高校图书馆图书招标采购的思考

樊五妹

肇庆学院图书馆

〔广东省肇庆市 526061〕

＊樊五妹 女，出生于1967年，副研究馆员。

一、引 言

图书招标采购是通过招标方式寻求最好的图书供应商，保证图书采购的效率和质量，是图书馆采访工作的一种改革和创新。三十多年的改革开放，图书发行业呈现出百花齐放的局面，民营书店、个体书商、网络书店大量出现并迅速发展。我国高等学校办学规模不断扩大，为实行图书招标采购提供了有利条件。同时，国家招标法的制定和实施给高校图书馆图书招标采购提供了法律依据。通过图书招标采购可以提高图书采购资金的使用效益、促进图书馆的廉政建设、图书馆可以得到许多增值服务、依法保护图书馆利益和中标供应商利益等。因此，目前大部分高校图书馆都对图书采购实行了招标，虽然它有许多优点，但由于它起步晚，市场发育还不成熟，图书供应商资质和规模参差不齐，图书招标采购也存在着不少问题［1］。如何解决这些问题，以期提高高校图书馆图书招标采购的效率和科学性，是高校图书馆采访人员研究的重要课题。

二、高校图书馆实行图书招标采购存在的主要问题

（一）招标文件用语不规范

在图书招投标活动中，招标文件对招标和投标双方的行为及意愿表达起着重要的规范作用。通过要约和承诺，将招标和投标双方统一在图书采购、服务的招投标活动中。如招标方在要约中没有按法律要求对一些用语作出统一明确的规定和明示，要约内容含糊不清，意愿表达不够明确具体，就会使投标方在承诺时偏离招标方的意愿表达，甚至成为钻空子的依据。比如，对图书采购的招标方来说，进行图书采购招标，目的就是要花最少的钱购买到想要的图书。但在拟定招标文件时，如果要约内容不够清析，就容易使书商钻空子。以“最新版本”这个概念为例，如果一部已出版的图书在它再版之前原来的版本永远是“最新版本”。据统计，约有90%的图书出版后不会再版。在制订要约和标书时，如果没有写明具体的年限，而是写上“本次采购的图书均为最新版本的图书”的字句。在投标时，投标人就可以认为凡是在第一次出版后没有再版的都是“最新版本”的图书，“最新版本”的图书都是本次图书采购招投标范围内需要的图书，造成投标方低价中标或超低价中标，使图书馆有限的图书购置费没有真正买到当年出版的图书，造成了资金的严重浪费，影响了馆藏质量。

（二）评标标准不科学

图书招标采购成败的关键在于选择书商，而决定供书商命运的就是评标标准，科学、合理、可操作性的评标标准是保证招标公正、公平的重要条件。目前，由于招标中评标标准不科学，在评标过程中，评标委员会只按照各书商提供的招标书的内容来评判供书商，考虑较多的是投标方的规模及图书价格等因素，无法对投标商资质、能力、信誉等做出审查，也无法对招标书的承诺做出真伪判断。由此，供应商只要敢“吹”，就能中标。一些有正规进货渠道，服务完善，综合实力强，但运营成本较高的书商则中不了标，而一些劣质或“皮包”书商却中了标［2］，从而导致不合理的评标结果，使图书馆的图书采购质量下滑。

（三）低价中标问题

在图书招标采购工作中，折扣率是一个非常敏感的问题，也是图书馆招标时非常看重的一个指标。由于目前的图书发行市场正处于改革中，还缺乏行之有效的质量和价格管理体制。一些单位的图书招标主管部门往往把图书采购和购买其他商品等同起来，按照谁价低谁中标原则，自以为低价招标是一件非常合算的买卖，但结果并非如此。因为只要是企业，盈利就是其生存和发展的基础，赚钱就是其经营活动的目标，任何一家书商都是以赢利为目的。一些供应商想方设法低价中标后无法获取正常的利润，只能在供书选择上做文章，在图书馆订单中选择利润高的图书供货，将无利、少利的单子择单，甚至压单。由于书商从出版社拿到的图书折扣，是随着图书出版的周期逐渐递增的，有些书商便故意拖延图书到货时间，导致部分图书出版半年以后才能到达图书馆。这就造成一些时效性强的书籍的利用价值大打折扣。对进价高的图书，供书商则以订不到书为由做退单处理，使一些专业性较强、发行量小的图书无法收集齐全。一些有规律出版发行的套书、丛书、多卷书也容易出现漏订漏购。

