创新大学二级管理运行机制

李梅 潘金豹 秦岭

摘 要：随着高校教育管理体制改革的不断深入，学校简政放权，管理重心下移，校院二级管理体制已得到广泛推行。在这种体制下，二级学院如何进行管理、发挥好作用、办出水平，是值得思考的问题。

关键词：二级学院管理管理机制

近年来，各高校随着办学规模的扩大和教学改革的深入，学校管理工作的内容显著增多，工作量和工作难度大大增加，使各支队伍都面临人员不足的问题。为了保证教学质量，每年新进人员编制指标大多向教学第一线倾斜，从而使管理部门工作压力十分繁重。为此，各高校普遍推行和加强二级管理，将原来的系升格为二级学院，并纷纷进行内部管理机制改革，管理重心下移，校级管理由日常管理向指导、监控、检查、考核的职能转变，将日常管理的重心下移到基层院（系）身上[1]。但是，院（系）级教学单位由于管理者大多为专任教师兼职担任，专职管理人员一般只有2人～3人，同样面临着人手短缺的压力[2]。在这种情况下，院（系）级教学单位只有通过不断创新二级管理机制，加大管理改革力度，提高管理水平，才能克服人员不足的困难，保证高质量、高效率地完成教学、科研、服务社会和学生管理等各项工作任务。

大学二级学院承担着教学、科研、服务社会和学生管理等重要任务，而每一项工作都十分具体和繁杂，需要从始至终一步一步扎扎实实地去做。由于几乎所有的工作都与每一个人的切身利益息息相关，都需要全体师生员工的共同参与，因此，在院（系）级的管理过程中做到以人为本尤为重要。

多年来，北京农学院植物科学技术学院不断更新思想观念，积极探索管理创新，逐渐形成了具有鲜明特色的民主化、规范化、信息化管理机制，高质量、高水平地完成了各项管理工作，受到全校上下的一致认可。自2002年学院成立以来，在创新管理机制作用下，学院在教学、科研、服务社会等各个方面都取得了突出的成绩。学院现有四个本科专业，其中一个专业为国家级特色专业，两个专业为北京市级特色专业；现有一个北京市级优秀教学团队和两个北京市学术创新团队。学院曾被北京市总工会授予“北京市教育创新工程优秀集体”荣誉称号，获得北京市总工会颁发的“首都劳动奖状”；曾被北京市教育工会评为北京市学习型班组先进单位，北京市先进工会集体。学院党组织曾三次获得北京市先进基层党组织的荣誉称号。

以稳定为基础，构建民主化的管理机制

在工作压力增大、人手严重不足的情况下，更需要创建一个良好、和谐的工作环境，营造团结一心、积极向上的工作氛围，使每一个人都能身心愉悦地投入到工作之中，以保证各项工作高效率、高质量地开展。

院（系）级教学单位工作的核心是人才培养，而教师是人才培养工作的主体。为教师营造民主、平等、和谐的人文环境，可使教师心情愉悦，促进教师更加积极、主动地发挥育人的主导作用。多年来，学院始终把以人为本、和谐发展作为一切工作的出发点和落脚点，坚持公开、公平、公正的原则，做到各项工作计划透明、过程透明、结果透明。特别是广大教师关注的问题，更要增加其透明度。近年来，学院的民主管理主要体现在以下方面。

1.院务工作公开

二级学院的建设和发展与每位师生员工的个人利益息息相关。学院出台了《植物科学技术学院关于加强院务会工作透明度的决定》，实施了向全体教师公布《院务会会议纪要》和《院务会工作简报》的制度。将每一次院务会、教学指导委员会和学术委员会的会议纪要向全体教师公布，或者将一个阶段内几次会议的内容，以及领导班子所做的工作以《院务会工作简报》的形式向全院教师通报。这种院务公开制度的实施，拉近了学院领导班子与广大教师的距离，加深了相互间的理解和信任，增强了集体的凝聚力，有利于学院上下思想统一、步调一致、团结协作、积极配合，从而进一步促进各项工作的顺利开展。院务公开制度的实施，还加大了对领导班子的监督力度，促进领导不隐瞒事实、不回避问题、不推卸责任，有利于领导班子执行力的提高。

