浅析会计电算化的内部控制

【摘要】本文的主要内容是对会计电算化含义进行深层理解，了解企业在内部控制方面的具体影响因素，分析目前的会计电算化系统环境和今后面临的控制方面的问题，针对电算化会计系统进行针对性分析，提出解决方案，以保证会计电算化在实际的企业运用中安全、正常并有效。

一、对会计电算化含义的深层理解

会计工作应用于电子计算机的过程被称作会计电算化，在此过程中，运用电子科技将数据进行处理，在进行财务管理和会计核算过程时，为了提高工作效率和管理水平，计算机领域的新技术和理论、数据库、控制论、系统论、信息论都会应用其中，从而实现现代化管理，获取最大的经济利益。

在数据处理程序、数据储存形式、会计核算方法上，应用会计电算化之后，发生了巨大变化，不但将会计信息质量进行提高，同时将会计数据领域拓宽，从会计技术和会计理论上改变了审计和内部控制的技术和方法，逐步完善了会计管理制度，为今后的科技进步奠定了良好基础。会计电算化的出现，实现了会计实物的彻底改革。虽然依照表面现象看，整个会计电算化过程仅是会计核算过程和电子信息技术的融合，但实际上会从本质上提高会计核算精确程度和运算速度，实现自动化记账，减轻工作人员的工作压力。通过会计电算化的广泛应用，必将引发工作分工和组织分化的热潮，不单单是将核算方法与工具进行改进，更是让整体工作人员从自身出发，提高知识水平和工作素质，从工作质量和工作效率两方面促进行业转变，在增加企业经济效益的同时发展科学技术，从各个方面为会计行业带来改变。

二、内部控制如何受到会计电算化影响

（一）介质的存储

早前的会计工作环境，主要是以手工为主，即用纸张对公司的经济业务进行记录，根据处理过程的不同进行分类，具体有会计报表、会计账簿、记账凭证、原始凭证等。会计人员通过纸张进行工作记录，将纸质版文件作为会计过程的原始证件，一旦出现被修改篡改现象，工作人员很快就能根据修改痕迹发现问题从而在第一时间内进行处理和解决，这便是纸质会计记录的一个特征，即容易辨识修改。相比于纸质的记录，会计电算化不容易识别，由于操作的过程都是在电脑上完成，因此进行修改时难以发现修改痕迹，从而对于工作和业务的原件记录，容易产生不必要的麻烦和困扰。

（二） 交易授權

内部控制的基础过程是批准控制和授权。在早前的会计系统下，手工操作造成进行经济业务时，各项环节都需要手工完成，签章审查成为每个环节必备的要素，因此每项过程都是严格进行，几乎不会出现审查错误的情况。电算化会计系统的应用，从操作过程上进行简化，避免了层层审核的制度，整体过程快捷，但是对于复核、审查功能来说，功能的减弱成为不得不考虑的一个问题。

（三）内部控制范围

交易处理是内容控制的传统过程，随着电算化会计的出现，将计算机技术应用其中，从控制措施和工作内容上都增加了新内容。由于在系统的运行和建立过程中，内部控制发生了巨大变化，主要表现在范围上，增加了许多新的控制内容，包括系统维护人员和管理员的岗位责任控制、计算机操作管理控制、计算机病毒防治控制、会计信息保护控制、磁盘保护控制、程序修改控制、系统权限控制、系统安全控制等，都是传统系统中没有的内容。

（四）内部控制形式

电算化会计的出现，从两方面影响了内部控制形式。一方面，对于内部控制的一些措施，电算化的应用将操作过程进行转移，从手工完成转变为计算机完成；另一方面，电算化过程减少了先前不必要的操作过程。会计电算化的应用，将程序控制与人工控制相结合，以最快捷、有效的方式将各类控制功能融汇于应用程序中。

