强化档案意识,加强基层公共卫生档案管理

2012-08-15丁莉

中国卫生产业 2012年2期

关键词：公共卫生档案管理意识

丁莉

(南昌市疾病预防控制中心南昌 330038)

1 何谓档案、档案意识、基层公共卫生档案

(1)档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、科学、经济、医疗、文化等活动直接或间接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

(2)档案意识是指按照我们现代档案学理论,人们对档案性质与价值的客观认识,以及对档案工作性质、地位和作用的主观理解和正确对待。增强社会组织成员和档案管理人员的档案意识可以充分发挥对档案材料资源的积累和保护作用。

(3)基层公共卫生档案是记录基层公共卫生活动的重要信息,是日常开展公共卫生工作的第一手宝贵资料。根据国家有关公共卫生档案整理规定和要求,按照“集中统一管理”的原则,全面完成档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定和销毁等工作。

2 从3种角色4个方面强化档案意识

2.1 第1种角色—执行者的档案意识

基层公共卫生医务人员就是档案资料管理的具体执行者。

(1)真实意识:每一份档案材料最具价值的就是真实性。(2)具体意识:档案材料体现具体工作的实践的流程、步骤、时间、签名、批号等,在形成档案资料的过程中应规范书写,准确记录。(3)完整意识:将日常实践的工作材料完整齐备,应及时进行整理立卷,以保证卷内材料的完整及时与系统。(4)归档意识:基层档案资料室是档案管理的专门机构,已经安排了存放库房和专职人员,有足够充分的橱柜、环境、设备、保存好档案。

2.2 第2种角色—档案管理者的档案意识[1]

(1)培训教育意识。全体基层工作人员的档案意识有益于其档案管理人员的宣传。只有通过教育培训、讲解听课等模式才能让基层公共卫生医务人员都了解档案工作的重要性。(2)主动管理意识。档案管理人员不仅要主动加强档案室内外建设外,还应重视所属部门的监督与指导。(3)最终利用意识。档案工作的最终目的是提供利用,不仅要熟悉本档案室所藏档案的内容、数量、成分、档案材料的有机联系,更要了解研究档案以于提供利用工作。(4)科技现代意识:利用高科技手段管理档案工作,使档案工作与时代发展同步;加强档案管理人员现代知识的提高。

2.3 第3种角色—单位领导的档案意识

(1)要树立全局长远观念。作为基层的单位领导要把公共卫生档案事业全面具体地落实到实际工作内容中,围绕确保档案安全与提高档案管理水平,有计划、有安排、有步骤、有效益地全面开展具体工作。(2)制定严格档案管理制度进行标准化建设,配备专门档案库房,严格专人负责管理,严格程序收集移交,严格归档具体时限,严格档案交接签名,纳入年终绩效考核执行。(3)培养并锻炼专职档案管理人员。(4)加强上级主管部门对基层档案行政指导工作。

3 4步骤4级别加强档案管理

3.1 分类建档,逐级健全

基层公共卫生档案应按照总体性、综合性、分析性和学术性进行划分和归档[2]。基层日常工作包括:计免方案、效果观察、事故调查、检测报表、卫生监督、监测分析;重大事故、疫情爆发、食物污染、中毒调查、防治处置方案;法定传染病和慢性病的流行病调查、防治计划、疫情动态分析、疫情流行趋势预测;各项业务工作的计划、总结、月报、旬报、年报、调查表。