提高油田物资计划管理水平的措施与建议

张艳

(胜利油田物资供应处,山东东营257009)

提高油田物资计划管理水平的措施与建议

张艳

(胜利油田物资供应处,山东东营257009)

物资计划管理是企业物资采购工作的依据和龙头,不仅是保证物资供应的基础,更是控制成本、降低消耗的重要手段.通过对物资计划的编制、申报、审批、考核等执行的全过程控制,不仅能充分保证物资计划的准确性和及时性,提高材料成本的预算能力、科学合理确定储备量、减少流动资金占用,而且可以杜绝物资计划管理中存在的多口审批、私自进料、后补计划和"倒挂账"等违规现象的发生,是降低采购成本、提高企业综合效益的有效途径.

物资供应;计划管理;消耗规律

一、做好物资计划管理的重要意义

物资计划管理是企业物资采购工作的依据和龙头,加强和提高物资计划管理,不仅是保证物资供应的基础,更是控制成本、降低消耗的有效手段,是促进油田物资管理整体水平不断提高的重要前提.胜利油田下属单位多,生产经营所需物资种类繁多,数量不一,规格复杂,要做到井井有条、不错订、漏订,提高采购工作效率,就必须编制科学合理的物资计划,用计划引导采购,发挥龙头作用.但在油田生产经营过程中往往会出现一方面某些物资供不应求,市场价格一涨再涨;另一方面部分物资又超储积压,不断贬值的情况,这使得企业在市场竞争中处于不利地位.高效科学的物资计划管理,不仅能有计划地控制进货,按计划调节余缺,管理库存,防止超储积压资金浪费,还能准确预见市场的供求状况,对预期供求趋紧的物资提前进行采购订货,以保证生产建设的顺利进行.

二、物资计划管理存在的问题

长期以来,物资计划准确率与及时率是影响油田物资计划管理水平提高的"瓶颈",物资供应部门普遍存在采购计划与需求计划不一致的问题,究其原因,主要有以下几个方面:

1.由于油田生产物资需求的不确定性和突发性强,基层对材料需求预见性的能力不强,导致部分二级单位在申报需求计划时存在"宁多勿少"的思想,造成了物资供应与实际需用不一致的问题,从而导致物资库存超储积压.

2.重短期计划,轻长期计划.由于对远期环境因素的不确定和难以预见,部分二级单位虽然制定了长期计划目标,但无具体的确保实施长期计划的措施,因而,使得短期计划与长期计划脱节,或短期计划偏离长期计划目标,造成资源的浪费和流失.

3.审批环节多,物资计划编制时间过长.由于油田生产建设用物资品种和规格多,范围广、总量大,而计划和采购业务员编制少、任务重,从基层申报需求、到二级审查编制再到上报审批等各个环节,信息传递慢,造成物资计划编制时间过长.

4.存在需求与供应脱节的问题.物资采购与用料单位之间沟通和信息反馈不够畅通,采购业务人员不能及时将采购信息向用料单位反馈,而用料单位也往往将需求计划一报了之,导致经常发生需求与供应脱节.

5.重计划的制订,轻计划的控制与执行.对于制订计划,大部分二级单位都十分重视,但部分单位对计划执行过程中的检查、控制力度不够,尤其是长期计划时间跨度大,不可预见因素较多,容易对计划的长期执行失去信心,不去调整和控制,最终使长期计划流于形式.

