浅论城建档案信息化建设管理的几点思考

摘要：随着中国社会经济的快速发展，城市化的进程也在加速。而城建档案在城市建设中所起的作用也是越来越重要，已经成为城市建设与发展的重要资源。档案作为一种原生的信息资源，是国家信息化建设的一个重要组成部分，其重要性正日益凸现出来，这也为档案信息资源的科学保管和开发利用提出了新的研究方向。各级、各类档案部门也都在大力探索、发展信息化建设。对于广大的档案工作者来说，档案信息化建设是一个崭新的课题，面对汹涌的社会信息化大潮，档案界与档案工作者该如何应对，已经成为一种挑战，同时也是一种机遇。城建档案作为档案管理中的重要成员，如何应对信息化的挑战，显得尤为重要。

关键词：城建档案；信息化；管理建设

档案管理部门如何开发利用档案信息资源,为社会经济建设服务，将会成为全社会的新课题。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，是发展先进生产力和先进文化的必然要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路，是为广大人民群众服务的重要举措，对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。

档案信息化是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提高利用，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络、社会化。

一、档案信息化对城建档案管理提出新的要求

人类社会正在迈入信息时代,以信息技术为核心的高新技术迅猛发展,过去、现在和将来信息技术都深刻地变革和影响着人们的工作、学习和生活。信息化是社会发展的趋势,信息化的大潮势不可挡，而档案事业是国家整个事业的重要组成部分,档案事业的发展就是一个不断与外部环境相适应、不断调整变化的过程,它的建设和发展只有同国家建设和社会发展相适应才有生命力,所以档案信息化建设是顺应时代发展的必然选择。而城市建设档案是城市兴衰演变过程中有关建设活动的记录,同时也是机关工作者查考的依据,是城市建设的丰富资料,是科学研究的基础和条件,是宣传教育的生动素材,对城市的发展起着多种积极的甚至是不可缺少的作用。【1】加强城建档案管理的信息化建设是顺应时代发展的必然选择，也是实施档案事业跨越式发展的需要。

二、档案信息化建设的定义与内涵

档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说，档案信息化是指档案管理的模式从面向档案实体保管为重点，向档案实体数字化信息为重心的转变过程。在所有的档案信息化工作中，一切的目的都是为了在保证档案信息安全的前题下，为利用者提供快速、有效、安全、全面、准确的档案信息。

档案信息化建设具有非常深刻的内涵，它可以从以下几个方面理解：一是实现档案信息的数字化和网络化；二是实现档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化；三是要实现档案信息高度共享；四是必将引发档案管理模式的变革。【2】

三、档案信息化建设的内容

1、基础设施建设。基础设施是城建档案信息化建设的物质保障，是城建档案信息化程度最直接，最集中的体现，是城建档案信息化建设不可缺少的基本条件，是城建档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。而基础设施建设的核心是档案信息网络。【3】包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等。

2、档案信息资源建设。城建档案信息是国民经济和社会发展的战略资源，它的开发和利用是城建档案信息化的核心任务，是城建档案信息化建设取得实效的关键。档案信息资源开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息化建设，必须从资源建设抓起，资源建设是档案信息化建设的基础和核心。

3、标准规范建设。标准规范建设是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。从管理、法制和技术等方面规范和协调各要素之间的关系。标准规范是城建档案信息化建设的重要基础，暴包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，要逐步形成具有中国特色的信息化标准规范体系。

4、应用系统建设。应用系统建设是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广。关系档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益。

5、人才队伍建设。人才是城建档案信息化建设的关键，是档案信息化的成功之本。人才对其他各要素的发展速度和质量有着决定性的影响。各级档案部门必须引起高度重视，建设一支能驾驭档案信息化建设，掌握档案信息化管理的专门人才队伍。

四、档案信息化建设的重点

（一）档案管理人员的素质建设

档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。

1、提高档案工作人员的业务素质

业务素质问题时关系到档案工作数字化建设成败的关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓是一项档案技术工程。这就要求档案工作人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能【4】。 因此，提高档案工作人员的业务素质，已经成为档案信息化建设的重点。

２、提高档案工作人员的思想素质

①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案工作人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。

②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案工作人员要树立爱业敬业、无私奉献的精神和不为名、不为利的价值观，在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到，力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。

③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案工作人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案时区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。

④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们档案工作人员要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

（二）档案信息标准规范化建设

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范[5]。 标准规范是档案信息化建设的“交通法规”，是档案信息化法律法规和各种标准的支持，需要国家档案行政部门制定出一整套系统化、规范化的规则，以保证电子文件、档案信息的统一规范和资源共享，根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

实行档案馆室规范化管理还可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识，也极大地提高了档案工作的科技含量。

①档案信息著录的规范化

档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。 目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。

②档案信息存储的规范化

目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

③档案信息管理软件开发技术的规范化

档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

总之，档案信息化建设的迅速发展，将极大地促进城建档案部门服务方式的转变，促进城建档案学理论和事件的发展，为城建档案管理全面实现现代化打下基础。

参考文献：

【1】江伟琴，浅论城市建设档案信息化建设，科技信息，2008年第34期

【2】黄丽，城建档案馆信息化建设，城建档案，2007年第1期

【3】李海亮，对城建档案管理信息化建设的几点思考，城市建设2010年第11期

【4】雷亚旭，档案信息化建设的管理与改进，实用医技杂志2006年4月第13卷第7期

【5】周风云、赵焕中、姜桂娥：浅谈档案信息化建设的思路，山东档案，2004年第2期

作者简介：张凤 女（1963.08），1979年至今从事档案管理工作三十余年，现在的职务是河南省周口市规划局城乡规划建设档案馆书记，所获得的职称中级职称官员，工作单位：河南省周口市规划局城乡规划建设档案馆。