认识

中小企业对信息化的期望和应用现状存在较大的差距。许多中小企业无法像大中型企业一样，提出清晰明确的信息化需求与战略。大多中小企业的管理者对信息化的认识很有限，不了解信息化带来的价值，不理解信息化的相关技术，不清楚实施信息化的方法。在信息技术日新月异的情况下，中小企业管理人员往往缺乏意识、无从把握，存在怀疑和排斥心理。在一些较先进的中小企业虽然有了信息化的应用，却没有专门的IT部门甚至没有专门人员负责，部门之间没有共通的操作平台，工作上各自为政很少进行沟通协调，很容易出现数据无法共享、数据不同步、数据重复录入等问题。而有些企业只是罗列了一些IT技术来充当规划，所以对企业的信息化管理也产生不了实际作用。现在中小企业信息化出现了两种差距，要么不敢不信任信息化管理，要么不切实际浪费资金，没有合理有效利用花重金购买的信息化软件。

2.3 企业缺乏高水平的信息化系统管理人才

人才是企业的“根”，是企业能够长足发展的基石。无论是什么企业都需要各个方面的人才，企业除了需要普通的管理人才外，还需要懂得信息技术的技术型管理人才。就中小企业而言更加缺少既懂得管理又懂得信息技术的人才，一般情况下所谓的信息化管理人员，往往是只懂得检查网络安全、排除电脑故障等计算机的初级技术人员，不熟悉企业的相关业务流程，更严重缺乏企业管理知识，无法承担企业信息化管理规划与实施的重要责任。中小企业需要培养更多复合型人才，让这些人既懂得管理又懂得信息技术。只有这样才能够提升企业的竞争力，才能够推进企业信息化管理的建设之路。

3 深化信息化管理，提升企业竞争力

“企业竞争力”是由企业的一系列特殊资源的组合而形成的占领市场、获得长期利润的能力。中小企业要在网络经济时代提升企业竞争力，必然要深化信息化管理。中小企业的信息化，是一个系统工程，要从多方面进行。

3.1 正确认识、利用信息化软件

由于中小企业业务流程比较简单，因此他们的信息化应用也比较单一，他们往往不需要信息化系统中拥有复杂的流程管理，那些系统复杂度高、使用难度大且非常昂贵的软硬件产品往往不是他们最需要的。相比较而言，简单的流程更能够推动业务的快速开展。多数中小企业出于自身求生存的天性，其应用软件是为了照顾企业短期的利益，最直接的目的就是利用信息化操作提升作业效率，其本质上是由简单的手工作业逐步转向电算化的一个过程。对于中小企业来说，利用信息化软件同时实现创建有序的管理环境和提升工作效率，是一举两得的行为。而他们需要做到的，就是要正确认识软件的价值和正确应用软件。

对于中小企业，软件对于企业的规范管理来说是非常重要的，这影响着企业的长远发展。一般情况下，人们把中小企业管理分为三重境界，最基层的境界是企业管理的规范化；其次是企业管理的标准化；最高境界是企业管理信息化。而类似于ERP等管理软件，作为工具其价值在于协助中小企业构建一套标准化和规范化的管理体系，这也是中小企业引入信息化软件的最终目的。

通常情况下，大部分中小企业把自身定位成一个成长中的企业，认为有必要保留一些特殊的个性化的管理特性，因此他们总是要求所选择的软件产品要完全遵从现有的管理流程和特点来设计，以适应其原有的应用需求。其实，中小企业自身的管理模式在很大程度上还需要不断改进走向成熟，如果软件设计完全迁就原有流程，那就相当于用计算机对手工流程进行模拟，是“穿新鞋，走老路”的搞形式，只是一味地要求提高作业效率，而不是引进信息化，没有真正发挥规范管理的附加值作用。其实，对于多数管理软件而言，都是融入了先进的管理思想，以及众多用户的管理实践，其管理经验十分值得借鉴。它不仅能够帮助中小企业建立一个信息化的管理环境，提升管理效率和市场反应速度，获得即期的管理效益，也帮助中小企业提升管理规范性，获得长远发展的保障。企业无需购买软硬件、建设机房及雇佣IT 人员，只要通过互联网即可使用信息系统，并能及时获得最新硬件平台及最佳解决方案，缩短了信息化建设周期，能更快享受到信息化带来的价值。