三、主要出现的问题

（一）复合型会计人才紧缺

对于一般的会计从业人员来说，所掌握的理论和知识仅够传统的操作和过程控制，对于电算化会计而言，现有的知识数量和管理理念不能满足要求。因此，复合型的电算化应用人员紧缺，需要在现有知识基础上掌握更多的技术维修、财务软件使用、计算机应用知识。

（二）未能充分认识会计电算化

目前，人们对于电算化会计的认识未达到理想效果，究其原因，是因为电算化事业在我国起步晚，未能将电算化技术普及。很多应用电算化的企业并不是真正考虑到了电算化对于行业带来的影响，仅仅是考虑到工作效率和经济利益，对于整体行业的发展未能充分认识。因此，思想上的不到位为今后的电算化发展起到消极的影响。

（三）审计过程难度增加

电算化会计系统应用之后，一改往日的传统环境，不再遵照严格的程序要求，不能再直观的进行审计线索审查，最直接的表现就是：手工完成的财务日记、明日账目无从查找，程序过程的处理无法核查。因此，电算化审计相比于手工操作具有更大的风险。

（四）遵照了职务分离原则

职务分工的原则不能在内部控制的实施和建立上运行，因为在通常情况下，经济业务活动步骤的第一项是授权、接下来是签发、核准，最后是执行和记录。如果将职务分工应用于此，那么在电算化系统的使用过程中，工作人员只能接手一部分工作内容，许多其他的重点工作步骤都无法同时进行，因此对于整体的运行和监督管理来说，职务分工会使控制管理失去部分效用。

四、问题解决的方案对策

（一）人员管理

在系统运行过程中，要想对各类人员进行分离，就需要采用电算化系统的组织控制职能，将相应的规章和管理制度相融合，为会计信息营造可靠、真实的环境，为制约和监督增加可行性。对于问题解决，人员管理的加强是首要解决的问题，应设立专门、独立的电算化会计部门，对相关数据和业务记录通过电算化方式进行处理，其他的各个部门再进行更为具体的操作过程，从而将出现错误的可能性降到最低，有助于管理和控制。此外，适当的人员分工也避免了越权现象和非法操作。

（二）思想认识

对于使用电算化系统，最终的目的是要进行内部控制，但是如果出现通过非法途径取得口令、私自修改数据、恶意篡改程序、不遵照系统制度等情况，即使有完整的规章制度和性能优良的软件，也不能达到最终的目的。所以，提高思想认识、提升能力素质、行为准则、道德规范是企业管理中的一项任务，对于管理的高层人员来说，普通员工的培养和选用，是应该高度重视的。只有加强工作人员的业务水平和道德观念，才能以诚信的形象从事工作，在现有的优良系统环境下，为企业带来更多的效益。

（三）安全控制对于系统的重要性

为了避免出现运行问题和潜在的安全隐患，必须加强安全控制。加强的主要内容有：环境的安全和接触控制。接触控制是保证资源的安全，防止其他人私自使用资源，造成资源流失。具体的过程如下：对于企业内部线订立严格规范的操作制度，公司的电脑只能由专业人员进行操作；接下来是安全密码的设置；然后是操作过程的分阶段，将数据处理和数据储存两个阶段相分离；最后的过程就是记录，将每一次的操作过程都进行记录。对于环境安全的保护来说，最重要的就是减少外界因素的干扰，从而减少影响。具体的操作过程:安装供电操作系统、配备具有保护性质的设备、对于机房的环境加强保护。通过安全控制，可以为未来的发展环境提供良好的基础。即使在未来的发展过程中，出现了故障，也能够及时找到事故原因，最快地解决问题，不会出现大面积系统瘫痪和众多系统数据丢失的情况。此外，在联机系统中，多级口令系统的使用更能增加安全系数，增加一道身份识别的程序，从而更全面地进行系统保护。

