浅析煤矿企业物资采购中的财务监督作用

【摘要】本文着重从财务人员责任意识、物资采购程序等方面介绍了财务部门如何进行物资采购监督，分析了目前煤炭企业物资采购中存在的问题及如何加强物资采购中的财务监督作用，以更好的为企业的经济发展做贡献。

煤矿企业物资采购是煤矿经营活动的一项重要内容，对物资采购进行严格把关是降低煤炭生产成本的有效途经，是企业获取利润的重要源泉。而煤矿物资采购容易出现超计划采购、质次价高的情况，造成库存居高不下，再加上很多财务人员对在物资采购过程中所应担负的财务监督职责认识不清，认为物资采购本来就是企业供应部门的事，作为财务人员，只要把账目管好，款项付好就行了，影响了企业经济利益。因此，必须加强煤矿企业物资采购中的财务监督作用，更好的为企业服务。下面就如何加强物资采购中的财务监督作用谈几点认识。

一、财务对物资采购计划的监督

一是物资供应部门每月编制的物资采购计划，应征求财务部门的意见，财务部门应根据当月的生产作业计划、库存情况等审查物资采购计划的合理性。当然，财务人员要审查物资采购计划，首行应对井下生产工艺流程、材料、配件使用情况了解掌握清楚，如巷道支护方式、每米巷道需用支护材料的数量，计算所需数量。其次再看供应部门库存量，利用库存量、当月需用材料数量，确定需要采购的数量。如果财务人员对生产不懂、没有下过井，就无法审查供应部门的物资采购计划，只能處于被动地位，按供应部门物资采购计划执行，谈不上对物资采购计划的监督。二是物资采购计划的审批，应从下到上进行审批，先有业务人员审批，再有业务部门领导审批，最后经矿级领导审批，而不是从上到下审批。

二、财务对物资采购合同的监督

依法订立采购合同是避免合同风险、防患于未然的前提条件，也是强化合同管理的基础。首先，财务人员要对采购经办部门是否履行职责进行审查。审查采购经办部门和人员是否对供应商进行调查，包括供货方的生产状况、质量保证、供货能力、企业经营和财务状况等。合同履行情况审查，如供货质量、履行合同次数、准时交货率、合格率、价格水平、合作态度、售后服务等进行审查，在全面了解的基础上，是否作出选择合格供应商的正确决策，使合同建立在可行的基础上。物资采购招标是否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生。其次，财务人员要对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货时间、账号、地址、运输、结算方式等各项内容，按照合法性、可行性、合理性和规范性进行审查。在此基础上建立物资采购合同台账，将已履行的合同整理成册，妥善保管，以便发生经济经纠纷及中介机构审计、评估需要。

三、财务对物资采购计划执行及付款的监督

供应部门必须按审批后的物资采购计划进行采购，坚决杜绝无计划采购、临时计划采购，盲目采购。对物资采购付款时，从以下几个方面审查，一是采购事项是否严格执行采购计划，对超出计划未经批准的，不予报账，不予付款。二是严格执行合同约定，在合同全部履行完毕后，按照合同约定付款。三是对采购计划的所有资料进行再审查，及有无审计部门比价采购单等。四是对物资采购的程序进行审查，是否符合局二级三审采购规定的程序，对未按规定程序采购的，不予付款。五是对物资采购原始单据的合法性、真实性予以审核，对不符合财税法规要求的原始单据，不予付款。六是对于财务部门拒付采购事项，相关部门应按照财务制度规定，完善相关手续资料，财务部门审查后，方能付款。七是对采购的低值易耗品、固定资产，相关部门验收并出具验收报告单后，财务部门方能付款。

四、财务对物资库存的监督

财务部门应定期对供应部门的库存物资进行盘点，主要查明物资的数量与账、卡是否相符，有无积压呆滞物资，检查物资数量有无变化，保管条件是否良好及库容整洁等。盘点方式要求全面盘点、临时盘点和永续盘点相结合。物资盘点发现的盈亏、毁损要按规定及进处理，并调整账面，使账实相符。盘点时要检查有没有以前采购的物资未用，如有，应查明原因，是什么原因造成的，对相关责任人进行处罚。特别是当前我局各单位库存居高不下，更应重视这方面的工作，应规定采购物资在三个月内未使用的还不及时上报的，视同超计划采购，对采购人员进行严厉处罚。

五、采用先进的物资采购监督技术

在当今信息化飞速发展的时代，不论是供应部门还是财务部门，都应该熟练掌握计算机应用技术，利用网络收集物资信息, 建立供货商数据库、价格信息数据库并随时进行数据更新，建立物资采购管理的局域网,将采购计划申请、采购价格、物资验收、物资的仓储、物资的发放、物资的使用情况建立电子台账，使财务部门能够及时掌握供应部门的情况，更好的起到财务监督作用。

总之，加强物资采购的监督管理是一项系统工程，除财务部门的监督外，还涉及计划、审计、纪检监察等部门的监督。各部门之间还要彼此相互沟通、密切配合、相互协调、相互制约、明确责任, 规范运作, 共同把好物资采购关。

作者简介：郭迎春（1963-），女，汉族，陕西白水，陕西铜川鸭口煤矿有限责任公司，财务科科长，会计师。

（责任编辑：赵春晖）