分析我校档案管理工作现状及对策

郭 明 齐园园 唐 亮 李 静

（沧州医学高等专科学校 河北 沧州 061001）

随着我校教育事业的飞速发展，教学、科研和行政管理工作对档案工作提出了更高的要求。为更好地为学校提供档案服务,必须进一步提高档案工作的质量和效率,本文将对我校档案管理工作的现状进行分析探讨。

1 目前我校档案管理工作中存在的主要问题

1.1 档案管理体制不合理、制度不健全

随着学校的发展，传统的档案管理体制已经不再适用于现今的档案工作，原来确定的归档范围和保管期限,也已不能适应当前教学改革和发展的需要。因此学校急需建立科学、高效的档案管理体系，以适应档案现代化管理发展的需要。

1.2 馆藏结构不平衡

党政文书、红头文件多，科技、教学、基建等业务档案少；纸质档案多，音像、电子、实物等特殊载体的档案不足；共性档案多，特色档案少。同时，原来一些应该收集归档的档案材料没有及时归档，漏归现象严重，造成大量珍贵档案缺失。

1.3 档案编研滞后

档案编研是一项沙里淘金的工作，是对档案信息的二次开发，具有较强的目的性，可以提供更有效的服务。而这一点恰恰是我们的弱项。随着学校的升格、发展，由于日常工作繁忙、人员的更换和紧缺，导致没有时间进行深入的调查和精心的策划，因此导致档案编研滞后。

1.4 档案室技术设备落后

由于种种原因,我校在利用各种先进的现代化技术设备进行馆藏资源建设、提供档案信息服务等方面比较落后。没有实现档案电子化扫描，也没有实现以网络为依托的信息共享，大大制约了档案利用率。

2 改善我校档案管理工作的对策

2.1 加强档案资源运用的宣传工作，提高相关人员对档案资源的重视性

相关部门应该运用校报及校园网等传媒手段对档案资源运用的作用及所产生的社会效益和经济效益进行广泛的宣传，让人们从潜意识中就加强对档案资源的重视，并通过强大的宣传还能加强相关领导对档案资源管理的重视，从而改善档案资源管理及运用工作中的不足，这也有利于档案资源相关工作人员使命感及责任感的提高，并且更加认真地投入到档案资源的管理当中，充分地提高档案资源的运用。

2.2 建立完善的档案管理制度及监督机制

档案管理工作中应该根据实际的工作情况，制定完善的档案管理制度，档案管理队伍再优良，但没有相应完善的管理制度进行规范，那也是很难发挥其优越性的，只有完善的管理规章制度才能让管理人员的工作能够有法可依、有章可循，俗语说，无规矩不成方圆，对于一个工作单位更是如此，而且完善的档案管理制度能够最大程度的保障档案资源的完整性，以免档案资源的泄露及丢失现象的发生。[1]

2.3 建立健全权责分明的档案管理网络

完善的档案管理网络，是把好档案工作质量关的保障。高校的档案管理网络，应设四个层次。一是院校分管档案工作的领导，其职责是经常听取档案工作汇报，确立档案工作的发展目标，研究解决档案工作中存在的困难和问题。二是明确主管部门 （综合办公室）。主管部门主要职责是统筹规划，协调学校档案工作。三是综合档案室，（有条件的重点院校，还应设立档案馆），其职责是对各类档案进行集中统一管理和提供利用，并对各部门文件材料的形成积累和整理归档进行监督指导。四是各部门专（兼）职档案员，负责本部门形成的各类档案材料的收集整理和按时移交，同时由一名部门负责人分管监督。档案管理网络及其职责，应通过院校档案管理办法或管理制度固定下来，逐步做到“三纳入”四“同步”，即纳入学校计划和规划，纳入规章制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、总结、检查、验收各项工作的同时，布置、总结、检查、验收档案工作。

2.4 严格实行部门立卷制度,切实提高各部门专（兼）职档案人员的业务素质

只有在档案材料的形成部门进行日常立卷,才能使各种文件材料完整,从质量上来讲,可以说是一个关键的环节。而如果都完全依靠档案室来立卷,往往有些文件材料已错过了收集的时机而不可弥补了。目前部门立卷归档制度在我校没有很好地实行，主要原因是专（兼）职档案人员业务不熟、对归档工作的重视不够，不能完整、及时地按照要求立卷。对专（兼）职档案员来说，必须要有系统的档案基础理论和专业知识，要做到一点，必须加强档案岗位培训和学习，不断提高业务素质。

2.5 保证归档按时、完整、规范。由综合档案室抓落实，确保各部门归档材料的按时、齐全和规范

这需要综合档案室经常给予各部门档案员业务指导，必要时要请专家指点；各部门档案员也要经常与综合档案室沟通交流，不断学习。

2.6 加强档案资源运用工作中的保管与防护

档案资源原本就是为广大师生的运用进行服务的，因此档案资源一般是开放式管理的，在档案资源的开放中，就需要档案资源管理者做好以下基本工作。首先档案资源应该做好副本的管理工作，并不断地对副本进行完善，并且检索工具应该科学，途径具有多样化，从而形成比较科学的检索体系；档案资料卷的质量应该比较优良，这样在使用过程中损坏性才比较小；档案资源的开放运用过程中还应加强监控力度，以保证档案资源的安全，可以运用现在的高科技及网络工具进行管理。

2.7 加大投入，改善档案室设施条件，将档案工作数字化，逐步实现信息共享

随着科技发展和办公自动化水平的提高，大量电子文档与有用的数字信息应运而生，建设数字档案馆是高校档案发展的必然趋势。档案实现数字化以后，可以使档案的查阅效率大大提高，也更有利于重要档案的保存。当数字档案形成一定规模以后，我校还可以建立数字档案的目录检索、全文检索、授权访问系统，通过校园网、英特网提供档案利用服务，充分发挥其信息优势。通过公布、开发部分历史档案文献，传播学校悠久、灿烂的历史文化，真正体现“信息数字化，传输网络化，馆藏超时空化，服务在线化，利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文”，实现档案信息的共享。将我校档案工作推上更高的水平。

［1］许莉莉.试析档案资源的管理与运用[J].办公室业务，2012（4）.

［2］贾桂玲.隐蔽工程档案管理存在问题与对策分析[J].中国科技博览，2011(7).

［3］郭璇.浅谈项目工程电子档案管理与安全利用[J].广东科技,2011(16).