2.经费管理公开

2005年，学院依据学校财务管理有关规定出台了《关于院（系）级教学经费分配及使用与管理暂行办法》，明确了院（系）级经费的使用范围和管理流程，并实施了学院经费使用账务公开制度，使每笔经费的支出用途、支出金额和支出经办人都完全公开透明。2011年10月，学院自行开发的“经费管理系统”正式启用，使学院日常经费和项目经费的分配、使用登记和审批实行了网络化管理，有效地实现了经费管理的全程公开。

3.绩效津贴管理公开

绩效津贴的发放是教职工十分关注的问题，因此，绩效津贴管理必须十分严谨、规范。学院在绩效津贴管理上坚持做到“津贴分配原则人人知晓”“津贴计算过程人人明白”“各项数据来源清清楚楚”。绩效津贴分配方案广泛征求教职工意见，达成共识，形成文件；每年向教职工讲解津贴计算和发放的流程及细节，让大家做到心中有数；每月发放“岗位津贴条”，使详细信息一目了然，一旦发现有误，可及时更正。

以制度建设为抓手，构建规范化的管理机制

制度建设是规范化管理的核心，只有制度健全，并严格执行，才能使管理规范化真正落实到位。院（系）级管理制度的订立，应注重工作流程细节的可操作性，要强调具体化和明确性，同时，还要从实际出发，紧密结合自身发展需要，制定行之有效的管理措施。近年来，学院不断建立、健全和完善了一系列规章制度，包括行政管理、教学管理、科研管理、学生管理等，逐渐形成了制度化、规范化的良好管理氛围。院（系）级管理制度建设应坚持以下几个原则：

1.以稳定为前提

制度建设要有利于发展，更要有利于稳定。一个制度既不能一成不变，也不能频繁变更，应在一段时期内相对稳定。由于院（系）级管理制度往往是对校级管理制度的一种补充和细化，是针对一些十分具体的问题所规定的处理细则及实施办法，频繁修订或无原则地变更容易引起工作中的混乱甚至造成差错，会引起师生员工的不满。

2.以规范为核心

制度建设的核心是建立规范的工作秩序，形成良好的规范习惯，这取决于制度的严格执行。实践证明，只要始终坚持“按制度办事，就事不就人”的原则，一定会形成规范的工作秩序。例如，对发生教学过失或教学事故的教师除了给予通报批评、取消当年考核优秀和职称评聘资格外，还要扣发当月津贴500元；因私事未参加集体活动的，每次扣发津贴30元等。通过多年坚持严格执行规章制度，逐渐得到了广大教职工的认同，并形成了教职员工自觉遵守各项制度的良好习惯，保证了学院各项工作的有序开展。

3.以人为根本

制度建设要有利于调动全员的工作积极性，积极发挥每个人的主观能动性，这就一定要真正做到以人为根本。学院除了制定《大学生就业奖励办法》《为优秀学生提早配备专业导师的规定》《岗位津贴发放及考核办法——科研奖励》等以树立榜样、鼓励先进、引导广大师生积极进取为目的的文件以外，还制定了关心师生员工，体谅他们的需求，积极调动其工作积极性的一系列文件。例如，《经费分配及使用办法》中详细规定了将经费使用权限下放到教研室、实验室和办公室的经费分级管理制度；《学生选课有关规定》中详细规定了给予学生尽可能多的选择选修课的机会和充分下放自主选课权的有关规定等。实践证明，这一系列“以人为根本”的规章制度的严格、认真执行，极大地调动了全院师生的积极性。

4.以创新为理念

制度建设要以管理创新为指导，突出院（系）级管理特色。高校二级学院的管理创新重在改革不合理的、不规范的、不合时宜的制度；推出过去没想到的、没做到的、不完善的制度。“管理创新”在不同时期、不同阶段和不同历史背景下，甚至是因管理者的不同思想观念、管理理念和办事风格等因素呈现出不同的内容和形式。因此，“管理创新”是动态的、多元的、前进的，而不是一成不变的。例如，过去一段时期，学校的植物生产类专业按大类招生，学生入学后在上专业课之前要进行专业方向的划分，学院因此制定了《植物生产类专业学生自主选择专业方向的规定》；在大力推行学分制改革的时期，制定了《学生自主选课的规定》；在就业形势面临严峻困难时，制定了《就业工作奖励的制度》；在学生学风状况出现问题时，制定了《加强学生考勤工作的有关规定》等。

