浅论工程施工资料的管理

孙振勇 赵世伟

（1.济南市黄河工程局 山东 济南 250032；2.潍坊市奎文区奎南房地产管理所 山东 潍坊 2610413）

1 施工资料管理的重要性

1.1 施工资料管理的意义

施工资料管理工作是企业施工管理工作的基本组成部分，对施工单位有着非常重要的意义。 做好施工资料管理工作，有利于施工单位顺利开展计量支付、质量评定、竣工验收等各项工作；有利于施工单位对工程的质量与安全进行监督和检查，一旦出现质量安全事故，有助于及时补救并分清责任；有利于施工单位提高施工管理水平，增强企业软实力。

1.2 施工资料管理的基本要求

1.2.1 及时如实

施工资料应是施工全过程的原始记录，是工程质量状况的真实反映，这就要求施工单位在施工过程中及时地进行现场检测，并将数据如实记录在工程表格上，而不能通过事后回忆编制资料或是肆意地编造资料。

1.2.2 准确严谨

施工资料表格是在施工技术规范的基础上制定的，其对填写内容和填写用词都有严格的要求， 这就要求施工单位了解表格的填制要求，严谨准确地进行记录。 尤其是主控项目内容填写应详细具体,不能以“符合要求”、“满足规范”来一概而论。

1.2.3 规范统一

施工资料使用的各种表格大小要基本一致且进行统一编号，按照施工工序和施工部位的划分都有专门的表格与其对应；表格中所有栏目均应填满，空缺项目用“”划掉，表中可继续填写内容的空白处用波浪线划掉。

1.2.4 明确责任

施工资料应由相关人员签字确认， 未经签字确认的资料是无效的；签字人应使用不易褪色的签字笔或碳素钢笔进行签字，且字迹应清晰、工整；签字盖章手续应齐全，不得漏签漏盖；签认日期应使用全数字法表示，不准只签月、日而不签年份等。

1.3 施工资料管理工作中存在的问题及后果

1.3.1 未配置专门人员

施工单位没有为工程配备专职的资料管理人员，而是由项目部各科室及各专业班组分别进行资料收集保存，施工资料要等竣工验收阶段一起整理，这会造成资料收集混乱或资料遗失损毁等现象。

1.3.2 根据规范肆意编造资料

施工单位不是根据施工现场情况如实编制资料，而是根据规范肆意编造资料，这种编造的资料不能为工程质量的监督检查以及竣工后建筑物的运行管理、检查维护提高任何帮助。

1.3.3 盲目地选用施工资料表格

施工单位编制资料时盲目地选用资料表格，从而使得资料表格在表格样式、字体大小、纸张类型等各个方面，不符合相关的技术规范，这为资料整理工作和组卷装订工作造成了不便。

1.3.4 施工资料填写不规范

施工单位在编制施工资料时，不仔细研究表格的填制要求，从而出现填写内容和填写用词不符合规范的现象； 或是因工作粗心浮躁，而出现填写字体潦草、遗漏填写项目、缺少签字盖章等现象，这都会使施工单位为资料修改而付出时间精力和重复劳动。

1.3.5 资料编制收集不及时

施工单位在原材料进场时把关不严，未及时索要合格证和检测报告；或是工序报验时不按规范要求填写报验单，而是口头报验延后再补资料；这会造成资料编制滞后、收集不全、责任不清的现象。

2 施工资料管理的正确措施

2.1 施工准备阶段

2.1.1 制定资料管理制度

施工单位应制定完备的施工资料管理制度， 针对施工资料的形成、积累、收集、归档等一系列工作制定详细的技术要求。 同时施工单位应在管理制度的基础上建立与工资奖金挂钩的奖惩制度。

2.1.2 建立资料管理组织机构

施工单位应组建以项目经理为首，由项目部各科室组成的施工资料管理小组， 其中项目经理对施工资料的管理工作负全面领导责任；施工单位应配备专业过硬、认真负责的资料管理人员，按照资料员岗位责任制做好资料管理工作。

