在信息时代人事档案管理中如何体现创新

李学军

创新，是马克思主义的一条重要原理，创新的基础在于求真务实，实事求是，理论联系实际，就是使思想与实际相符合，使主观与客观相符合。随着科技的飞速发展，信息技术的革新更是日新月异，IPV6、云计算、物联网等一些高新技术很快就开始在档案管理等传统领域进行应用。我们可以运用IPV6的传输速度、云计算的海量存储和物联网的多终端融合技术，把以前流程繁琐、管理信息量大的人事档案管理工作进行简化，从而达到在管理过程中体现创新、应用创新的目的。

一、人事档案管理的特点

任何事物都存在普遍性，也存在着特殊性。同样，人事档案管理除了具备其他档案管理所共有的属性外，还具有自身的特点，主要表现在以下四个方面：

第一，真实性。真实性是管理人事档案的首要条件。人事档案必须是真实的，这样管理起来才有意义。如何来保证它的真实性，一定要做到三个必须，即：归档材料必须经过组织审查和认可；归档材料必须符合有关政策规定的要求；归档材料必须经过认真鉴别。

第二，完整性。完整性是指人事档案必须反映单位职工的全貌，人事档案的内容应当反映相关人员的全面情况和全部历史。为了保证人事档案管理的完整性，要及时地、经常地将反映职工变化的人事档案材料收集归档。做到完整、真实、条理、精练、实用。

第三，动态性。历史在发展，社会在前进，每个人的情况也在不断变化。由于人事档案材料形成于不同的历史时期，不可避免地带有时代的色彩，特别是历次运动中形成的材料，更具有其局限性，有的甚至是错误的。为了保证人事档案准确可靠，必须根据情况变化和有关规定，将那些丧失价值或不准确的材料进行清理。这同样是一种“动态”。

第四，机密性。因为人事档案记载着职工各个方面的情况，涉及到本人有关的工作和一些重大事件，反映单位职工的功绩、过错和失误。其中既有组织上的考核、考察材料，也有知情人为组织提供的旁证情况，以及本人撰写的材料。它的绝大部分内容只能限于组织掌握，不能向社会扩散，也不得随便公开。

二、信息时代人事档案管理的几点意见

在信息时代，人事档案管理要树立创新观念。传统的内向封闭的管理体制对于保证人事档案的完整性和安全性起到了一定作用，但随着社会的发展进步，干部人事制度的改革和人才强国战略的实施，其弊端也逐渐暴露出来了。因此，在人事档案管理工作中必须树立改革创新观念，以改革的精神、发展的眼光审视人事档案管理工作中存在的问题和缺陷，通过完善管理体制、改进管理服务方式和丰富服务内容，来适应我国培养大批新型高素质人才的需要。

第一，重视档案人员的素质培养。科学技术是第一生产力，人是生产力中第一要素。只有管理人员的业务水平提高了，才能适应档案信息化、网络化的发展。拥有高科技，却缺乏能运用它的人才，那么，也只能望洋兴叹。在我国，传统的档案信息服务水平明湿滞后于时代的发展，远远不能满足人们对信息的需求，具体表现在档案工作人员的信息意识淡漠，观念陈旧，抱残守缺，缺乏开拓与创新精神，以至于出现硬件设备的现代化与人员观念落后相互并存不协调的局面。因此，要加强档案员自身素质的提高，以适应信息化建设的需要。

第二，对人事档案实行人事信息化管理。从信息技术发展来的人事档案是对传统纸质人事档案的一种革新。例如，一些发达国家已经实现了人事档案的电子化。美国已有75％的人事档案以电子形式保存，但为了安全起见，再用纸质来保存电子文件或档案，同样将一个人的各种信息，包括学历、工作经历、健康状况、诚信记录等都存储在电子档案中，并不断更新以保证人事档案的全面和完整。就我国现阶段来说，人事档案管理信息化，就是把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。各行各业的信息化办公为人事档案管理信息化提供了现实参照。因此，在人事档案管理领域，按照国家标准和行业标准，加强人事信息系统建设，提高办公自动化程度，是推动我国人事档案管理科学化、规范化、现代化的必由之路。随着各项人事制度改革的推进和办公自动化水平的不断提高，科学决策、人才预测、宏观调控、微观管理等工作，将更多地依赖于人事档案管理数据库的建设。

第三，在人事档案信息化管理过程中，要大胆使用成熟的信息技术。把所有能进入信息系统的内容全部输入计算机，运用电子办公软件系统。可以快速、便捷地查询各类人员的档案信息，制作各类人员登记表、统计表等。建立人事档案信息库。不但可以提高工作效率，而且还可以对这些信息资料进行快速统计、分析，为领导决策提供方便、系统的服务，使人事档案信息资源得到最大限度开发利用。

人事档案数据库建设是一项长期的任务。随着这些新兴的数据库技术开始运用于人事档案管理工作，我们更要保证数据库内容的真实性，也就是数据库的内容随时要与档案材料保持一致。同时，在人事档案数据库中进行增加、删除、修改相关人员信息的时候，必须由三人及以上人员（最少两人为中共党员）签字，并标明修改内容及范畴，一定要留有文字性的、具有签名的文档，以备以后查阅。在人事档案数据库中，最重要的是要注意密码的保存，密码设置的要长一些，分成两部分以上，由两人以上进行保存，使用密码时，要单独输入自己持有的部分密码。与之并行的是建立人事信息管理网络。现阶段，社会已经进入信息时代，通过计算机网络，可以把不属于保密范围的人事档案信息与社会共享，向社会提供优质、高效的人才档案信息服务。我们更可以通过建立云计算服务器，利用IPV6技术，甚至运用比较成熟的3G技术把人事档案管理工作推向新的高度与层次。

总之，随着时代的发展，社会的进步，网络化、信息化将在未来的社会中占主导地位，人事档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现档案管理的根本变革。