高职院校人力资源管理信息系统的构建

来立冬

摘要： 本文阐述了国内高职院校的人力资源管理信息化建设的现状，提出了从学校实际情况出发，构建人力资源管理信息系统的整体方案，并对具体的设计开发的理念和创新性加以说明。

关键词： 高职院校人事管理人力资源管理信息系统开发理念设计框架

随着学校各项事业的快速发展和教职工人数逐年增多，过去单靠人力资源处工作人员以电子表格、文档的方式手工管理学校教职员工各类信息的工作，已不能适应现在统计工作的需要。作为职能部门，人力资源处很有必要通过建设一套人力资源管理信息管理系统辅助日常人事工作，为学校和其他职能部门提供更好的人事服务。

一、人事管理信息化的现状

我院目前还未建立基于人力资源开发与管理实际需求的人力资源管理信息系统，学院人事业务的大部分工作靠人力资源处工作人员完成，信息化程度较低。例如：各学院需要外聘人员时，从岗位编制的控制到招聘人员的面试、审核录用、合同签订、入校手续办理等一系统工作都集中到人力资源处相关工作人员身上，业务流程基本上也是采用手工录入、操作的方式，工作效率低、分工不合理、数据孤岛等一系列问题较为突出。随着人事制度的进一步改革，高职院校人事工作的方式和理念都发生了较大的转变，对信息化建设的进程和发展方向都提出了新的要求。

1.信息缺乏共享，部门间协同不便。

高校在开展管理工作信息化建设的初期，往往没有从战略的角度进行统筹规划，人事、财务、教学、科研等各部门分头行动，设计开发了多个信息库。各类信息系统在解决部门信息处理、提高工作效率的同时，形成了“信息孤岛”，并没有提高高校整体信息化的水平。由于数据定义和标准不统一，部门间信息的传递困难，信息流不畅，使许多公共信息不得不进行多次手工处理，工作效率大打折扣。因此，信息化建设应该从学校层面进行统一规划，借助学校“数字校园”、“数据中心”等平台，最大限度地实现信息共享。

2.条块分割的机构设置造成信息的割裂。

人事管理信息化必须以合理的机构设置和管理方法为保障。当前，高职院校人事机构的设置大多以业务分割为依据，人事的信息化工作也因此被割裂。信息化建设是一个系统化的过程。对业务流程的信息化和系统化，可以反作用于机构设置、管理方式、工作理念等，对推进人事工作改革起到积极作用。

3.信息的准确性难以保证。

人事信息是高校人事工作及其他工作，包括科研、教学等开展的基础，这就对信息的准确性提出了极高的要求。现有的人事信息获取渠道不确定，有的获取于本人档案，有的获取于本人自述，有的获取与经多次传递的信息，等等。加之对人事信息的定义缺乏统一规范，个人理解可能产生偏差，从而造成信息被引用时出现说法不一、断章取义、难以辨别的情况。而且缺乏完善的数据维护工具，导致信息的时效性不强，无法实际反映人事信息的变化，报表制作完全依赖手工。

二、人力资源管理信息系统的开发理念

1.以全局的视角进行信息标准化。

由于人力资源管理信息系统涉及的信息量大，各种信息和情况比较复杂，从系统内部看，如果没有标准化的方式，内部不兼容问题就将随之而生；从整个数据化校园来看，人力资源管理信息系统应成为校级管理平台的组成部分，从战略的角度统一规划和设计，与教务、学工、财务、OA等众多系统组成基础数据源，所以标准化建设尤显重要。

2.以工作流的方式将业务有机结合。

高职院校数字化校园的建设，将逐渐推动全校各个业务部门的信息化。人力资源管理中运用信息化不仅可以简化人力资源管理中定量的工作，如教职工的基本信息管理、人员考核、薪酬计算、合同管理、统计报表等，以工作流的设计方式，将各项业务以流程化的形式在系统中实现，还将有利于人力资源管理中定性工作的信息化，定义、完善、优化业务流程，这样又能对现有管理制度、方式、机构设置的改革进行反馈，从而提高工作效率、改进服务质量，进一步建立起职业化、信息化的人力资源管理信息平台。

