科技文件材料的积累

陈丽娟

青海省水利水电勘测设计研究院，青海西宁 810001

科技文件材料的积累

陈丽娟

青海省水利水电勘测设计研究院，青海西宁 810001

科技文件材料的形成和积累，直接关系到科技档案的质量和科学技术的积累。做好科技文件材料的形成和积累工作，对建立完善、准确、系统的科技档案和雄厚的技术储备是非常必要和重要的。形成和积累工作做的越好，科技档案来源就可能越丰富，质量就越高，为提供利用服务就有可靠的基础，科技档案就能发挥更大的作用。

科技文件；材料；积累

作为一个勘测设计单位，日常工作接触最多的就是各类图纸及其相关的文字材料。这部分图纸和文字材料是在勘测设计活动中所形成的，如：设计图纸、设计计算书、可行性研究报告、水资源利用及各河流域规划报告和工程设计说明书等，统称为科技文件材料。

科技文件材料的形成和积累。直接关系到科技档案的质量和科学技术的积累。因为科技文件材料是科技档案的前身；科学技术的积累又是通过以科学文件材料为主要内容形成的档案。因此，做好科技文件材料的形成和积累工作，对建立完善、准确、系统的科技档案和雄厚的技术储备是非常必要和重要的。

1 为什么要积累

积累工作是一项贯穿在科技活动始终的经常性工作，我们之所以要做好这项工作，主要是因为：

1 ）可防止科技文件材料的散失、损坏，是确保科技文件材料齐全完整和准确有力的措施；2）即便自己工作中经常查阅，又便于在技术协调中广泛使用；3）积累工作是培养科技人员具有良好的工作作风，促进出成果、出人才必不可少的步骤；4）为形成完整、齐全的科技档案做好前期工作。

2 积累内容和范围

科技文件材料是否完整齐全、系统、真实、准确，除了靠平时积累外，还得有严格的规章的制度和科学的态度，就是说，首先要制定“科学文件材料积累工作细则”，对积累的内容、范围、方法、程序和措施应该有明确的规定和要求，并要把科技文件材料的积累列入科技人员责任制之中加以考核。

3 积累的方法和措施

确定科技文件材料的积累方法，要根据各种科技文件材料产生的不同专业特点和具体情况而定。根据笔者几年的工作实践，认为下列方法对设计研究院比较适合：

3.1建立科学文件材料的积累袋

积累袋是科学管理技术文件材料的好方法。它既可以把科技文件材料无遗漏的积累起来，便于工作，又能避免因人员调动或任务变更造成文件、材料失散，影响归档。积累袋的大小，以50*30*10（CM）为宜。袋面应印有：代号、名称、单位、时间、姓名和目录等项目。使用方法是：

1 ）分户积累—凡是承担项目的科技人员，在每个项目的开始，就将各种标准的归档用纸，连同积累袋领回，填写好袋面所有项目，并把个人未成文的手稿、草本、草图和笔记等放入袋内；2）项目积累袋—凡已经完成签署手续的成文科技文件材料，以项目组集中存在一个或若干个积累袋中，为使用方便需填写袋面目录，如袋内文件份数较多，还可填写袋内积累目录表，作为袋内账单。

3.2 建立账目，分头保管

1 ）分户积累袋由个人保管，目录就是帐，便于工作；2）项目积累袋由项目经理装袋，填写袋面代号、名称和目录等，交给专业组保管；3）专业组项目积累袋按项目编号、登帐，集中统一保管；4）专业组设兼职档案员，负责全项目组科技文件材料的积累、保管和监督检查。

3.3 建立科技文件材料供阅室

一切尚未完成现行效能的晒兰复制科技文件材料，可以存放在档案部门的供阅室，供阅室只编制临时登记帐，当任务结束或告一段落时，有科技人员抽出整理归档。这样既便于科技文件材料的周转，有利于科技文件材料的成套。

3.4 建立积累责任制

1 ）要在《细则》中明确规定，检查科技文件材料的形成是否齐全、准确和符合要求，是校对人员、项目组长和室主任的职责，是技术质量处业务会和总工办公室业务会的内容之一；

2 ）严格把关。对有问题的文件和缺少的科技文件材料，做到个人不出手，小组不出组，设计室不出室；

3 ）计划部门要把科技文件材料的积累列入计划，档案部门要经常督促检查各单位科技文件资料的积累情况，并给与业务指导和必要的卷夹图袋保管物品。做好宣传教育工作。是大家认识到；一份科技文件材料总结出来，个人确实花费了很大的精力，但这也是广大员工、干部、技术人员智慧的结晶，是国家的宝贵财富，集中统一管理起来，使它在今后的工作中发辉更大的作用。

总之，科技文件材料与科技档案的关系极为密切。科技文件材料的形成和积累的状况，直接决定科技档案的质量。我们要使科技档案齐全完整、系统与准确，就要尽可能的做好科技文件材料的积累工作。

就应该从科技档案的前身—科技文件的形成和积累工作入手做起。形成和积累工作做的越好，科技档案来源就可能越丰富，质量就越高。为提供利用服务就有可靠的基础，科技档案就能发挥更大的作用。

[1]曹喜琛，刘耿生.档案文献编撰学.档案出版社.

[2]宋维明.科技文件材料形成积累探讨.航空工业部档案馆.

[3]王传宇.科学技术档案管理学教程.档案出版社.

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1674-6708（2012）69-0006-01