目前，比较成熟的中小企业信息化软件及服务提供商有SAP、用友畅捷通、金蝶等。其中，SAP Business ByDesign是专门针对中小企业信息化开发的SaaS产品。该产品是基于云计算的SaaS商务软件，可以全面满足成长性企业的业务需求，最大化企业的投资回报。

3.2 业务流程要更加规范化科学化

中小型企业应改变企业传统管理模式，以业务流程管理为核心，让管理趋于简单化、科学化。以业务流程为核心的管理突破了部门职能分工界限，强调企业组织部门为业务流程而定，按照企业特定的目标和任务，把全部业务流程看作一个整体，将有关部门的管理职能进行有效的集成和组合，强调全流程绩效表现取代个别部门或个别活动的绩效表现，最终实现全过程、连续性的管理和服务。这种管理方式的优点在于缩短了过长的管理路线，建立了企业管理中心下移的体制；讲求的是流程之间上下环节的服从，流程内的成员相互合作与配合，流程各环节之间从对上级负责转换为追求下一流程环节的满意，组织单元之间的绝大多数工作衔接也将按照确定的顺序和规则进行，而不再需要一个专门的控制、协调机构，从而消除了传统业务流程的瓶颈。

3.3 注重企业文化建设、内涵建设，努力提升员工的综合素质

如果说资金是一个企业的物质基础，那么企业文化就是一个企业的精神基础。一个企业如果没有自己的企业文化，就像是一个人丢失了自己的灵魂。企业文化是指导企业制定顾客政策和员工精神的宗旨；是一个企业的主要价值观所在；是员工在工作中逐步形成的一种规范；是一个英雄人物标志、一种具有深远含义的价值观的凝聚；因此一个成功的企业必须注重自身的文化建设和内涵建设，提升企业自身的影响力。

中小企业要想健康快速地发展，必须提升所有员共的综合素质。特别是管理人员的信息化管理素质，信息化管理不是单纯地搞自动化，不是单纯地用技术来解决问题，而是一种管理创新。因此，企业需要对整个企业文化进行改造，对员工进行知识管理的培训。创造良好的企业文化，建立民主、透明、公开化的决策机制，充分尊重员工的知识价值，有利于发挥员工在知识管理链条中的作用等。企业拥有知识管理的企业文化，更有利于企业抓住市场机遇和迎接挑战，引领市场潮流，并对企业发展战略进行适时调整，有利于提升自身开展商务活动的应变能力。为了适应知识管理的需要，中小企业需要构建新型的组织结构——知识管理型组织。知识管理型组织不仅仅是一个生产、经营性组织，更是一种学习型组织。企业建立知识共享的环境，有利于提升和优化商务活动效率；其优势在于有利于更新和深化企业的知识；有利于增强员工之间的知识共享、沟通与交流；有助于提升企业的员工团队合作意识。企业应让贡献个人知识的员工得到充分的尊重，扩大这种行为的影响面以增加企业的知识储备。对于那些既懂得管理又懂得信息技术人员工要格外的“照顾”，给他们充分信任，让他们在实践中得到锻炼和提升，这样，有利于企业早日实现信息化管理。

4 结语

目前，从中央到地方出台了各项政策，其目的就是推进中小企业的健康发展、快速发展。然而中小企业的发展也需要一个过程，尤其是中小企业的信息化建设，是一个系统工程，在现实发展中不可能一蹴而就。推进中小企信息化，必须要以“效益”为关键点，以投入产出比为衡量指标，以解决企业发展中的短板问题为突破口，以效益驱动为纽带，扎扎实实地为企业“增效”。

[1]席丹.中小企业如何通过信息化实现增效？http://b2b.toocle.com2010.12.

[2]陈建凯.试论我国中小企业信息化策略[J].中小企业科技, 2011(1).

[3]中小企业信息化需要“方法论”管理需要信息化.中国网, 2011.3.

[4]中国中小企业信息化困境与对策.中国信息化网,2011-03.