基层单位影像档案管理流程与设备配置方案

孙琳

摘要：影像档案作为档案的重要分支，收集、保管价值显而易见。本文以影像档案管理的主要环节为主线，概述基层单位影像档案管理的功能需求和基本设备配置。

关键词： 影像档案 设备 视频 非线性编辑

随着摄像技术的普及以及摄像器材价格的相对下降，越来越多的基层单位使用摄像设备记录日常的公务活动。因此，影像档案作为声像档案的一个分支在档案资源中所占比重不断上升，做好影像档案的收集、管理工作已迫在眉睫。有感于这种需求，笔者所在单位正在进行影像档案管理设备配备的前期准备工作，通过对相关设备的考察了解，总结出本文所谈的基层单位影像档案管理流程与设备配置方案。

一、加强基层单位影像档案管理

的必要性和意义

（一）时代发展促使影像档案的地位日益凸显

影像档案是以图像（或配有声音）为主要记录符号的档案，它直接提供所记录下来的场景和画面，而不是通过文字描述来获得联想和想象。因此，影像档案直观的反映所记录的内容，其原始记录性和证据性作用过硬；信息传递直观性强，信息受众覆盖面广，其传递的信息不受受众文化水平的限制，更易于为普通人接受，在文化宣传上有明显作用。在当代文化大发展、大繁荣的格局下，尤其是在历史文化宣传和体现亲民文化上有重要意义。2010年宁夏档案馆就曾派人到中央新影、中国电影资料馆查找涉宁影像档案，征购到《中央访问团到宁夏》、《宁夏人的喜事》等4部1950年反映宁夏历史状况的纪录片。①加强影像档案管理可以使档案资源得到极大丰富、强化档案资源建设，还可以提升服务水平、加强声像档案的安全保管能力。

（二）加强基层单位影像档案管理，避免由摄录人员保管、移交意识薄弱所造成的重要影像保管不利

一些单位影像档案资料相对匾乏，无法逃脱“三不”（种类不全、数量不多、质量不高）的困境。究其原因，不是没有拍而是没存好。影像信息与文字信息不同，没有事后补救的机会，一旦错失重要历史瞬间，将可能成为永世遗憾。传统上影像资料由于载体的特殊性以及对设备的依赖性在很多单位都是由宣传、电教部门或网络、新闻中心进行管理，档案部门仅就其主动上交或可知的单位重大宣传片等进行收集保管，很多珍贵影像未能归档。通过对一些市属企事业单位的调查了解，摄录人员往往认为拍摄任务完成往宣传部门或媒体一报送用完就完了；只重视当时的新闻效应，往往不会主动顾及到今后长期的保管和再利用，甚至一盘带子长时间反复用。有时随着人员或机构的调整，珍贵影像还可能发生流失或失控，这对影像的长期保存和开发利用十分不利。

（三）加强基层单位影像档案管理和设备配备，为档案部门解决设备不足难以正常开展影像档案管理业务的尴尬局面

一些单位的档案部门苦于没有专业设备无法保证接收来的影像得到妥善保管，直到目前都没能正常开展影像档案的接收、管理工作。设备配置不足使档案部门对于影像资料监管困难、管理被动，很多重要影像因疏于存档或存档不规范而未能得到妥善保管以至于日后想再利用时找不到或没法用。有些单位即便将拍摄好的录像带或其他载体的影像资料交到档案部门，但由于缺乏设备，档案人员对于这些影像的保管无法进行有效监察，保管不当就可能造成文件损坏或文件格式、版本变化导致的不可正常读取等现象的发生。因此除了争取领导支持、加强制度建设和执行、做好前端控制与相关部门做好协作之外，档案部门配置相应的管理设备十分必要。

二、影像档案管理流程中的控制要点

虽然载体相对特殊，影像档案管理工作的日常主要环节与普通文书档案的接收、保管、利用、编研、统计等各环节相类似，理解起来很容易，档案人员完全能够胜任，只是需要具体的设备来支持。

（一）严把接收采集环节，保证影像质量

因为载体和来源不同，一般常见的影像文件主要有三类：一类是以磁带为记录载体，另一类是由摄像机自带的硬盘、直录光盘或移动存储卡为载体，第三类是经过摄录人员拷贝或转换格式后的文件。为方便管理、同时符合档案管理规定中对于影像文件的要求（《北京市档案馆电子文件接收办法》中规定“影像文件以MPEG、AVI为通用格式”）从移交来源所获得的影像经过采集后，对于需要转换视频格式的文件要进行转换加工，加工后进行存储、归档，无需转换格式的可直接存储归档。