3.以先进的技术保障系统的安全性。

系统的安全性分为以下两个方面。

（1）网络安全性

系统部署需要处于学校网络中心统一的防火墙之后。在网络传输和通信上采用TCP/IP协议。面向全校教职工的服务功能，需要通过学校的信息门户访问，进行统一身份认证。

（2）数据安全性

数据库全备份：每周一次，进行人事数据库的全备份。服务器上保留最近4个备份，每年保留一个年备份。

数据库增量备份：数据达到一定数量或数据超过在线存放周期，进行增量备份，将数据存储在外部介质上。

应用系统日志的备份：每晚数据处理完成系统自动执行，保留当月的各备份。

操作系统备份：在每次系统重新进行配置后当日进行，每次作双备份，保留最近两次备份。

应用系统备份：在每次系统重新进行配置后当日进行，每次作双备份，保留最近两次备份。

三、人力资源管理信息系统的设计框架

综上所述，结合高职院校人力资源管理部门职能及信息共享的需要，人力资源管理信息系统的功能模块如图1所示。

人力资源管理信息系统平台主要包括：教职员工基本信息及子库信息的采集和维护；各科室及相关部门事务管理系统的建设和业务协同，包括机构编制管理、培训管理、人员流动管理、合同管理、师资管理、考勤管理、工资福利管理、社保管理、绩效管理等子系统；面向教职员工提供各类基础数据查询服务；面向社会构建人才招聘平台；最终依托人力资源数据仓库，结合数字化校园建设形成决策支持系统。各类服务以业务内容划分，按业务流程设计，根据使用权限、工作内容等为不同用户提供个性化的操作界面。各服务间实现数据实时共享，并相互联动。部分模块的功能如下。

1.机构编制管理模块。

按照上级机关有关事业单位岗位设置管理的实施意见和办法，从业务流程入手，分析我院设置各级组织机构、岗位和编制的可行性和科学性，进一步明确岗位名称、职责任务、工作标准和任职条件，提供岗位管理工具。建立流程化的合同管理、劳动争议管理、劳务用工管理等，规范这些工作的作业流程和管理理念。实现组织机构建立、重组，职务、岗位体系的建立和调整，包括机构组织管理、机构信息管理，能够进行信息综合查询和分类统计功能。

2.人才招聘管理。

人才招聘管理实现招聘信息化管理和流程化管理，包括外部招聘和内部管理。校外教职工招聘是向社会发布招聘信息，收取简历，进行面试和复试等，甄选合适的人才；校内教职工招聘则通过竞岗面试获得新岗位。系统可以根据人力规划得知各部门、岗位的人力初步需求，进行配置优化调整后，收集、汇总人力需求，设计人力招聘计划，实现教职员工选聘的需求计划编报、招聘信息发布、应聘受理、洽谈初选、测评、录用等业务的信息化管理。

3.教职工信息管理。

主要对教职员工的基本信息、附加信息进行管理和维护，构建全面的教职员工信息管理数据库。管理和维护教职员工信息库，包括：人员基本信息、家庭信息、简历信息、学历学位信息、任职类信息、资格类信息、业绩类信息、科研成果信息等。企业挂职人员管理：教职员工网上登记企业挂职人员申请登记表，提交所在院系审核，人力资源处进行复核后报校领导审核。人力资源处能够维护、考核和管理企业挂职人员名单信息。教职员工信息查询：提供灵活的查询工具，方便教职员工和管理人员查询教职员工基本信息。

4.职称评审管理。

职称评定管理包括：制订评定计划，设置职称评定条件，记录职称申报，审核确定评定结果，统计分析职称评定情况，适用于申报人，呈报单位，主管部门，评审委员会及其办事机构，涵盖了教师系列职称评审与非教师系列职称评审。例如：申报人可进行网上申报，录入个人信息。个人申报信息分五部分，依次为基本信息，工作经历，工作成绩，成果奖励，论文作品。人力资源管理信息系统接收职称申报人所上报的申报信息，人事工作人员对个人申报信息进行核准，完成专业技术职称人员申报的各项表格。最后评审委员在人事系统平台上对申报人提交的资料进行评审，记录评审记录，填写职称评审过程所必需的各项表格，并给出评审结果。学校领导还可以通过人事系统对职称申报和评审情况进行查询和统计分析。

四、结语

我校的人力资源管理信息系统设计紧紧围绕目前高校人力资源开发与管理的实际应用需求，目标不仅是实现人力资源管理业务的数字化和网络化，促进人事部门规范化管理，提高管理水平，而且将系统设计成为数字化校园中的基础数据源之一，为学校其他应用系统提供可靠、及时、准确、一致的教职员工信息，进而为学校的事业发展提供科学化决策依据。

推进高职院校人力资源管理信息系统是帮助高职院校校引进、管理高层次人才，发掘人力资本价值，实现师资队伍整体素质与结构优化和降低行政部门成本的重要途径，这也对高职院校管理模式和教育信息化推进有着较为深远的实践意义。

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