针对新形势下事业单位档案管理的几点思考

杨翠蓉

事业单位的档案内容比较广泛，所涉及到的项目也颇多，做好事业单位的档案管理工作对单位内部选拔、考核等工作有很好的协助作用，事业单位相关工作人员要想了解员工或者单位内部相关信息都能够通过查询档案来获得，使他们能够更加快速的、方便的了解到所需要了解的信息，然后快速的制订、完成下个环节的工作。我国实施改革开放以来，我国的事业单位档案管理在以前的基础上有了很大的突破，事业单位档案管理的各方面都更加完善，但是随着经济的发展，越来越多的档案需要有效管理与保存，也就为事业单位档案管理工作提出了新任务和新要求，在如今这个竞争激烈的社会，做好事业单位档案管理工作迫在眉睫。

一、新形势下档案管理改革模式分析

1.事业单位人事档案管理机构以及相关的管理、服务对象的社会性异常明显

随着我国经济的发展，市场经济的快速形成，使得多种经济组织应运而生，事业单位人才的吸收、流动等与过去的事业单位人事档案管理制度相矛盾，旧的人事档案管理制度无法适应单位的发展。人事档案管理在事业单位显得越发重要，所以，对于档案管理工作而言，人事档案管理也是人事管理的一项内容，所以档案管理工作也必将具有一定的社会化性质。就我国的各个管理机构而言，与计划经济时期存在着极大的差异，而这种具有较强社会性的人事档案管理机构从本质上来讲更能够面向社会，其档案管理内容更偏向于社会性，并为全社会提供相应的人事档案服务工作。

2.事业单位人事档案出处的广泛性与较强的复杂性

人事档案管理机构、管理、服务对象的偏向社会性，也就明确的透露出了人事档案管理来源具有较强的广泛性与人事档案管理的内容较为复杂。过去的事业单位人事档案管理，内容的收集以及相关信息资料的处理与提供普遍由各个单位中的人事机构予以行使，但是，这也就导致了档案管理具有较强的单调性，所牵扯的范围较小，仅限在该内部机构人员，内容也显得较为单薄。现阶段的具有社会化的事业单位人事档案管理组织机构，所涉及到的范围较为广泛，除了各个单位内部机构人员而言，还包括了社区范围内的所有人员，因为单位内部各个人员的家庭身份、所在岗位性质等方面的差异，范围的扩大也使得这些具有差异的人员聚集在一起显得尤为复杂，所以档案所涉及到的内容也是多样化的。

3.需求者对人事档案需求的多样性

21世纪是生存的社会、是急需新型人才的社会，无论是我国的外资企业、合资企业、国有企业在招聘内部员工、优秀管理人员、先进技术人员和其他新型复合型人才，或者是对事业单位内部的工作人员进行业绩考核、工作评估，还是在校大学生的毕业就业等问题，都将与人事档案管理存在着很大的联系，都需要涉及到对人事档案的利用。

4.事业单位人事档案管理、服务方式具有较强的开放性

我国市场经济的逐步确定，就对人事档案管理的政治化、神秘化程度起到了很大的阻碍作用，另一方面，由于我国计算机、多媒体网络技术的大力发展，使得事业单位档案的管理与服务上升了一个台阶，普遍偏向信息化管理模式。

二、事业单位档案管理的几点思考

1.加大对事业单位档案管理人员的培训力度

事业单位的档案管理者主要包括了档案管理专业人员其他相关的服务人员。网络时代的到来，使得工作模式变为了人与计算机的结合，即所谓的人机结合——工作人员通过计算机和计算机网络来获取或提供信息服务。因此，在网络环境下，事业单位档案管理工作者必须要具备相当扎实的专业管理技术，同时还必须要掌握足够的计算机技术、网络技术、通讯技术知识，在此基础上还需要对档案内容保护和网络安全维护知识有一定程度上的了解。

2.做好档案管理的交接工作

事业单位的档案管理交接工作应该做出明确的规定，当部分事业单位的工作人员由于某些因素不得不离开工作岗位时，在离开岗位之前就应该做好岗位的交接工作，并将自己最常用的联系方式告诉相关工作人员，以便能够做好相应的管理工作，或者是发现问题时能够及时的找到管理人员并解决问题。

3.档案管理的保护工作落实到位

事业单位的档案内容较为复杂，档案项目繁多。所以，档案管理工作人员就应该具备较高的职业道德素质，做好相应的档案保护工作，并在适时的时间段内做好档案的管理工作，管理人员在检查的过程中发现了档案中存在的问题就必须对其进行补救，保证档案的完好度。

4.建立自己的档案管理制度

事业单位的工作人员在进行档案管理的过程中还应该根據档案管理经验来制定和规划出自己的档案管理制度，避免各种毁坏、杂乱无章的情况出现，并运用科学、有效的方式来进行档案管理。只有建立一整套有利于事业单位档案管理的制度体系，才能够让档案管理工作更加规范化、科学化，提升档案管理质量。

5.及时更新档案

事业单位具有很强的变动性，所以事业单位就应该及时的更新档案信息、档案内容，及时的为员工提供社会与单位内的新动态、新信息等。档案管理人员也要跟上社会信息发展的步伐，让信息能够不断得到更新，档案资料库能够更加充实，内容更加丰富，促进事业单位的不断发展。

6.加大档案管理设备投入

事业单位档案管理要加大档案管理设备的投入，让各个设备参与到档案管理工作中，并运用电子档案管理技术来进行事业单位的档案管理。进一步加强基础设施建设，达到新标准要求，应该在档案室配备了数码相机、扫描仪，更新计算机，添加防虫药，将所有的制度打印成框表上墙。全面实现电子文档一体化管理，步入档案办公管理自动化轨道。

总之，科学、规范的档案管理关系着事业单位的稳步、健康发展，所以，事业单位应该从各个方面出发，寻找出适合其单位实际情况的档案管理方法，才能够在保证档案管理质量的基础上促进单位发展。

（作者单位：山西省吕梁市文水县会务接待办公室）