办公自动化的文书档案归档

2012-08-15丁辉

科技视界 2012年27期

丁辉

（长春市康宁医院吉林长春 130200）

21世纪是一个信息化的时代，现代科学技术的广泛应用，为社会的全面发展带来了生机和活力。随着办公自动化尤其是网络技术的应用，从根本上改变了我们传统的办公模式，公文的起草、审核、签发乃至其中每一个环节的传递过程，甚至包括接收、查询等，都可通过计算机及其网络实现，从而最终实现无纸化办公。在办公自动化的实际应用中，档案管理系统作为其重要的组成部分，对现行档案管理体制的影响是深远的，尤其是对文书档案归档工作，其中许多问题值得深入研究与探讨。

1 立卷方式

利用计算机管理档案，在文件的传递、排序、编号检索以及存储上具有明显的优势，但并不是所有档案工作都可以由计算机来替代：比如文件的鉴定、分类、组卷等。由于这些工作主要依靠人的经验来判断，没有一个固定的量化标准，用计算机实现自动判别很困难。因此，在需求分析阶段就应考虑如何利用计算机的优势，充分发挥档案管理系统的效能。档案管理系统不是手工管理模式的翻版，在需求论证时，必须对手工管理的每一个环节进行详细的分析，分清哪些环节宜于计算机管理，哪些环节必须人为干预，哪些环节可以通过改变管理模式而达到能够适应计算机管理。经过这样的分析过程，我们会发现，档案管理系统的难点，关键在于文件转化成档案的这一过程，即文件的立卷过程。按照传统的档案管理模式，这一过程我们需要经过文件的鉴定，包括归档鉴定（即鉴定文件是否需要归档）和期限鉴定（即鉴定文件的保管期限），文件的分类，文件的组卷，并且要拟写案卷标题，填写卷内目录和备考表，排列案卷顺序，编写案巻号等程序。这其中文件的鉴定，文件的分类，文件的组卷，拟写案卷标题等都需要人为去判断，这无疑使档案管理系统的设计变得复杂而繁琐，无法充分发挥计算机的优势，制约了档案管理现代化前进的步伐。因此简化归档程序，改变立卷方式，采用单份文件归档将是我们改革所向、大势所趋。

单份文件归档，文件不必进行分类、组卷，省去拟写案卷标题等一系列程序，可以很好地解决计算机归档难的问题，但要注意，即使改变了立卷方式，文件的鉴定工作还是需要人为去判别，并且不能省赂。因此，在文件归档环节中，档案部门的主要职责就是进行文件的鉴定工作。由于文件无需分类、组卷，文件经鉴定后可以直接进行排序编号，迅速转化成档案。使归档工作变得方便而快捷，这将会极大地缩短每年的文书归档时间。采用传统的立卷方式，一些单位的文书立卷工作往往要在下半年才能结束，而采用计算机辅助单份文件归档，在实际应用中，一人一个月即可完成30个部门6000多份文件的归档工作，大大提高了归档工作效率。

2 利用方式

以手工为主的档案管理不仅消耗着大量人力、物力，而且档案信息含量与档案实体量的比值处于较低水平，管理手段的落后导致了档案利用工作方面的许多问题：档案利用率不高（包括人次和卷次），查找效率低下、查准率较差，严重制约了档案信息资源的有效利用。这种状况已不能适应档案工作发展的需要。因此，实现档案管理手段和利用方式的转变，即实现档案信息资源的计算机现代化管理，是今后档案工作的基本发展方向。

运用计算机对档案进行管理，将摆脱以往相当长时期内的一种经验式的模糊管理状态，实现档案管理由案卷级深入到文件级，由单一途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理过渡到内、外部特征（目录和内容）合并管理的转变，为高效率的档案利用工作奠定坚实基础。

同时基于计算机的高效处理能力和网络技术的迅速发展，将提供给以往无法实现的管理途径和方法：可实现档案信息与载体的分离利用，可在权限控制的基础上实现用户的自动检索、全文检索和网上检索等利用方式;可与其他信息子系统建立关联，提供经营管理信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量、精度和效率，实现档案工作服务水平质的飞跃。

计算机提供利用的方式与手工方式相比具有极大的优势和灵活性，在档案现行利用中可要求系统作出实时响应（以秒来计算）和脱机批处理方式，可保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制，并实现文件、图像、声音的多媒体处理、综合利用和异地查询等，从而有利于促进各项业务工作的发展。

3 对电子档案管理的几点看法

1）对档案管理人员的要求

电子档案的管理工作从形式上看，工作人员只需按动键盘就可以完成各项管理工作，很轻松，很方便，而实际上要求每个档案工作人员要有很高的文化素质。在对电子档案管理的过程中，计算机网络技术、形象技术、数据库存储技术和人工智能技术的广泛应用，要求档案管理人员不仅要掌握扎实的专业知识，同时又要有比较广泛的现代科学知识，以适应社会对档案工作的要求。为信息社会的发展、为人类的进步服务。

2）保证原始性是管理电子档案的关键

尽管电子文件的原始认定遇到了认识上和技术上的障碍，但我们不能否认它的原始性存在，关键在于我们如何保证这种原始性。我想可以通过法律手段、行政手段和技术措施来解决。首先，依靠法律行政手段规范人的行为，保证电子文件的原始性，在电子文件的形成、归档、管理、利用等环节责任到人，对有关人员建立连锁责任制，以法律行政手段予以控制。其次，要高度重视技术措施，这是保证电子档案资料安全可靠的最重要前提。