企业档案管理信息化

王莹

摘要:在网络时代背景下,档案管理也需要向着信息化的方向发展。由于档案管理对企业的发展有着非常重要的意义,因此企业档案管理的信息化已经成为全社会关注的话题。本文将从信息化档案管理的特点、存在问题以及对策等进行深入讨论。

关键词:档案管理信息化资源共享

中图分类号:G239 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)06(c)-0192-01

1 信息化档案管理的特点

1.1 一体化的管理模式

在过去,企业档案管理的实现是不同部门对其内部文件进行整理、分类并归档的过程。而信息化的档案管理则改变了这一状态,信息化的管理模式可以将企业的文件,部门的基本文档进行有机的结合,从而实现归档与管理的同步,将不同部门对于同一事务或者同一事务的不同角度的记录归入档案数据库中,实现档案管理的一体化。通过对档案管理自动化系统的应用,实现公文和业务性文件整理与归档工作在同一时间完成,既可以节省大量的时间,节省劳动力,而且提高了档案管理的准确性。从事档案管理的工作人员可以从繁杂的工作中抽离出来,从而获得更多的学习时间,加强档案管理信息资源的开发。与此同时,负责档案管理工作的部门也能够通过自动化系统对公文以及业务性文件的管理状态进行随时的掌控,以便尽快的做出指导,实现档案管理的预见性。

1.2 方便存储与查找

企业的行政部门与业务部门,可以通过对档案管理自动化系统的应用,将已经形成的有查考利用价值的文件随时存储到服务器上。而档案管理工作人员他也可以把原有档案的扫描件存储到服务器上。这样,只需要通过身份验证,用户就可以通过企业内部的局域网查找所需要的档案信息,即节省了时间,又节省了资源,真正实现了信息化档案管理给企业的工作带来的方便。

1.3 档案业务管理自动化

企业档案管理工作非常复杂,其全过程不仅包括统计、鉴定、借阅还包括了参考资料的编研工作,甚至是资料的销毁,这都需要管理人员定期对档案的情况进行分析,而且企业领导的决策提供参考资料。实现档案信息化管理模式,可以对档案进行随时随地的管理,例如各种数据的统计、各种报表的打印、借阅登记、催还提醒等,这样可以便于领导或各部门通过电脑获取所需要的资料和数据,避免了因为距离问题而造成的时间浪费。

2 企业档案管理信息化存在的问题

2.1 档案管理的信息化意识不足

实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。

2.2 档案管理信息载体的破损

在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。

2.3 标准化建设不够完善

档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。

3 改善企业档案管理信息化建设的建议

通过对企业档案管理信息化建设过程中出现的问题的分析,可以看出,只有在一定范围内实现资源的优化配置,完善档案管理人员的培训,才能彻底实现档案管理的信息化,具体来说可以从以下几个方面着手。

3.1 完善档案管理制度

所有工作的顺利展开与进行都离不开规范的要求和对标准的参考,企业档案管理也不例外。实现档案管理信息化的前提是健全的管理制度与明确的部门职责,而同时这也是档案管理部门为企业提供更高级别的服务的先决条件。所以,为了在激烈的市场竞争中立于不败之地,现代化的企业必须要建立健全档案管理制度,尤其要制定档案自动化管理制度,通过合理的制度规范档案管理信息化的实现。

3.2 加强监管工作

在企业建立局域网时,要有计划的实施档案一级管理,对于文件从形成到归档的全过程要实施监管,尤其是从文件行程的最初阶段,以保证文件的整个生命周期都能在可控范围内,使整个过程都做到规范化、标准化并努力贯彻执行。

3.3 理顺工作流程

不同企业的工作流程不一样,相应的档案管理自动化程序也是不一样的,所以要明确各部门工作的先后顺序,例如档案部门与文书,只有这样才能保证档案管理信息化过程中避免走弯路。档案管理要与企业所讲求的效应原则保持一致,尽量以最少的投入来保证企业对于信息资源需求的满足。理顺档案管理工作的流程,首先要做好数据收集与资料库的维护工作;另外要充分利用计算机的功能,根据企业发展的需求,及时编写一些档案文件汇编,并提供企业领导用于决策所需要的信息。

3.4 实现管理工具的信息化

从事档案管理工作的人员除了要做好文件的分类、归档等工作外,还要积极参加档案管理软件的功能开发工作中,充分了解企业档案管理的全过程和档案专业管理的全部内容。在工作当中,要及时征求各部门的意见,分析档案管理与各部门之间的联系,并将分析结果交给软件开发人员作为依据选择最合理的设计方案,使设计出的软件能够最大程度满足企业的需要,从而真正实现管理的自动化和信息化。

4 结语

企业的档案管理工作是一项难度非常大的工作,是促进企业发展的重要保证。随着网络时代的到来,实现信息化是企业档案管理发展的方向,也是不可阻挡的发展趋势。档案信息所蕴含的大量信息都是企业发展过程中的重要资源,因此,实现档案信息的资源共享,实现档案管理模式的创新,必然会给企业的发展注入新的活力,为企业创造更多的经济效益和社会效益。

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