（四）数据提供问题

数据问题主要表现在采访数据和编目数据的提供方面。书商为了成功竞标，都要以提供尽可能多的配套服务来吸引图书馆。如在合同中承诺提供电子版征订目录，配送符合国际标准和国家标准的MARC数据等。但购买符合国际标准和国家标准的MARC数据，需额外支付较高费用，势必造成成本上升。有些书商中标后为了降低经营成本，不严格按照合同要求提供电子版征订目录和配送标准的MARC数据，而是书商自己组织人员编制一些数据，东拼西凑，数据质量难以达到规范、标准，数据格式不符合本馆书目数据要求，甚至与管理系统不匹配。

三、完善图书招标采购工作的措施

（一）制定规范的招标文件

招标文件是图书采购方向投标人发出的旨在为将来的图书供应商撰写投标文件提供所需资料，并向其通报招标所依据的原则、内容、要求和程序的书面文件。招标文件撰写的总体要求是：必须符合国家有关法律、法规，各项条款合理合法、科学规范，确保公平性。制订图书招标文件时，要使用严谨规范准确的招标用语。在标书中，除了写清楚采购的图书一定是正版图书外，对采购图书的出版时间上的描述，一定要清楚写明采购的是哪一年出版的图书，防止描述不明确。此外，对一些重要的服务内容也应有明确规定，如制作书目数据的具体要求；中标后图书供应商应提供何种书目供采购方圈选，采购方圈选的新书，图书供应商达不到规定的比例应受何种处罚；图书验收时供应商差错率在多少应退货；新书选定后应在什么时间供货以及供货地点、装卸费用由谁承担；新书验收后在多少个工作日内付出规定的比例款项等。

（二）选用适合的评标方法，严格按照评标标准进行评标

根据中华人民共和国财政部2004年18号令《政府采购货物和服务招标投标管理办法》的规定，货物服务招标采购的评标方法分为最低评标价法、综合评分法和性价比法。很显然，选用最低评标价法，只会鼓励书商的恶意竞争，根据高校图书馆图书招标采购性质及特点，应选用综合评分法［3］。综合评分法的主要因素是：价格、技术、财务状况、信誉、业绩和服务等，评标标准是总分为100分。因高校图书馆图书招标采购有其特殊性，对馆藏质量要求较高，中标商的服务水平是最关键的。其次是考虑图书折扣率及其他。服务水平包括图书到馆率、图书到货周期和提供采访、编目数据的能力等；其他包括注册资金、经营面积和近年来与高校图书馆合作情况等。笔者认为评分比例应为6：2：2，也就是服务水平为60分；图书折扣率为20分；其他为20分。评标委员会必须严格按照评标标准进行评标，评标应按照招标文件规定的时间、地点和程序进行。评标委员会在综合分析审核商家标书基础上，每位评标成员根据评标标准对投标商进行背靠背打分，最后汇总各评标成员的打分后得出各个投标商家的最后得分，根据评标前规定的中标名额，得分排在前面的投标商家中标。评标结果经评标成员签属意见，上报学校招标工作小组审批生效，招标结果以适当形式向投标商家公示。

（三）制定合理的图书折扣比例

图书馆招标不仅是为了省钱，更是为了提高馆藏质量。如果太看重价格，只想节约经费，其结果就是“双损”：供书商赚不到钱，图书馆盲目追求低价，必然影响馆藏质量。而衡量高校图书馆馆藏质量的一个重要指标就是馆藏学术性、专业性图书所占的比重。但经营学术性、专业性图书的利润低，供货商会选择尽量少提供或不提供此类图书。因此，为了提高高校图书馆的馆藏质量，保证采购到符合学校教学科研需要的图书，高校图书馆图书招标采购工作中应摒弃唯高折扣中标的做法，不以折扣论“英雄”，应制定合理的图书折扣比例。可以考虑设立一个能采购到当年出版新书的比较合理的标底折扣率［4］。依多年从事图书采购的实践来看，因高校图书馆馆藏质量要求较高，笔者认为比较合理的标底折扣率为75折左右，从众多投标商中选择几家综合实力较强，服务能力较好，而给予的折扣最接近标底折扣率的图书供应商为中标商。

