优化建筑工程档案资料管理的对策研究

史艳春 单承瑾

［摘要］ 建筑工程的档案管理工作重如泰山，它已经成为建筑工程的重要组成部分。针对目前档案管理中存在的普遍问题，我们必须采取有力措施优化档案资料管理，以确保工程建设的顺利进行。本文中，笔者主要从工作人员和管理制度两个方面提出了一些优化建筑工程档案资料管理的一些对策，希望能促进工程建设的顺利开展。

［关键词］ 建筑工程； 档案资料管理； 对策； 研究

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 20. 046

［中图分类号］G275［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）20- 0076- 01

1建筑工程档案资料管理的重要性分析

对于建筑工程来说，工作繁杂，需要整理的档案资料十分之多，这也是工程建设的重要组成部分，也是重要的保障力量。由于工程项目一般都具有隐蔽性的，所以对于工程质量的检查以及规范，就要通过资料来体现，一个工程项目资料的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目的好坏，所以工程资料的管理是一个非常重要的组成环节。按照现代建筑的管理理念，建筑档案资料的管理水平也反应了建筑施工企业的管理水平。建设部要求建立并管好城市基础设施建设档案，进一步加强对工程项目建设档案管理的重要性和紧迫感的认识，并明确指出：对于建筑工程必须认真管理档案资料，如果工程建设的档案资料不符合相关规定的话就视为该工程不合格，这些足以说明建筑工程档案资料管理的重要性。

2优化建筑工程档案资料管理的对策研究

通过上述分析，我们不难得出档案资料的管理在建筑工程中的重要作用，要想建筑工程的顺利完工，我们必须重视档案资料管理，采取有效措施，优化建筑工程的档案管理工作。

2.1加强档案管理人员的素质建设

做好资料的管理，优化档案的整理工作，首先需要强化档案管理人员的素质。作为档案资料的管理人员必须具有档案管理的专业知识，还要具备一定的建筑专业知识，计算机操作知识，了解国家的大政方针。这就需要建筑工程单位必须严把档案管理员的入口，精心筛选专业人员，上岗之前进行针对性的技能培训。同时，档案资料的管理人员要有慎独的意识，做到心中有法律、心中有规则，树立高尚的职业操守，调整工作心态，兢兢业业做事。作为档案资料的管理人员要经常提醒和扪心自问，在做资料的工作中是否及时、整洁、完整；怎样配合好技术人员做好施工组织、方案、技术交底等工作；自己是否对项目前期工作施工组织设计等进行了审核，用字是否恰当和规范，是否有遗漏和不全面；是否对监理、业主提出的意见和建议虚心接受了；是否在第一时间熟悉施工图并发现问题，是否在第一时间和业主、设计单位进行了联系和沟通，并在最短时间段内解决；对各条线的管理人员在工作过程中所提出的建议是否乐于接受并落实到项目管理中去； 是否对以前的工作进行了总结，留下好的一面，否定了不好的一面。并用踏实、勤奋、认真及科学的态度去工作、去做好资料，这些都是我们资料人员都要考虑和必须考虑的问题。在日常工作中要多思考、多交流、多协调，并用热忱、认真的态度去工作、去落实。不断加强学习和广泛涉猎施工资料相关的书籍和有利于文化素养的书籍来提升我们自身的素质，同时在工作中不断地总结、再总结。

2.2规范档案资料的管理职责

对于目前工程档案资料员来说明确自己的职责也是充分做好工作的前提，只有了解自己的工作才能做到有的放矢，明确工作目标。建筑工程档案资料管理人员的职责主要是收集与工程相关的档案资料和图表；整理工程预建设的各类表格、图纸等文件；检查工程管理人员对施工单位开工前及施工过程中进度计划的制订及调整的审批情况；检查工程管理人员在施工管理工程中的各管理档案资料的记录、整理情况，并对现场管理人员的档案资料收集、管理情况进行监督；有序登记工程建设的档案资料以便利用时随时入取；检查工程部人员完成工作计划情况以及工程部人员的《施工管理日记》；检查施工单位的资料完成情况；做好技术资料的收文登记，并根据具体情况送监理、施工单位及其他相关单位或部门；及时与公司交流沟通，协助工程管理人员做好与设计公司的联系，工程图纸、设计变更联系单要做好收支登记并及时交分管人员会签；做好图集、规范、标准文件保管工作，并做好借阅登记；经批准借阅外单位的文件，须按规定办理借阅手续；为保证文件资料不外泄，资料员有责任控制人员进出资料室；认真做好工作笔记，完成公司安排的其他工作；资料员发送的图纸资料必须留一份连同发放清单一起存档等等。建筑资料员明确自己职责同时在工程建设中很好地落实自己的职责。工程质量的保障离不开资料员对工程资料的汇总和整理。资料员做好自己的工作是工程质量得到保障的前提。

2.3优化建筑工程档案资料的管理制度

对于建筑工程档案资料的管理，必须采取有效措施实现规范化、制度化的道路，这就需要建立健全的档案管理制度，这也是优化工程建设的基础和重要保障。对于优化建筑工程档案制度的管理，首先要弄清楚档案资料管理的权限和范围。建筑工程的档案资料范围十分清晰，依据本行业的工作特性，主要包括了工程和设备档案资料建筑工程档案资料牵涉到重大的工程建设的内部资料，对其发展有着重要的作用，可以说很大程度上包含了全部的商业机密，所以针对建筑工程的档案资料管理必须采取保密制度。作为公司的档案管理人员，必须有专业的工作知识、良好的职业操守，按照公司档案资料管理的需要，实行保密制度，不随意泄露公司的任何机密和文件。严格控制查阅范围，针对在具体的档案工作中，非档案管理人员不得擅自查阅和翻看档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅，并且做好相关的登记工作。档案柜内的档案要进行系统排列存放，有序整理，不准堆放与档案无关的东西， 做到完整安全，存放有序，查找方便。档案资料的借出时间，不得超过规定的时间，如需要续借的，必须严格规范班里程序和手续，做好登记。对于重要的或者破损的文件资料，在查看的过程中，不得使用原件，一律使用复印件。档案管理人员要增强服务意识，提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，改善目前的工作。

主要参考文献

［１］ 杨晓燕． 工程档案管理的问题和对策探讨［Ｊ］． 城市建设理论研究，２０１２（９）.

［２］ 韩金华． 浅谈建筑工程档案资料有效管理措施［Ｊ］． 城市建设理论研究，２０１１（２２）.

［３］ 杨峰． 如何做好建筑工程技术档案管理［Ｊ］． 城市建设理论研究，２０１１（９）.