电子文件原始性保护的基本措施

周 燕

（盐城师范学院 江苏 盐城 224000）

随着信息化的发展，电子文件已经以其无可争议的生命力成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具。但是由于电子文件是在数字设备及环境中生成的，这就造成了其内容与载体的可分离性，使得电子文件极易被篡改、复制。这严重影响了电子文件的原始性。因此，为了能够更好的利用电子文件信息，笔者从可行措施等方面研究保证电子文件的原始性问题。

一、电子文件原始性认定的作用

“原始记录性”是档案的本质特性之一，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质规定性所在。档案是历史的真凭实据，它可以成为查考、研究和处理问题的依凭，认定法律权利、义务与责任的证据，以及政治斗争、外交斗争和教育人民的工具。这就是档案的凭证作用。档案是事实、知识经验的记录，它记录了历史活动的事实和经过，也记录了人们在各种活动中的思维过程，它能提供人们互有联系的、系统的、广泛的情报。这就是档案的情报作用。原始性是档案具有凭证作用或情报作用的基础。没有了原始性，一切就无从谈起。

电子文件也是一样，它同样拥有凭证作用和情报作用。电子文件的凭证作用除了体现在满足正式的法律程序需要外，还体现在行政管理等方面，如需要该文件能证明某些行为是否曾经发生，是否有过某个决定等。电子文件的情报价值可以为社会上更多的人提供更长期、反复的利用活动。对电子文件来说，原始性认定显得更为重要。如果无法认定电子文件的原始性，就无法保证电子文件的完整性和真实性，电子文件的证据价值和法律效力便无从谈起，真正意义上的办公自动化和文档一体化就不可能实现。

二、影响电子文件原始性的因素

影响电子文件的原始性主要有两方面的威胁：一是电子文件的易更改性。电子文件在形成和使用过程中，如果不采取控制措施，极易不留痕迹的被改动信息。二是电子文件信息的软硬件依赖性。由于软件平台的不断升级，若要保证电子文件信息的可读性，必须对文件进行适时迁移，以适应新的计算机技术。而迁移过程会造成某些信息的变化或丢失，影响其原始性。具体而言，影响其原始性的因素主要有以下几个方面：

（一）内容与载体的可分离性造成文件内容的易变性

纸质文件一旦形成，其内容的原始性就完全依附在载体的原始性上，内容和载体实现了有机结合，任何一方发生变化，文件自身的原始性就不复存在。而电子文件由于形成的特点和形式，其内容与载体是可分离的，使电子文件具有可控性和可变性，即通过计算机可以对文件内容随时进行自动整理、检查、分类、组合、修改、拷贝、复印或销毁。如,电脑“黑客”与病毒的存在、用户根据自己的需要对信息的取舍以及工作人员技术操作失误引起的文件信息损坏、更改等。并且这种更改在磁盘和可识读的计算机屏幕上看不出任何破绽。这种易修改且不留痕迹的特性对电子文件内容的原始性构成了极大的威胁。直接影响到电子档案的原始性。

（二）载体的不稳定性易造成文件载体的易损性

纸质文件的载体不受温湿度、磁场、振动、病毒等因素的影响；而电子文件的载体主要是光盘、磁盘和磁带，这些载体对环境的温湿度、防磁性、抗震动、抗病毒等条件要求很高，极易发生破碎、磁粉脱落、磁带粘连，而且电子文件的介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。也都直接威胁着电子文件的原始性。

（三）制作过程的虚拟性易造成文件内容与形式的失真性

纸质文件制作者必须制作一份或一批原件，才能把文件的内容传输出去，以供传阅、使用。电子文件的制作者是将纸质文件转化为数字信息进入网络，即从文件的实态转化为虚拟态，网络传递的仅是文件信息，利用者可以在不同的时间、不同的存储载体上进行拷贝、转存、下载。但是文件在转存、拷贝、下载过程中无法保证不被人为修改。这就严重威胁了电子文件的原始性。

（四）技术的不断更新造成文件载体生存环境的局限性

纸质文件一旦形成，其结构、格式就保持在“初始”状态。而电子文件的“生存环境”往往被不断更新的电子计算机的技术环境所破坏，如果找不到适应自己生存的环境，就有可能造成文件内容无法再现，无法读取。

（五）签名技术不普及易造成文件的可质疑性

纸质文件从起草到成文，都有相应的签署手续或印章显示在上面，保持了文件的原始“本色”。因此，纸质文件借助签署手续或印章显示手段，可以很容易判别其真伪。而电子文件签署技术目前在我国尚不成熟，更不普及，使借助印章或签署的字迹来判别一份电子文件的原始性，还存在技术和管理上的难度。

