浅谈企业物资采购风险的防范与控制

赵 婕

（西安市地下铁道有限责任公司运营分公司 陕西 西安 710024）

1 企业物资采购风险分析

物资采购是企业经营的一个核心环节，是企业获取利润的重要来源，是降低成本,提高效益的重要途径。企业物资采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险。企业物资采购往往是企业经营管理中薄弱的一环，容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍近求远、以次充好、收受回扣等等，也最容易造成积压浪费。

企业物资采购中主要存的风险：

1.1 采购计划风险

因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性；采购计划编制不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险。

1.2 采购合同风险

一是，合同条款模糊不清，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等；二是，合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优惠，以某以些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约；三是，合同欺诈。供应商盗用、冒用他人名义以虚假的合同主体身份与企业订立合同，或以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保；接受合同当事人给付的货款、预付款，担保财产后逃之夭夭；供货方签订空头合同；恶意变更合同主体；供应商在合同条款上任意设置障碍，如无故中止合同、更改合同条款、涂改合同条款等；四是合同日常管理混乱。

1.3 采购价格风险

一是，由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通,有意抬高价格；二是，由于供应商与相关业务人员在投标前相互串通，透露标底，使企业采购蒙受损失；三是当采购人员对价格预测失误而进行批量采购后，该种物资可能出现跌价而引起采购风险。

1.4 采购质量风险

一是，由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致企业不能正常生产，给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面的损害；二是，供应商提供的物资以次充好，直接影响到企业的生存与发展。

1.5 供应商延迟交货的风险

由于供应商在生产要素的组织管理等方面存在不足或决策失误，推迟交货日期，从而使采购部门不能及时采购到企业所需的货物，给采购工作带来延期交货的风险。

1.6 采购意外风险

物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险，如意外交通事故等不能正常供货、遭受缺货等风险损失。

1.7 验收风险

在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，不合规定要求等等。

1.8 存储风险

一是，采购量不能及时满足生产之需要，生产中断造成损失而引发的风险；二是，盲目进货，造成积压，大量资金沉淀于库存中，降低了资金周转率，形成存储风险。

2 企业防范物资采购风险的主要对策

2.1 建立与完善责任风险控制

首先，应建立与完善内部控制制度与程序，加强对职工尤其是采购业务人员的教育，不断增强法律观念，重视职业道德建设，做到依法办事，培养企业团队精神，增强企业内部的风险防范能力。其次，加强对采购人员的管理和培训工作。随着企业采购模式的不断进步，物资部门需要大量的既懂招投标、合同、法律、市场调查，又懂材料、设备等行业知识的复合型人才，只有不断加强对物资采购人员的培训，提高其业务素质，明确采购目的，对所要采购物资的质量和效用进行通盘考虑，在为企业节约采购资金的同时，保证采购质量，才能根本上避免人为因素造成的采购风险。

2.2 强化对供应商的选择和管理

在订立采购合同之前，须对参加投标的所有供应商进行资格审查，以便在采购活动的初期把由供应商方面的不确定性所带来的采购风险控制在最低限度。一是，选择好供应商。首先要看供应商是否正规、企业质量管理体系是否健全以及产能状况是否能够满足采购单位的生产需求。一种物资应该由2～3家供应商同时供货，并要分为主供应商和次供应商。这样既能够保证物资供应的稳定性，又能保证物资供应的连续性。二是，了解市场。物资采购人员应对所采购的物资进行市场调查，了解发展趋势和当前的供需状况及价格水平，并根据调查情况谈判。三是，建立供应商动态管理机制，在企业内部建立一套严密、完善的采购管理体系。做好对供应商的评价，要求供应商具有有效的质量保证体系，并在实际操作中严格执行相应的标准。四是，努力与供应商建立一种互信互助、共同繁荣的战略合作关系。对于需求量很大、依赖性强的物资，可以采用参股或收购、兼并等措施与供应商建立合作关系,让供应商能满足企业长期的物资供应需求。

