加强医院档案管理的几点思考

康继萍

摘 要:医院档案管理是医院管理工作的一个重要组成部分。做好医院档案管理对规范医护行为、保障医护合法权益有着重要作用;更能为医院管理和发展提供更好的服务。

关键词:医院档案管理重要性制度思考

中图分类号:R197 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)05(c)-0206-01

医院档案是以病例档案和医院管理档案为基础,同时包括设备档案、图像档案、录音以及录像等,是医院在从事医疗、预防、科研、教学等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图标、声像等资料,是医院工作计划和决策的可靠依据,是指导医疗实践并协调各项工作正常运行的参考资料。档案管理是医院的一项非常重要的基础性工作,也是医院日常管理工作的重要内容。但是,由于管理者档案意识淡薄,档案管理制度不健全,管理手段落后,以及素质偏低的管理者等现实问题,因此需加强档案管理人员的培训,不断提高档案管理水平。

1 医院档案管理工作的重要性

在经历的社会实践活动中,个人或者组织对形成的真实的有价值的历史记录称之为档案。档案具有历史再现的基本特性,可以把真实的历史面貌呈现出来,查考、研究价值很高。而把医院发展以及建设的原始记录和真实再现称之为医院档案。医院档案记录的内容包括:医院的教学、科研、保健预防、药品登记、医疗诊断、行政卫生等具有价值的管理记录。医院档案科研通过音像、文字或者表格的形式进行记录保存,医院的决策以及下一步的计划都需要参考医院档案,同时,在维护医院的正当权益、对医院的各项工作的协调、指导等方面都具有很重要的作用。

2 健全管理制度

建立综合档案室,制定系列完整的档案管理规章制度,实现医疗机构内部档案集中、统一、规范管理,综合档案室负责将不同职能部门己形成的医院文件档案、医疗业务档案、科研档案、仪器设备档案、专业技术人员档案、病例档案、特种载体档案、教学档案、会计档案和基建档案等收集汇总,集中统一管理。在不涉密、不影响个人隐私前提下,尽量向本单位甚至社会开放,实现档案规范和有效管理的同时提高档案的再利用率。着力医疗机构自身规章制度汇编建设,建立健全规章制度是规范管理的前提。

建立并且完善档案管理的规章制度,能够减少、避免档案管理工作的随意性,确保档案管理工作能够稳定、持续地发展。医院可根据我国颁发的《档案法》与《医院卫生档案管理办法》等相关法律法规,并且结合医院自身的工作情况,制定出相关的档案管理规章制度。使得档案管理的归档、保管以及借阅和保密等工作都有章可循,都有较为明确的要求与制度对其进行制约。并且应当制定相关制度对各个门类、载体的档案进行统一的管理与考核,使得医院的档案管理和医疗业务能够同步考核、评价与发展。

3 重视人员选拔,强化人员培训

首先、在人员的选择上要慎重。对预选人员的思想、工作表现、工作能力等方面进行考查,严格挑选。首先要让员工有正确的思想认识:档案管理工作不是一个养老的岗位。其次、医院管理人员要加大对档案管理工作这个岗位的重。以往有很多这样的情况:医院里有退休后年龄大的员工,因为他们曾为医院做出贡献,为照顾他们医院会优先考虑让他们去做档案管理。这样很大程度上制约了档案管理工作的发展,也使档案管理工作处于停滞状态。可见,选择适当的人员对档案管理至关重要。

其次,对档案管理人员进行培训,根据专业知识、档案管理范畴等分类,举办相应的技能培训。在指导方面,可请档案管理专家授课,哪方面“空白”对哪方面进行“填充”,哪方面薄弱对哪方面进行巩固。通过进修、专题讲座或参加小型研讨会等方式的培训,定期实行严格的专业理论与实践测验;要求撑握计算机专业知识,利用现代化管理手段,使自己有能力对高科技条件下产生的信息进行搜集、加工、整理,并了解和熟悉国内外档案工作的发展史和新经验,注重实践,经考核,合格者持证上岗,不合格者,自然淘汰。使医院档案工作人员不断提高想政治觉悟与业务水平,更好地掌握档案专业知识和政策。

4 增强创新意识.强化服务观念

改变传统观念,提高档案的开发与利用。档案管理工作不能停滞于管理与保存阶段,应加以开发、利用,更好服务于医疗管理。首先,开发档案资源,可利用现有资源、加以分析、总结、编写,使档案信息更完善、更科学;将“加工”好的信息提交给相关需要的人员,为他们工作需要提供有利的参考文献。在服务思想上要变被动为主动,应主动发现信息需要者所需要的信息,而不是等他们过来查询信息时却发现资料欠缺。

掌握计算机操作的技能。建立信息网络,随着网络的普及和信息技术的发展与广泛应用,以纸质档案为主的档案形式和以手工查询为主要服务手段的档案管理模式工作效率太低,也无法满足当今社会的需要,必须大力发展医院档案管理网络化建设,通过专门的管理软件进行档案管理、查询、和信息传递等。

5 加大投入,提高配备,实现档案的现代化管理

加强资金投入,引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必需的条件。(1)提高档案保护软硬件现代化配备;以便于管理,因此,在档案管理方面,充分发挥计算机功能,可以节省时间、减少人力、物力的消耗,提高工作效率。(2)传统的档案储存占用大量空间,也加大了工作人员的工作量;运用现代技术设备能大大减少空间,更重要的是增强了档案保密性。利用计算机管理档案,能使档案管理工作更具条理、系统化。当前推行计算机档案管理,有利于现实档案的自动化、现代化。

6 重视开发,充分利用,发挥档案的社会效益

档案管理的目的是使档案的利用率达到最大化,同时也使管理工作更方便。因此,档案部门要制订严格、科学的管理制度,相关人员要树立服务意识,最大程度的开发档案资源,为临床、医疗、教学和科研工作提供有力信息;其次,要积极发展档案编制工作、对档案信息进行加工、编汇,使信息更专业、系统,为利用者提供多方面有效信息;最后,要加强档案利用反馈信息的管理,实现医院信息的纵向发展,使资源共享最大化,从而提高档案的利用率。

7 结语

要知道新形势对档案管理的要求,就必须对档案管理做一次改革,以新的姿态服务于大众,实现档案自身价值。医院档案管理工作是一门学问,涉及面广,档案管理工作需要全体员工的配合,从多方面多角度进行改革,如此,才能使医院档案管理工作保持特色和活力。

参考文献

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