2.1.3 认识资料管理的重要性

施工单位应对项目部全体成员加强教育与培训，使全员能理解施工资料管理工作的重要性，熟悉资料管理工作的具体要求，使大家端正态度，提高认识，熟悉方法，增强能力，杜绝轻视盲目、粗心浮躁的情绪。

2.1.4 明确归档范围和编制要求

施工单位应根据业主单位确定的归档要求，明确施工资料的归档范围和具体要求；同时施工单位应提前向监理单位索要应采用的工程技术表格，请教应参考的相关规范，明确填表内容与填表用词。

2.1.5 及早收集资料

施工单位应在工程中标及签订合同后，就对招投标文件、中标通知书、工程合同、设计图纸等进行归档管理；同时施工单位应及时向监理报批开工申请、人员进场、设备进场等开工资料，并注意保存测量放线资料。

2.2 施工作业阶段

2.2.1 加强与监理单位沟通

施工单位应加强同监理单位的沟通与协调，应尊重监理单位的技术权威， 在施工资料管理工作中严格按照监理单位的要求编制资料，凡是资料编制过程中有不明白或是不确定的地方应请教监理单位。

2.2.2 根据各自职责配合协调

项目部各科室及各专业班组应根据各自的职责分工，认真做好施工资料的编制收集工作；同时各科室及各专业班组应注意相互间的配合协调，服从资料管理人员的统筹管理，共同做好资料管理工作。

2.2.3 严格执行原材料和工序的报验工作

施工单位在原材料进场时确保合格证和检测报告等质量保证资料齐全且符合规范；施工单位应在工序报验时，准备好相关的报验资料，及时向监理进行报验，并注意做好隐蔽工程的报验工作。

2.2.4 资料管理人员应深入现场

资料管理人员应深入现场了解工程实际， 并落实专项技术方案，以便于加深对每一工序的理解，提高资料编制水平，从而使施工资料与工程实际能够更好地对应匹配起来，起到资料管理与现场管理互为促进的局面。

2.2.5 资料管理人员对资料上交进行督促检查

资料管理人员应督促项目部各科室及各专业班组及时上交资料，并记录好资料上交情况；同时资料管理人员应检查上交的资料是否出现表格不完整、格式不规范、填写不准确、缺少签字盖章、字迹不清晰等错误，如出现错误，应督促相关人员进行补齐或修改。

3 竣工验收阶段

3.1 通过施工管理工作报告进行施工总结

施工单位应在施工管理工作报告中对进度管理、质量管理、安全生产、文明施工、合同管理等各项管理工作加以总结，以便起到从成绩中积累经验，从不足中吸取教训的目的。

3.2 根据施工实际情况编制竣工图

施工单位应在施工现场记录及设计变更文件的基础上，根据工程建筑物的实际情况及时编制竣工图；编制后应在图标栏上方空白处使用不易褪色的红印泥加盖竣工图章，并履行签字程序；图纸宜采用国家标准图幅，并按规定统一折叠成A4 幅面，图标栏露在外面。

3.3 精选照片进行归档

施工单位应从日常收集的影像资料中精选出能清晰反映施工过程的数码照片加以冲洗，并用照片档案盒进行归档，盒中应附工程位置、部位、内容、现场人员、摄影者及摄影时间的简要说明。

3.4 根据业主要求进行组卷

施工单位应按照施工资料之间的有机联系， 科学地整理组卷，每卷资料厚度应控制2-4cm，但不同项目、不同内容的文件资料不可装订在一起，文件数量过多或案卷过厚的可以分订数卷，每卷档号应独立编写。

3.5 按照统一格式进行案卷编目

施工单位应对每一卷资料都单独编写页码，页号从“1”开始，案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码。施工单位应按照业主确定的案卷编目式样编制案卷封面、案卷目录、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表。

3.6 规范装订以便于保管和使用

施工单位应在装订前，去掉资料上的金属物以免锈蚀文件，残破文件应当修补，大张文件须要折叠成手风琴式；装订时在案卷左侧留出装订部分，用棉线绳勒紧结牢，采用“三孔一线”法装订，注意不要倒置或脱漏纸张；装订后应放入档案馆指定的无酸牛皮纸档案盒中。