以信息化为手段，构建科学化的管理机制

众所周知，实施管理信息化是提高工作效率和工作质量的主要手段，是实现现代化、科学化管理的重要途径。在高校，建立信息化校园管理平台，实现行政办公信息化、教学管理信息化和科研管理信息化等已相当普遍，但院（系）级的信息化平台建设情况差异较大。大多数仅作为信息查询窗口和自我宣传阵地，而学院真正用来实施办公管理的却不多见。

学院自2005年起，紧密结合自身管理特点，积极建设院（系）级信息管理平台，努力向实现院（系）级管理信息化、办公无纸化的目标迈进。学院已建立了较为成熟的教学管理信息平台，初步建立了行政管理信息平台，并正在进一步完善科研管理信息平台。教学管理信息平台中的教学信息管理、教学计划和任务管理、教学评价和检查管理、专业实践课管理、毕业实习管理、毕业论文管理等，不仅为管理者和广大师生提供了工作上的方便，成为师生的好帮手、好助手，而且还进一步规范了每个教学环节的管理流程。行政管理信息平台中教师教学工作量管理、岗位津贴管理、经费收支管理等，不仅避免了繁琐复杂数据的人工运算可能出现的差错，而且也使每一个计算过程和运算结果都能公开透明。

各种信息平台的建立，基本上实现了无纸化办公，大大地降低了办公室工作人员的工作压力，显著提高了管理工作效率、工作质量和整体管理水平。院（系）级管理信息平台的建设应注重：

1.突出过程化

院（系）级管理信息系统与校级层面的信息系统的最大区别是更具有具体化、过程化的特点。例如，校级教务管理系统中只有各专业各学期的开课计划和教学日历，而在院（系）级管理信息系统中可以完成教研室主任对教学任务的分配；任课教师根据教研室主任下达的教学任务提交授课计划、实验计划、实习计划以及实验准备要求等；实验员按要求完成实验准备工作；学生按授课计划、实验计划和实习计划有计划地上课；教学督导员、教学管理者和教师可随时安排听课。又如，毕业论文管理，从教师拟题、学生选题，到学生提交论文综述、开题报告、毕业论文以及导师批阅，直至毕业论文答辩分组、答辩小组评分、论文评阅及评语、论文总评成绩统计等一系列环节都可通过院（系）级教学管理信息平台来实现。

2.突出规范化

院（系）级管理信息平台的建设首先要体现各个管理过程和工作流程的科学性、合理性和规范性，要依据学校和学院所制定的相关管理制度来进一步细化并加以落实。同时，还要注重数据报表格式上的规范、美观，尽可能使每一项工作从任务下达、过程实施，直到统计汇总、输出报表等都能按上级要求的标准去完成，从而实现整个管理过程高质量的无纸化办公。

3.突出个性化

院（系）级管理信息平台既然是围绕本院（系）各项工作来设计的工作流程平台，所以必须要紧密联系本院（系）工作实际，突出管理特色和管理创新，并随着院（系）管理改革的不断深入，不断地改进和完善，使其真正成为二级学院不可缺少的好助手，充分发挥它不可替代的作用。

4.突出人性化

信息平台就是为了人的操作使用而搭建的，没有人这个用户主体，就没有信息平台生存的必要。用户对平台使用的感觉是否顺手、是否方便、是否快捷等，都可能影响到使用效果和质量。例如，刚开始运行“授课计划填写”功能时，很多教师觉得要逐一填写每次授课的章节号、内容、班级及人数、地点、任课教师等，很繁琐，而且一旦出现一点差错，就要重新操作一遍。后来，学院对此进行了修改，简化了填写操作，减少了人工录入，增加了复制以往同门课程授课计划以及可以局部编辑修改的功能，给教师带来了很大的方便，受到教师一致好评。

综上所述，大学二级教学单位承担着科学化管理的重要使命，不断地探索、创新大学二级学院管理机制大有可为。随着形势的发展，还有许多工作需要不断地完善，不断地提升水平。

参考文献：

[1]卫金磊，陈迪. 院系级过程化教学管理系统的构建[J]. 中国教育信息化，2007，（4）：41-44.

[2]刘丽开，宋志卿，宋美华，朱军. 进一步增强二级学院积极性创造性的研究[J]. 中国轻工教育，2009，（增刊）：49-50.

（作者单位：北京农学院植物科学技术学院）

[责任编辑：于洋]