2.3 强对物资采购全过程、全方位的监督

全过程的是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制定、签订合同，质量验收三个关键控制点的监督，以保证不弄虚作假。内部监督、财务审计、制度考核三管齐下。科学规范的采购机制，不仅可以降低企业的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部干扰。

这里我们要做好以下几个方面的工作：

1）为了避免因物资采购计划编制不科学，规格、型号、数量不准确，造成物资采购积压，应该按照内控制度要求建立物资采购计划分级审核体系，审查物资采购计划的编制依据是否科学，调查预测是否存在偏离实际的情况，计划目标与实际目标是否一致，采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施等等。

2）企业要降低质量、交期、价格、售后服务等方面的采购风险，最关键的是建立起供应商管理体系。首先，应对供应商的品牌、资质、销售业绩、仓储能力等进行详细的调查，成立一个由采购、企管、技术部门组成的供应商评选小组，对供应商的质量水平、交货能力、价格水平、技术能力、售后服务等进行评选；其次，对供应商的产品进行小批量的试用，根据合作情况，逐步加大采购的力度；第三，每年对供应商进行一次复审评定，所有供应商都必须满足ISO9000标准的要求。考评指标包括供货质量、履行合同次数、准时交货率、来料批次合格率、价格水平、合作态度、售后服务等。其次，要对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货时间、账号、地址、运输、结算方式等各项内容，按照合法性、可行性、合理性和规范性四个标准，逐一审核。对合作很好的供应商，与其建立长期战略合作伙伴关系。

3）做好合同鉴定管理。一是，审查签订经济合同当事人是否具有主体资格，是否具有民事权利能力和行为能力；二是，审查经济合同当事人意思表示是否真实；三是，审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求；四是，审查经济合同主要条款是否完备，文字表述是否准确，合同签订是否符合法定程序。可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象；提请当事人对缺少的必备条款予以补充；对显失公平的内容予以修改；对利用经济合同的违法活动予以制止，从而减少和避免经济合同纠纷的发生。

4）做好对合同台帐的管理。当前，合同纠纷日益增多，如果合同丢失，那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。因此，设立专人建立合同台帐、做好合同登记，运用科学管理手段，随时掌握合同履行的进展情况，也是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。一是，对于已签订的合同要整理成册、妥善保管；建立合同台账、合同汇总以便及时查找合同履行情况。二是，合同管理部门应对交付合同进行分类编号，并建立合同台账。合同统一编号，每一份合同包括正本、副本及附件。三是，合同履行完毕要及时建立合同档案。

5）对物资采购合同执行中的监督管理。一是，审查合同的内容和交货期执行情况，做好物资到货验收工作和原始记录，严格按合同规定付款。如有与合同不符的情况，要及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货款拒付。对有关合同执行中的来往函电、文件都要妥善保存，以备查询。二是，审查物资验收工作执行情况，对物资进货、入库、发放过程进行验收控制。三是，对不合格品控制执行情况进行管理，审查物资管理部门是否及时记录发现的不合格品。四是，重视对合同违约纠纷处理的管理。五是，采取“零库存”策略,并保持一定的产成品存货以规避缺货损失、满足需求增长引起的生产需要；建立牢固的外部契约关系，保证供货渠道稳定，降低风险，规避成本。

6）建立物资采购过程绩效考核制度。许多风险归根到底是人为风险，企业应根据物资采购各个不同过程，建立各个环节的续效考核制度，把采购任务和各项相关指标和责任转化分解，明确规定出库存指标和工作标准，分解，落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，层层把关，调动积极性。以尽量避免采购风险的发生。

内部控制不仅体现在制度和程序上，关键是如何控制物资采购各个关键点，只有不断加强对物资采购各环节人员的管理，建立部门之间相互制衡的机制、关键岗位轮岗和定期检查制度，才能使制度发挥其应有的控制作用，把企业物资采购风险降到最低，提高企业的物资采购效益，保证生产的顺利进行。

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