（四）加强监督检查

加强监督检查是保证高校图书馆图书招标采购工作顺利进行和提高馆藏质量的重要手段。监督检查的内容主要包括：一要严把图书验收关。新书验收是确保图书采购质量的最后防线，采购其他环节中的问题可能在验收阶段被发现。因此，新书到馆后，验收人员及时核对送交的图书品种、复本与订单是否相符；图书是否有质量问题，如污损、错页、缺页、倒页等，对于有质量问题的图书一律退回；查看有无塞书、增加复本量、盗版图书等情况，如出现上述情况应严格按照合同的规定给予惩罚。二要严把数据关。检查采访数据是否涵盖本馆主要学科书目，编目数据是否符合规范要求，著录内容是否全面完整，数据格式是否与本馆的采编系统相匹配，是否及时更新等［5］。三要严把图书到货关。图书到货率、到货时间是衡量供书商实力的一个重要指标，高校图书馆依据上述资料建立供应商考核表，为下一次招标遴选图书供应商提供原始的材料。

（五）选择多家不同供货模式的供书商

由于高校图书馆采购的图书种类多、范围广、复本较少，任何一个图书供应商都无法专门地、齐全地、连续地提供体现本馆馆藏特色的专业文献。为了保证馆藏资料的系统性、完整性和连续性，加强特色馆藏建设，因此，在选择中标单位时，一般不宜只选择一家图书供应商或一种供货模式的多家供应商。选择两个以上的供应商，可以使供应商之间相互竞争，从而给图书馆带来更多的利益；选择不同供货模式的多家供应商，拓宽图书供货渠道，可以使图书馆能根据供应商的供货特色和服务特色，选择自己所需的图书。此外，图书招标采购需要投入大量的人力、物力和财力，图书馆与书商要建立良好的合作伙伴关系需要一个较长的磨合期，同时由于高校图书馆图书采购有其鲜明特征。所以，高校图书馆应当对前期合作的资质优秀的图书中标商续标。因其了解本馆文献资源建设规律，使图书采购质量能够得到保障。但考虑到图书招标采购工作的特殊性，续标最好是1次，最多2次，这样既可以挖掘优质中标商的潜力，为高校图书馆提供优质服务，又可以让更多的优质供书商有机会中标，同时还可以避免腐败行为的滋生。

（六）分标采购与自主采购相结合

由于高校办学规模的不断扩大，新学科不断出现，高校图书馆采访工作应适应学校发展的需要。因每年的招标工作使图书采购工作出现阶段性特点，而且，招标过程需要较长时间。为了减少招标对采购业务的影响，全年的购书经费总额不要都用于招标采购上，应留出一部分资金用于自主采购。根据学校的具体情况，选择招标采购的经费和自主采购经费的比例，也可通过大型书店、书展、网络等各种途径购买所需的专业图书、无法列入招标采购计划之内的文献，以起到拾遗补漏的作用，不断提高图书馆的馆藏质量。

（七）双方真诚合作，共同发展

图书馆和图书供应商应以一颗真诚的心、一种换位思考的方式和平等的心态考虑对方的利益，真正把对方视为自己的朋友。图书馆不要凭借自己的买方优势对图书供应商提出过分苛刻的要求，图书供应商也不要总是想着怎样使利润最大化，应在取得合理利润的前提下，充分理解高校图书馆事业发展，了解高校图书馆文献资源建设规律，充分研究高校图书馆馆藏建设的需求，明白各种学科、学术及专业文献对于高校图书馆的重要性，深入挖掘合作内容，开拓增值服务［6］。只有这样，才能达到和谐相处、共同发展之目的。

四、结 束 语

总之，高校图书馆图书招标采购利大于弊。我们应充分利用好图书招标采购的优势，加强管理，不断总结经验，对图书招标采购的方式和策略不断加以完善。高校图书馆与诚信经营、管理规范和具有强大销售能力的图书供应商实现双边互动互助，一定会朝着“双赢”的方向发展，共同推进高校图书馆事业的健康发展，更好地满足学校教学、科研的各种文献信息需求。gov.cn／gongbao／content／2005／content＿64216.htm.

［4］黄卫华.高校图书馆图书采购招标的意义、问题及对策［J］.图书馆工作与研究，2008，（12）：50～52.

［5］吴晓骏.高校馆图书采购招标的现状与问题［J］.图书馆杂志，2008，27（3）：34～35.

［6］顾蔷芬.探讨图书馆和书商的合作共赢关系［J］.图书馆论坛，2009，29（1）：20～22.

［1］谭寅汉.中方图书邀请招标采购探析［J］.图书馆工作与研究，2009，（4）：34～37.

［2］吴锦荣.论高校图书馆文献的政府采购［J］.图书馆，2008，（4）：90～92.

［3］中华人民共和国财政部.政府采购货物和服务招标投标管理办法［EB／OL］.［2011－11－23］.http：／／www.