浅谈高校办公室工作的基本规律与工作技巧

米宝昌

（中国环境管理干部学院，河北 秦皇岛 066004）

浅谈高校办公室工作的基本规律与工作技巧

米宝昌

（中国环境管理干部学院，河北 秦皇岛 066004）

从明晰高校办公室工作职责、高校办公室主任应具备的能力、创新高校办公室管理模式三个方面，阐述了高校办公室工作的基本规律。通过在高校办公室多年的工作积累，总结出了高校办公室主任八方面的工作技巧。

高等院校；办公室；基本规律；工作技巧

1 高校办公室工作职责

一直以来，很多高校教职工都认为办公室的基本工作就是简单的接待及服务、发文收文等日常事务，毫无规律可言。高校办公室工作人员本身也认为“一年从头忙到尾，基本上说不出干了什么”，似乎毫无科学管理可言。实际上，这是缺乏对办公室工作职责的认识与研究。这使得高校办公室的工作效率和具体作用得不到有效、充分发挥，从而也就脱离了实际工作中科学性、系统性管理的基本要求。

在各高校的运行管理体系中，高校办公室是学校领导决策、落实的重要辅助部门。作为高校工作的决策、落实指挥中心来说，办公室是一个综合性办事部门；对于每一所高校的各执行部门来说，办公室是组织协调各方面的枢纽；对外校、外单位来说，办公室则是一个信息集合中心。这也就决定了高校办公室工作和办公室主任这一工作岗位的重要性和特殊性，其工作的效率和水平高低会直接影响学校领导计划、组织、实施、控制工作，甚至会直接影响到学校整个目标管理的效果。因此，作为一名高校办公室主任，一定要明晰自身职责，主动无私奉献，牢固树立为广大师生员工服务、为领导服务的思想观念。

21世纪各高校的发展趋势对高校办公室工作及高校办公室工作人员提出了新的工作要求和标准。因此，高校办公室工作必须做到“四个转变”，即:从“经验型粗放管理”向“科学化、精细化管理”转变；从“侧重于简单办文办事”向“既复合式的办文办事又出谋献策”转变；从“单一性传递信息”向“既综合式的收发传递又综合处理信息”转变；从“被动强压式服务”向“积极主动服务”转变。

2 高校办公室主任应具备的能力

每一位高校办公室主任的工作方式、工作方法以及自身能力各有特点、各有长短，但就其共同之处来讲，都是要爱岗敬业、艰苦奋斗、甘于奉献、心怀师生，并在工作、学习、生活中不断完善自身知识结构，提高党性认识，增强实际工作中的综合能力。

2.1 以德为先

要做到与党中央保持高度一致，认真践行科学发展观，认真贯彻落实党的各项方针、政策，树立正确的价值观和世界观，不断加强政治理论学习，不断提高自己的政策理论水平。工作中如果遇到困难和需解决的问题，要冷静、沉着思考，查找事物之间的内在逻辑关系和本质，并将其上升到理论认识层面，以方便指导高校办公室工作，使高校办公室在繁琐的工作中不至于迷失方向。同时，在日常工作中更要谦虚谨慎、戒骄戒躁，牢固树立“一切为了师生，为了师生一切”的思想，始终把广大师生装在心中，善于倾听广大师生反映的问题，关心广大师生的问题。由于日常工作中高校办公室需要经手的事务较多，高校办公室主任要有海纳百川的气度和强大的人格魅力，要有沉着淡定分析、解决问题和消除矛盾的能力。

2.2 智为前提

高校办公室主任的“智”是直接关系到领导能力和管理水平的前提，是做好一名高校办公室主任的前提条件。这就要求每一位高校办公室主任都要有良好的文化修养和社会经验，具有较强的逻辑思维能力和形象思维能力，更要求高校办公室主任在工作中善于通过对各类事物和问题的分析、概括、判断、处理来提高自身处理、解决问题的能力，以助高校各项工作顺利向前推进。