（四）系统控制的重要性

对于电算化系统而言，要从源头上进行安全加强和控制，应该设立专门的系统，由专门的工作人员进行业务的审查和复审，防止错误的出现。此外，还可以采用编码制度，在进行会计业务时，可以进行规范化的管理，同时提高业务的准确性和效率。对系统进行新的改革，建立适应性控制，可以针对不同的企业发展状况作出及时的调整，同时，逻辑控制也应加强，增强系统的差错功能。在具体的操作过程中，失误的出现是必然的，因此数据溢出性检测是很有必要的，减少数据失真，为信息的存档增强安全保护。因此，加强会计电算化系统十分重要。

五、建立内部控制的相关制度

（一）对操作程序加强控制

针对会计电算化，加强程序操作是目前面临的新要求。应该制定相关的操作规范和上机守则，从而减少出现事故的概率，减少过程中的误差。对于操作规程，主要的内容是规定了具体的操作步骤、操作要求、情况处理、设备使用情况及说明，具体的内容有：相关人员才能进出机房，未经许可不得擅自入内；数据录入过程应参照严格的要求，必须备有原始凭证；对于出现的疑问，不能擅自作出主张，应与录入人员及时核对；数据管理人员应该恪尽职守，对于现有资料要严格保密；对于规定数据以外的资源，不擅自采用；发生错误时，应依据系统及时改正；工作人员在进行操作时，应严格遵照制度不能随便离开；对于重要的数据，应及时做好备份。上机守则的主要内容就是机房的一般性工作要求。虽然有相关的制度规范，但是随着公司的不断发展，也应当及时调整，才能从真正意义上加强操作程序的控制。

（二）对内部控制进行有效实施

对于现有的制度来说，保证实施才是关键。企业对于内部控制，在建立的基础之上更应该注重领导的能力，在高层管理人员的带动下，才能有效实施内部控制。与此相对的工作人员，从事会计行业，控制是最主要的。例如进行软件程序时，出现了无法自动执行的特殊情况时，就应该及时对会计的原始凭证进行核对，将整体的过程进行细致的检查和监督，从而真正发挥工作人员的作用。依照目前的情况来看，财务人员的责任心和职业道德是控制过程实施的必要保证，只有具备了这些，才能在电算化会计系统中施展拳脚，才能满足工作要求。因此，加强系统的维护和管理、加强工作人员的知识量和专业技能是保证系统高效、安全运行的条件。此外，对于电算化会计的审计过程，要想培养工作人员的能力，就要做到以下两点：一是加强合作，为工作人员增加知识的灌输，尽快成为知识复合型的人才，尽早成为专门的技术人员，为会计电算化增加贡献；二是加强实际应用，定期开展培训活动。

（三）内部控制中，加强审计过程

要想知道管理控制和会计控制是否正常运行，充分发挥效用，就必须依靠审计人员进行系统调查，依据试验进行内部控制现状的评价。在具体操作过程中，审计人员首先要征询负责人的同意，然后进行操作，将每一步的工作内容都进行记录，最后利用系统制作内部情况的调查报告，从而对以后的会计电算化审计做出参考依据。

（四）对网络环境加强控制

目前，网络技术正在飞速发展，加强公司的网络安全控制是各个公司首要考虑的问题。针对网络安全控制，应用平台、操作系统平台、网络平台、通信平台都是需要规范和采取安全措施的网络系统层次。身份识别、访问控制和数据保密都是网络安全的主要性能指标，像VPN，即隧道技术、数字签名技术、访问控制技术、加密技术等都是可以采用的安全技术，可以提高上述的性能指标，从而多层次地为安全体系提供保护。在众多的问题解决技术上，对于Internet安全问题的解决，VPN是最佳的选择。此外，接入口的安全、网络传输介质等都是应该同步考虑的问题。因此，接入口保密、采用光纤传输都是提高网络安全性的重要措施。

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作者简介：吕新艳（1974-），女，河南商丘，本科，商丘职业技术学院讲师，研究方向：经济类学科。

（责任编辑：刘影）