小议OA系统在高校日常办公中的实际应用价值

马晓花

摘要:随着我国国民经济信息化建设的倡导和步伐的加快,电子计算机信息技术的得以快速发展。很多企事业单位、国有企业、政府机构,乃至高校都把OA系统当作信息化开发与实施的重点,以方便日常办公信息的管理与共享。然而当前高校OA系统层次类型不高,使用情况也不理想。

关键词:OA系统;高校;应用价值

1.引言

当代科技和经济的快速发展使得办公自动化在人们日常工作中应用越来越广,其中校园网络的快速发展带动了高校办公自动化的逐步建设和应用。办公自动化的英文名为Office Automation,简写成OA,该系统是以计算机技术作为中心,借助现代通讯功能把办公业务活动物化到各种设备中,从而构成一个对文件管理、文件处理和日常办公等进行自动化管理的系统,以达到使办公业务流程和信息共享更加便捷、效率更加高速。本文在讨论办公自动化在高校的发展现状的基础上分析其实际应用价值。

2.高校办公自动化的现状

现代社会经济的快速发展,凡是有工作办公的地方就会有网络办公自动化的运用,许多高校在网络建设的基础上根据自己的需求和自身具备的设备设施,建立了自己的OA系统,推出了一些网上业务,其中部分公开的校务不仅丰富了校园网络信息,而且推动了校园数字化和信息化的全面建设。

2.1高校办公自动化系统的层次类型

办公自动化系统的层次类型主要有事务型、管理型和分析决策型三种不同层次类型,由于高校具有多层分级机构的特点,每个系统都必需设定机构权限将用户映射到具体的机构下操作,而管理型办公自动化系统是将最为普遍的电子表格、文字处理、文档管理等等各种应用电子公文处理数据库和综合信息结为一体的OA系统,更加适合还处于起步阶段的高校办公自动化。第三层次分析决策型办公自动化系统旨在对综合数据库系统提供的信息进行分析筛选后做出应用决策,这主要是企事业单位或者政府机构采用的办公自动化系统,目前的高校OA系统并未涉及。

2.2高校办公自动化系统的应用

随着高校办公自动化的运用发展,使用计算机的人员素质没有得到相应的提高,使用的人员范围狭窄,OA系统的应用效率不高。甚至许多人员都没有掌握计算机设备的性能,无法正确利用电子计算机进行文字编辑、打印文档和传输文件。此外,工作人员的故有观念没有随着计算机的发展而改变,高校教育没有与办公自动化的快速发展对接。比如,很多人员仍把计算机看成打字机、计算器之类的工具,对高技术的潜在应用价值淡漠处置,这就造成办公自动化领域仍存在大量空白点需要填补和完善。

2.3高校办公自动化系统的管理机制

办公自动化系统是一个巨大复杂的工程,该系统从设计、分析、应用和维护的整个过程都要精心管理。为此,建立一个科学合理的管理体制是保证系统有效运行的重要措施,高校办公自动化系统才不至于形同虚设。目前,虽然很多高校都在通过需求分析选择相适应的系统层次类型,在做好思想工作的基础上顺利推行选中的办公自动化系统。但是,部分高校因为没有详尽明确目标规划,联系学校实际,使得系统的设计功能繁多我,造成办公自动化资源的闲置与浪费。另外,滞后的高校人才教育缺乏专职的计算机人员,这项重要的保障一旦没有将使得高校OA系统能顺利应用实施成为纸上谈兵。

3.高校办公自动化的实际应用价值

针对办公自动化系统的选择和运用复杂性,主要的解决方案是建立一套有效完整的政策。在高校校园这个多平台的环境下,高校可以通过提升办公自动化的运用层次类型,加强办公自动化系统的管理机制建设的方法来提高OA系统在高校办公自动化的应用效率,使其应用价值得到跨越式飞跃。

3.1 OA系统让高校实现了开放式远程办公

现代化的计算机通信系统将办公自动化系统合成一个完整的OA系统,它可以使办公信息和业务流程省去许多不必要的环节,这样高效的应用不仅有利于学校自身范围内的信息资源共享还更方便快捷的与外界沟通和传达信息。由于现在越来越多的高校都在调整布局结构,其规模日益扩大,各个校区因其地理位置的不同,这其中各个的校区信息情况都要传达到本部,获取领导批示等,这些因素都让OA系统在高校办公中应用的需求扩大。办公自动化可以不受地理空间的影响,实现跨地区办公管理,能全面支持不同位置校区间的协同工作。这种完善的OA系统会使越来越多的虚拟的办公室、移动的办公室出现,这种走出去的办公室应用的范围区域也会越来越广。

3.2 OA系统的拓扑结构有助于高校领导正确决策

OA系统的拓扑结构可以方便高校的教职员工无论身在何处都能够登录系统,获取信息,时下学校的办公自动化正在走向智能化的第三层次类型,完整的办公自动化系统更能提示信息的价值和意义,高校领导可以根据办公自动化系统储存或者传送的有用信息进行分析,这样智能化的活动能有助于高校领导做出前瞻性的科学决策。

3.3 OA系统有利于高校教职工和学生的学习

高校是一个知识快速传播和更新的场所,而知识管理也越来越多的融入到OA系统中,信息建设的快速发展,办公自动化从最初的信息整理要求已逐步被要求对隐蔽信息的挖掘与有效管理。办公自动化能够向高校教职工和学生提供一个宽阔智能化的知识学习平台,里面获取的、共享的、整理的、积累的各种信息可以贯穿到各个环节中去,能够满足不同的人群要求,不受时间空间影响,使用范围也广,让学习变得更加方便、有效以及人性化,也大大提高了教职工和学生的学习兴趣与效率。

4.结语

虽然高校的现代化信息建设尚不完善与健全,使用现状也不尽人意,但随着科技经济的发展、数字信息化的通讯技术进步、使用人员知识技能的提高,高校办公自动化系统的层次类型会不断提升与完善,管理体制也能更科学的实施。本文分析了OA系统在高校办公自动化的运用现状不如意的原因,指出未来办公自动化应用价值可以方便高校领导使用信息更加自由,做出更加科学的决策。(作者单位:淮阴工学院离退休处)

参考文献:

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