（二）安全保管、定期维护环节

影像保管工作主要包括三个方面：一是保管环境，分为硬件库房环境和软件管理系统；二是选择相应的保管设备，如光盘柜、磁盘阵列或是传统磁带；三是做好后期维护工作，如定期检查文件的可读性、倒带、复制、备份、转换等。

老式的影像磁带在保管时要注意定期检查、倒带，做好温控、防潮、防磁等工作，有条件的可以逐步转化、备份成数字文件。电子格式的视频文件由于视频编码与播放器编码不匹配等问题有时会无法正常播放，所以收集视频时对于相匹配的播放器也要适当收集、对于保管中的视频文件要注意按需转码以及相应转码软件的配备。

（三）编研和提供利用环节

影像档案的利用分为两种，一种是提供直接利用，即把所存的影像档案直接调取提供给利用者，二是对原始档案经过不同程度的后期剪辑形成符合利用需求的新影像。影像档案不同于照片和纸质文件，它所记录的是一个时间片段，而不是一个单独的时间点。在这一时间片段中的所有信息不见得在利用時都需要公布、都可以公布。举例来说就是在某个展览上受时间限制只能展示10分钟片长的影像，但原始片长可能有60分钟；某段影像档案中有一小部分不宜公开的内容提供利用前需要先剪掉；再比如为了制作一段专题反映某一领域发展变迁的视频需要从若干影像档案中截取有用的相关片段进行合并。基于这些原因档案部门需要使用剪辑设备来进行编研和提供利用的工作。

（四）做好编目、统计，进行系统管理

影像档案管理的编目、统计工作和其他类型的档案统计工作基本接近，如果业务量大用专业的档案管理软件或媒资管理系统进行为宜，业务量小也可采用Microsoft Office软件的组件辅助人工管理的方式。Microsoft Office软件远比一般人想象中的功能更强大：Microsoft Access（数据库管理系统——用来创建数据库和程序来跟踪与管理信息），Microsoft Excel （数据处理程序——用来执行计算、分析信息以及可视化电子表格中的数据），对于中小型单位档案管理中的一般表单管理、分类统计、运筹计算等都可胜任。

三、基层单位影像档案管理设备基本配置与整合方案

不同单位因为拍摄器材和拍摄需求的不同所产生的影像文件有一定差别，影像档案管理的需求层次、对档案管理的经费投入能力的不同都会影响到对于影像档案管理设备的选择。一般基层单位配备应对日常工作的影像设备要根据自身情况以及影像档案管理的特点来进行。

（一）档案工作影像管理设备的特点

出于开展档案管理目的的影像工作设备配置与普通的影像制作工作存在差异。普通影像工作以“录、采、编、播”四大流程为主，档案管理则主要涉及“采、存、编、播”。“采”、“播”是共同的重点环节，档案管理对“录”、“编”的要求相对较弱，可剪可接、加字幕、加音轨、能做简单编辑即可，但是“存”的设备一定要好。在经费有限无法对每一个环节做充分投入时，档案部门可以参考此特点对经费进行合理分配。

（二）选用非线性编辑设备

1．非线性编辑设备的技术特点

选用非线性编辑（Nonlinear Edit）系统是技术发展的趋势，而且更经济。传统线性视频编辑是按信息的记录顺序从磁带中重放影像数据进行编辑，需要放像机、录像机、字幕机、特技发生器等外部设备较多，工作流程比较复杂；但非线性编辑技术（简称非编）借助计算机进行数字化制作，几乎所有主要工作都能在计算机中实现，所需外部设备相对简单、操作更简洁，适合档案部门采用。而且非编对素材的调用简便，无需在磁带上反复寻找、打破单一的时间顺序编辑限制，信息存储位置并列平行、可按各种顺序进行排列，与接受信息的先后顺序无关。同时，它还有信号质量高、制作水平高、寿命长、易于升级、易于传播的优势。

