将A c c e s s数据导出到E x c e l的应用

李静燕

（渭南师范学院数学与信息科学学院 陕西 渭南 714000）

0 引言

Access和Excel同属于Microsoft Office应用软件中的两个应用程序。这两个应用软件都可以进行数据管理和数据分析。Access数据库对数据的管理和存储结构化程度高，更多地是以数据管理为中心任务。而Excel相对于Access数据库的数据管理而言，对结构化存储方面要求就没有那么严格，而更多的是利用数学模型和数据方法对数据进行复杂的计算分析。实际中，用户可以很好地利用这两个应用程序的特点，结合起来进行有效地数据管理和复杂的数据计算和分析应用。

1 Access数据库表与Excel表的比较

1.1 结构化的Access数据库表

Access数据库将数据存储于Access表中，Access表又可以再存储到数据库“容器”（.mdb）文件中，并对数据库中的表进行关联，同时还可以创建对数据操作的查询、窗体、报表、模块等。

Access数据库中的表是一种结构化的二维表，所谓结构化是指，表的同一列数据具有相同的数据类型（相同字段名、相同数据类型、相同的数据存储宽度等）。每一列称为一个字段，字段的结构化又是由字段的属性来描述。要创建一个Access表，首先要创建表结构，来设计表中的每一个字段及相关属性，然后再向表中添加数据，即数据是在结构化的框架下填入表中的。

1.2 Excel表及Excel表的结构化概念

Excel表存储于Excel工作薄中，一个Excel工作薄可以创建多个Excel工作表。Excel工作表在存储数据时可以不进行结构化直接输入数据，系统根据输入的数据类型自动处理，而没有表结构设计的要求。

在Excel表中，每一列的数据可以是相同类型的数据，也可以是不同类型的数据。实际应用中，大量的Excel表同一列中的数据都是同一类型的数据，这就相当于进行了部分结构化或格式化，也就从一定程度上与Access数据库表有相同点。所以，Excel表是可以导入到Access数据库中，以Access数据库表的形式存储的。

Excel表能很好地与数据库系统结合在一起，成为数据库表，但是，在创建Excel表有一定的要求，即Excel表为“数据列表”或“数据清单”。

“数据列表”或“数据清单”指Excel工作表中包含相关数据的一个二维表区域，“数据列表”中的列称为字段，列标题是数据库中的字段名，字段名在“数据列表”的第一行。除字段名所在行以外，其他每一行称为一个记录，记录是“数据列表”的数据集合。“数据列表”中同一列数据类型相同，“数据列表”中不留空行。

在Excel中，可以把“数据列表”用作数据库。在执行数据库操作时，例如查询、排序或汇总数据时，Excel会自动将“数据列表”视作数据库。

2 Excel表的数据类型格式化

在Excel中，为了保证数据拥有相同的数据格式类型，可以预先格式化整列。格式化单元格数据类型主要有两种方法：一是使用“单元格格式”对话框格式化数据类型，二是使用“数据有效性”格式化数据

类型。

2.1 使用“单元格格式”对话框格式化数据类型

对每一列单元格在输入数据前先进行数据类型结构化。结构化方法如下：

选中要结构化的某一列，选择“格式”菜单中的“单元格…”命令，打开“单元格格式”对话框，在此对话框中选择与字段要求一致的数据类型。

2.2 使用“数据有效性”格式化数据类型

Excel中使用数据有效性用户可以建立一定的规则，它规定可以向单元格中输入的数据规则。方法如下：

选定单元格或区域，选择“数据”菜单中的“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在此对话框中可以设置有效性条件及输入信息和出错信息。

3 Excel的应用

Microsoft Excel不仅具有数据存储的功能，而且具有很强的数据计算能力，特别是Excel可以对多表中的数据有机地结合，并通过丰富的数学模型和方法对数据进行分析。如数据排序，数据筛选，数据分类，运用统计方法对数据进行t检验、回归分析、抽样调查、规划分析等[1]。

在Excel中还可以定义控件、窗体、VBA编程，结合Excel处理函数完成复杂的表格数据处理。

当然Excel与Access系统有着显著的不同，Access注重的是数据存储管理，它可以运用严格的结构定义来存储和管理数据，并运用数据表关联机制，进行数据完整性定义，从而保证数据处理中数据的一致性。但是，Access系统虽然具有大量的数据处理命令，但这些命令中却少见统计或数学处理模型或方法，如要对数据进行t检验、回归分析、抽样调查、规划分析等处理时，用户就必须自己重新进行复杂的编程，实现不易。Excel在这方面就具备了较强的处理能力。所以，用户可以很好的利用这两个软件的特点，利用Access进行数据存储和管理、程序设计、菜单定义、窗体制作等工作，而运用Excel对Access数据库中的数据进行复杂的统计或数学模型分析，大大减少用户不必要的编程[2]。

两者结合进行数据处理的基本过程可以描述为：首先把要处理的Access数据表导出到Excel表文件，然后运用Excel进行数据分析和处理。

3.1 将Access数据表导出到Excel表

方法如下[3]：

①打开想导出对象的数据库。

②单击要导出的某个对象，再选择“文件”菜单下的“导出”命令，打开“将表××导出为…”的对话框。

③在对话框中选择要导出的数据库文件类型，这里选择的是Excel文件类型。

④单击“导出”命令按钮，完成导出过程。

3.2 运用Excel进行数据处理和分析

①Excel中数据的合并统计

在实际的销售业务中，企业有多个销售部门，各部门都编制自己的一个销售数据表，记录各部门的销售业绩，而公司要对各销售部门的销售业绩要进行汇总，汇总为一个销售业绩总表，也就是数据的合并统计计算。Excel中的“合并计算”功能能够方便地解决用户的这个问题。此功能将多个工作表和数据合并计算存放到另一个工作表中。

②Excel中数据的高级筛选

筛选数据列表是一个隐藏所有除了符合用户指定条件之外的行的过程。Excel提供了两种筛选方法：自动筛选和高级筛选。自动筛选方法是基本筛选方法，但遇到复杂问题时，自动筛选功能无法完成，需要使用高级筛选功能来实现。

③运用Excel进行市场调查、抽样和相关性分析

市场调查是市场运作中重要的一个环节，在市场调查的基础上再通过频数分析得到数据的分布趋势，然后通过对调查数据的随机抽样，将抽样数据作为总体样本再进行相关分析，从而进一步了解调查指标间的相互关系。通过这一系列的分析处理，为产品或服务的开发提供有用的决策信息。

为完成这些工作，首先利用Excel来创建调查表，并向调查户发放，有调查户填写。用户将填写后的调查表回馈，调查者对回收的调查表汇总，形成汇总数据表。然后，再对汇总表中的数据进行频数分析和抽样相关分析。

4 结束语

Access注重数据存储和管理，而Excel具有很强的数据计算能力，特别是Excel可以对多表中的数据有机地结合，并通过丰富的数学模型和方法对数据进行分析。所以我们结合这两个软件的特点，可以利用Access进行数据存储和管理、程序设计、菜单定义、窗体制作等工作，而运用Excel对Access数据库中的数据进行复杂的统计或数学模型分析，大大减少用户不必要的编程。

［1］恒盛杰资讯.Excel数据分析与处理经典[M].北京：中国青年出版社，2007.

［2］肖慎勇，杨博.数据库及其应用[M].北京：清华大学出版社，2007.

［3］高升宇.Access数据库应用与程序设计[M].北京：中国人民大学出版社，2011.