三、提高物资计划管理的有效措施与对策

1、加强对物资计划的上(编)报与审批管理.首先,对物资需求计划分类管理.按申报时问,分为年度计划、季度计划、月度计划、零星计划.年度采购计划在上一年的10月上报年度物资需求总量,并按此计划申请年度物资采购资金;季度计划在上季度最后一个月的20日前上报;月度计划在上月15日前上报,为直接供料计划,需报明细;零星采购计划则根据基层的具体情况随时上报,要注明需求原因.其次,提高二级单位物资需求计划传递和编审效率.一是将物资需求计划的审查和编制工作流程由点对面改变为点对点方式,减少分工交叉;二是明确由物资提报人负责计划传递工作,规定用料部门当天申报的计划当天送达二级物资计划员,不通过其他人员进行传递,提高传递速度;三是明确计划编审时限要求,规定除特殊物资和控制性消耗物资外,一般物资需求计划原则上应在两天内完成编制和审批工作.第三,二级需求计划的上报要严格执行"分级上报、逐级审核、集中归口、领导审批"的管理程序,对资金额度大和重点项目关键物资(设备)计划,由二级供应科与二级有关专业科室(部门)在计划提报前,进行论证落实后报二级主管领导审核签批,最终上报供应处计划管理部门.第四,二级供应科要对基层单位提出的物资需用计划要进行严格审核,对需用计划和编制工作中存在的问题要进行修正和完善.加强"两级计划"管理,即:三、四级单位提报的"物资需求计划"和经供应科汇总平衡后编报的"物资需求计划";控制"三个层面"管理,即:四级小队、三级单位、相关科室,从而进一步提高物资计划的准确性.

2.严把物资计划编报质量,提高物资供应保障能力.首先,严格年度物资消耗计划总量监控.对总量指标进行细化分解,纵向到二级单位、横向到大类品种的同时,依据以往三年消耗规律和各单位当年生产工作量,对每个大类再进行细分,落实到项目和主要品种上(如:油料、化工、钢材、配件等),从而使年度物资计划总量更加具体和量化,对年度资金计划,必须由各单位主管领导审批签字,为计划总量指标的监控提供有力的保证.其次,提高计划的准确率和及时率.针对生产用料,要依据生产实际,对物料描述的准确性,实际用量、单价和资金额度做出明确的规定;针对投资项目计划用料,要认真与上级相关部门或二级单位加强沟通,准确掌握好整个需求计划.第三,编制科学合理的物资采购计划.为确保物资计划的有序运行,供应处计划管理人员要经常深人到基层生产单位了解和掌握真实的需求情况,做好深入细致的调查研究工作,了解基层历年消耗状况,掌握定额和限额消耗水平,掌握变化了的现场环境对物资需求计划的影响,摸清底数,科学测算,对生产物资的需求量、现有总库存量和资金计划使用量要做到"三落实";结合现有库存量,认真搞好"四平一代",即平库存、平积压、平闲置、平利,改制代用,做到物尽其用,在此基础上,修订和汇总编制物资需求计划,杜绝因计划不准和失误产生新的积压和增加库存资金占用现象的发生.

3.加强对物资采购计划执行情况的分析、检查和控制.物资采购计划的管理工作要想做得好,就必须在物资计划编制下达以后,对实际执行情况进行必要的检查、监督措施,促使各方面严格执行计划,发现问题,要及时进行处理;计划期终了,要对计划执行情况进行全面的总结,包括成功的经验和存在的问题.首先,将物资计划的准确率和及时率指标依据供应处计划编制部门、二级单位两个层面,进行细化分解,坚持做到"计划层层上报把关,一级考核一级",每月度或每季度对两个层面的物资计划统计分析对比,并依据结果采取措施进行奖罚.其次,以月度或季度的物资计划对接会为平台,对油田各二级单位月度或季度物资消耗资金整体运行情况进行分析对比,就物资计划、物资采购、物资消耗、库存结构和基层物资管理等方面进行监督与考核.特别对物资计划的编报质量、准确率和执行结果,分单位、分大类品种和消耗总量指标对比统计分析,对存在的问题,制定措施,提出奖惩意见.第三,设立专职的监管人员,对采购计划的履行情况进行定期或不定期的检查和考核,可以按月度、季度和年度来进行,也可以按半年和全年两次来进行,每次检查和考核的结果都要公布,并与绩效考核相挂钩,给子适当的处罚和奖励.第四,对二级单位需求计划编报质量、上报时间和上报率等方面,由供应处计划管理人员综合评定、集中汇总、季度打分;对供应处计划管理人员编制的需求计划,则由上级职能部门总体综合打分.同时,公开接受上级和用户单位对计划管理工作的考核监督.对个别岗位分值低的现象,认真查找原因,制订措施,对存在的问题,严格执行有关规定,并追究相关人员的责任.

(责任编辑:栾晓平)

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1003-4145[2012]专辑-0103-02

2012-05-15

张艳,女,胜利油田物资供应处政工师.