2．基层单位影像档案管理设备基本配置和选择建议

非编系统由软硬件共同构成。基层单位影像档案管理设备基本配置可以简化为非编软件（有时还需转码软件）+采集卡+PC工作站+存储设备（磁盘阵列、光盘柜）。通过这些基本配置足以实现档案部门对本单位日常业务中形成的影像文件的接收、保管以及编辑、调用，工作人员技术过关的情况下也可以完成档案专题短片的制作。如果库藏老式磁带数量较多则需加配放像機以完成采集工作；影像档案数量庞大的可以选择专门的媒资管理系统相配合，以实现各功能的总体控制；条件允许的情况下还可以配备如监听音箱、专业监视器、非编键盘等外围设备，以方便后期编辑预览、输出。针对不同的信号源和用户的需求层次可有不同的配置方法。比如收集来的影像信号源有高、标清之分；用户对影像加工的不同需求也会影响设备的配置——总后档案馆数字影像工作室从专业角度来看，其设备和技术力量就已达高端影像工作室水平。②

市售主流软件有AVID Media Composer、Final Cut Pro、EDIUS、大洋ME、Liquid 7、Adobe Premiere等。笔者认为价格不能作为唯一的判定因素，所谓的“广播级”、“专业级”、“消费级”分级也不能作为档案部门选择非编产品的硬性标准。消费级主要面向家庭和个人使用者，在此不做讨论。广播级、专业级的区别不在于某些特定功能，而是一些核心的硬指标。例如，专业级非编通常不具备SDI接口，数字接口多采用1394、HDMI这些消费级接口，视频处理通常采用8bit或10bit量化。当然随着技术进步，视音频的处理质量总在不断提升，比如DV50曾经是典型的广播级格式，现在已成为专业级设备的标配。广播级非编永远采用最高端的技术，提供最高质量的视音频处理；产品多以整机交付，提供整机售后服务；采用帧内压缩（4:2:2或4:4:4采样格式），多代复制性能更好；提供面向多种应用的专用功能模块，具有网络化扩展能力和严密的管理功能。专业级产品大多是提供板卡+软件，提供板卡售后服务；专业级产品只采用简化的处理方式；用户的制作流程相对简单，基本无多代复制的需求，对采样格式和GOP结构不敏感；专业级非编多使用帧间压缩（4:1:1或4:2:0采样格式）；另外和广播级产品对数据安全处理级别也不同。各单位可以根据自己的经济实力以及实际需要进行选择。

经过研究比对，从软件的稳定性、易操作性、对中文语言环境支持以及视、音频格式兼容性、素材模板等方面考虑笔者认为采用大洋ME系列或EDIUS系列非编软件更适合档案部门对影像档案的管理特点。他们随机支持多制式混合编辑，可在同一时间线上混合编辑NTSC 和PAL 制式素材；支持拍打唱词功能；能支持导入MOV、MTS、MPEG、P2、MXF等格式，支持导出AVI、MPEG、MOV、MXF、VCD、DVD等格式，方便按档案要求进行统一管理和提供利用。

3．整合解决方案

在档案管理资金充足的情况下，寻找合适的技术厂商做整体解决方案是最理想的状态。比如索贝的MAMSpace媒资网解决方案和大洋的iMAM2浩博声像管理系统都是不错的选择，浩博声像管理系统还在天津、呼和浩特、抚顺、长沙、武汉等地的多家档案馆得到采用，具有丰富的实践经验。虽然前期投入比购买前述简单方案中的设备要大，但是采用整合系统的好处是可以得到厂商的系统培训，设备之间的技术衔接也可以得到更专业的指导，便于后期维护。

在这个大发展、大繁荣的时代里，社会对档案工作者提出了更高的要求。为实现对影像档案的有效管理，档案工作者要顺应时代发展，掌握影像档案的管理技术，了解影像档案的形成过程，有的放矢地争取领导支持，为档案部门配备相应的专用设备或允许档案部门与其他部门共用本单位、本系统的影像管理设备，做好影像档案的管理工作；力争将更多有价值的影像纳入档案部门的管理中，做好妥善保存、开发利用，发挥其最大效用。

注释：

①李传芳.宁夏加大影像档案征集力度[J].兰台世界,2011(1月上):41.

②耿志东,邓昌军.主动出击 开创影像档案管理新天地[N].中国档案报,2011年5月5日,第三版.

参考文献：

1.卫奕.影像档案与历史研究[J].军事历史研究,2010(增):86-89.

2.北京中科大洋科技发展股份有限公司.广播级系统方案[EB/OL].www.dayang.com.cn/.2011-11-11.

作者单位:北京联合大学应用文理学院