2.3 能为核心

高校办公室主任的“能”主要表现为组织管理能力和沟通协调能力，是“德”与“智”的综合体现，更是当好高校办公室主任的必备条件。办公室作为高校的综合组织、协调部门，起着重要的枢纽作用，因此，组织和协调能力是每一名高校办公室主任必备的基本能力，主要体现在三方面:一是高校办公室主任必须做到与校内各部门、上下左右保持良好的联系与信任，得到广大师生的认同，处理问题做到公正、公道，并讲究方式与方法，工作中坚持原则性、公正性；二是要能从纷繁复杂的问题和矛盾中辨别真伪，坚定是非立场，具有较强的大局意识；三是解决问题要做到英明果断，既能顾及到面也能照顾到点，同时又敢于坚持原则。

高校办公室主任的“能”还表现在独立处理和解决问题的能力方面。特别是对处理突发性事件一定要坚决果敢，勇于拍板，具有将事件发展趋势掌握在自己手里的能力，在常规的工作中不断加强理论学习，在办公室工作中不断激发和释放“能量”。

3 高校办公室管理模式创新

锐意进取、开拓创新也是高校办公室主任应当具备的素质。为了适应高校工作发展的要求，每一位高校办公室主任都应具有强烈的使命感、责任感和紧迫感，要不断改革创新办公室管理模式。不求有功，但求无过，按部就班，这样是无法适应新时期高校发展需求的。作为高校办公室的领导要不断增强进取心和自信心，在工作实践中不断探索，创造性地开展高校办公室的各项工作。要善于总结和借鉴，吸收消化前人的工作经验，并不断推出自身处理和解决问题的新思路和新方法，勇于突破传统观念的束缚，切忌循规蹈矩。

同时，高校办公室主任和工作人员要想在日常工作中做到工作“有效率、有特色、有创新、有成绩”，就必须熟练掌握高校教育教学工作的规律和各种现代化的工作手段。

通过在高校办公室11年的工作积累，总结出高校办公室主任需要在工作中掌握以下八方面工作技巧:一是工作实事求是，讲真话、讲实话。坚持实事求是的原则，把讲真话、讲实话作为为人之本，坚持批评与自我批评的工作方针，坚持办实事、办好事的工作目标。二是反映情况力求真实、不虚不假。要以事实为依据，以利于领导决策。三是口头表达思路清晰、不模糊。在请示汇报、处理问题的过程中思路清晰，忌模棱两可。四是工作不拖沓、讲究高效率。倡导雷厉风行之风，讲究快节奏、高效率，需要做的事马上办，不推诿、不拖沓、不拖泥带水，行动迅速，只争朝夕。五是不做表面文章、工作细致。要养成求真务实的习惯，讲真话、办实事、求实效，不做表面文章，不搞形式主义。六是工作主动热情、肯吃苦。要思维敏捷,善于在压力下工作，主动热情，具有团队精神，愿意且自信有实力接受有挑战性的工作。七是工作顾全大局、甘于奉献，真正把师生的利益摆在首位。八是刻苦钻研基本功，全面提高为广大师生服务的综合素质。

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A Brief Introduction to the Fundamental Laws and Work Skills of the Party Committee Office in Institutions of Higher Learning

Mi Baochang
（Environmental Management College of China，Qinhuangdao Hebei066004，China）

This paper,mainly from clearing the working responsibilities of the party committee office in institutions of higher learning,the abilities of the office dean and innovating office management mechanism three aspects,introduced the fundamental working laws of the party committee office.From the working experiences,it summarized eight working skills of the office dean.

institutions of higher learning； the Party Committee office;fundamental laws；working skills

G462

A

1008-813X（2012）01-0083-03

10.3969/j.issn.1008-813X.2012.01.024

2011-11-15

米宝昌（1953-），男，河北省秦皇岛人，毕业于中央党校政治学专业，副教授，主要从事高等教育管理工作。