除了上述客观的环境因素外，破坏电子文件原始性的最大风险就是人们自身。而有些人由于有时受道德的缺失的影响，在自身利益的驱使下，对于电子文件的原始性构成了强大的威胁。偷窃与篡改的技术手段也在发展，那么保护的技术就更进一步，这两者间的博弈总是不断的在进行着。因此，提高人们的电子信息道德和法律素质是十分必要的，特别是对于电子文件的保护意识是十分必要的。

三、保护电子文件原始性措施

借助现代化的高新技术和实践中不断积累的经验，通过对电子文件原始性的确认，规范电子文件的管理机制，建立信赖的电子文件管理系统，从完善法律制度和健全法制意识方面制定有效的措施，以确保电子文件的原始性。具体可用的措施有：

（一）原始性的确认

当前有三类方法可以对电子文件的原始性进行鉴别：

1.行政授权确认

确认电子文件的原始性可以采取行政手段，由权威机构授权确认与公布，如提供电子文件的拷贝的同时提供相关的证书或者证明，以确保其拷贝的原始文件是真实的。

2.由相关的证据证实

电子文件的原始性还可以通过相关的证据提供旁证加以证实，如通过文件所附的元数据或是系统对该文件的审计跟踪记录等进行证明，而元数据和审计跟踪记录可以通过查阅系统中关于电子文件管理元数据信息，来对其原始性进行证实。

3.技术论证

随着I T技术的发展，已经有一些技术方法，如公共密钥体系、数字签名、数字证书和数字水印等，可以用于电子文件原始性的技术论证和技术鉴定。管理人员可以使用这些技术方法为用户提供可被验证真实与完整的电子文件拷贝。

（二）规范的管理机制

由上可见，技术方法并不适用于文件保存期间的原始性论证。保存在档案馆或是档案室的电子文件原始性与完整性的确认还是应由严格的管理机制为其属性的非改变做出证明。主要是：

1.维护电子文件的完整性

电子文件的原始性和完整性是密切相关的。在考虑电子文件的原始性的过程中，不能忽视其完整性。在电子文件管理系统中，其完整的信息一般是通过设计阶段预设在电子文件系统中的，作为一个持续的动态过程自始至终伴随着整个电子文件的生命周期，这样才能保证电子文件具有原始性。因此，电子文件的完整性为原始性提供了基础和保障。

2.对人的行为进行规范与监督

人是破坏电子文件原始性的最难预防因素，因此严格控制人的行为，对人与文件的相互作用进行严密监督，是防患于未然的管理举措。

（三）建立有效的电子文件管理系统

机构应制定相关政策和措施，为电子文件管理系统的可信赖性提供约束与规范。一个可信赖的电子文件管理系统应具有严格的规则：应对文件的创建、维护以及使用进行控制，以确保文件管理系统中文件的原始性；应能够识别文件的核心信息，包括文件创建者姓名、收件人姓名以及保管者姓名；应能够识别与文件相关的各种行为或事件等。

（四）从法律上维护电子文件的原始性

法律是保障电子文件原始性和可靠性的最有利的武器。因而必须制定严格的法律来打击那些破坏、损毁和盗窃电子文件的行为，增强人们的法制意识，规范人们的行为，为电子文件创造一个法治、文明的利用环境。可以采取：

1.用法律的形式明确电子文件的法律效力，使电子文件的原始性和可靠性有可靠的制度约束。

2.明确档案馆在电子文件管理中的地位，赋予档案馆转化电子文件为电子档案的职能，使维护电子档案的原始性和可靠性成为档案馆法定的责任和义务。

（五）加强社会法制意识

对于电子文件原始性的保护，是社会每一个成员的责任。只有大家都加强了文件法制保护意识，那么电子文件的原始性、可靠性才可以有效的得到保障。因此，不仅是从法律上要加强对电子文件的保护，更要从社会道德意识上来加强对电子文件的保护。可以进行专门的主题展览，利用社会媒体加强对合法利用文件的宣传，可以进行一些街头的宣传活动，拉近市民与电子文件法律知识的距离。更可以配合学校教育，将对电子文件、电子档案的保护意识抓起。通过这些措施，可以有效的提高保护电子文件的意识，从社会法制和社会道德意识层面上来提高对电子文件原始性的保障。

综上所述，相对于传统的纸质文件，电子文件有着相当大的优越性。在使用上，电子文件存储方便、利用快捷、节省空间；在成本上，电子文件的成本相对比较低廉。这使得电子文件在办公领域和档案管理中，甚至是在整个社会生活中占据了一席之地。并且借着信息技术的飞速发展，电子文件更将成为未来社会文件主导形态之一。因此，鉴于电子文件巨大的利用价值，对于其原始性的保障也越发重要和迫切。