略论城建监察大队办公室主任的职责

黄泓泽

摘要：城建监察大队是一支城市管理的行政执法队伍，其办公室主任作为对领导层负服务责任的主要工作人员，在工作中发挥了越来越重要的作用。如何进一步加强新形势下城建监察大队办公室主任的职能，更好地体现从属性、服务性的根本职责，就有必要加强对城建监察大队办公室主任职责的探讨，明确其定位，正确理解承办、参谋、管理、协调以及延伸的职能--补偿作用的内涵，只有这样，才能够真正做到“参与政务、管理事务”，履行好职责，把所有应做的事情做好，提供高效、优质的服务，充分发挥应有的职能。

关键词：城建监察办公室主任职责

通常人们把某一组织中为领导综合性办事机构行政首长称为办公室主任。它具有双重性，他是领导层的一个成员，又是对领导层集体主要负服务责任的工作人员；是领导决策的辅佐者，又主要是决策的承办、执行者；相对于领导的主要成员来说，在“大事”上，他是责任的“轻负者”，在“小事”上，他是责任的“重负者”。

一、城建监察大队办公室主任的定位。

（一）职能的广泛性。《福建省城市建设监察条例》是这样表述：城建监察是指城建监察大队依法对违反城建管理法规的行为监督检查和处理的行政执法活动。城建管理法规是指城市规划、市政工程、公用事业、园林绿化、市容环境卫生和房地产的法律、法规、规章的总称。县级市由于其组织形式和管理体制的原因都将六大职能交给城建监察大队行使。它涉及到了建设领域六个行业是属于建设系统综合执法的职能范围。作为办公室主任不仅要熟悉六个行业的法律法规，而且也要协调好相关职能部门的关系。所以它必须具备丰富的知识素质，才能确实履行好应有的职能。

（二）地位的突出性。为了提升城市品位和城市竞争力，各级政府高度重视文明城市、卫生城市、园林城市的创建。为加强这方面的工作，每个县市一般来说都指定一名常委直接分管这方面工作。城建监察大队作为城市管理的主要力量，其工作职责是同创建工作紧密联系在一起，为了减少中转环节提高效能。城建监察大队经常列席一些有关城市管理议题的常委扩大会议、市政府成员会议。从某种意义上说，城建监察大队的工作脱离了建设系统下属的单位的职能，直接面对当地县市委、政府等。从而办公室主任对上的职能更加突出。

（三）对政府联系的紧密性。对政府联系的紧密性来自于四个方面：一是体制的原因县级市的一些行政执法队伍纷纷被上收为条管，城监队伍成了当地政府可以直接调动的力量，同市委、政府的联系无形中密切起来。二是城监大队虽是建设系统下设事业单位，级别不高,但政治待遇高，凡涉及到城市管理的相关事项，市委、市政府都直接把任务下达给大队。三是各类评比考核，城建监察大队又从建设局单列出来和相关职能部门一起同评比、同考核、同验收。四是为了应对突发性事件，城监大队又被市政府列入了应急体系建设的范围，经常参与平安建设、抢险救灾等政府临时性的突击任务。大量的协调联络需要办公室去完成，因此大队办公室处于承上启下的地位，势必成为联系领导和基层的桥梁，协调各部门的纽带，保持城建监察大队工作正常运转的中枢。

二、城建监察大队办公室主任的职责。

办公室主任的职责是由其所处地位决定的。地位决定职责，职责体现地位。办公室主任的主要任务是当好领导的参谋和助手，他所处的地位，决定了“服务”是他的根本职责，他的工作具有很大的从属性、服务性。因此，作为城监大队的办公室主任要围绕着“服务”担负起承办、参谋、管理、协调四项职责。

一、承办

承办领导决策意见的下达、实施，是办公室主任履行承办职责的主要内容。从所承办的全部工作来看，涉及范围则非常广泛，大体有三个方面：

(一) 来自同级领导层的。包括大队领导层的集体决策和领导同志个人交付办理的事项。这就要求办公室主任统筹安排，不折不扣的完成。

(二) 来自上一级部门的。城监大队办公室主任所承办的任务，除领导层外，还涉及到众多部门，如：政府办、市委办、市效能办、市委督查室、政府督查科等相关部门，他们为了工作上的便利，不通过建设主管部门的转办，直接将涉及到城市管理方面的任务下达给城监大队。又将众多属于城市管理方面的来信来访、人大代表建议、政协委员提案、涉及城管方面的调研课题直接向城建监察大队交办。

(三) 来自同级相关各职能部门的。一是城市管理工作涉及到20多个部门，有些是工作上的职能交叉，有些是工作上需要协同配合的，这就需要办公室主任去牵头处理和解决。二是城市的街道办事处和乡镇为了工作需要，根据《福建省建设监察条例》都设立了城建监察中队或分队，行政关系上隶属办事处或乡镇的领导，业务上接受建设主管部门和城建监察大队的指导，因此，有关业务关系的事项都需要挂靠在建设主管部门。主管部门由于人手的原因直接将这些业务委托城监大队办理。这些工作成为大队办公室主任需要协调的日常性工作。

二、参谋

随着城市化进程的不断加快，需要秘书部门成为卓有成效的“智囊团”、“参谋部”。办公室要发挥好参谋作用，积极出谋献策，这是领导决策民主化、科学化的迫切需要，是新时期赋予办公室的一项重要任务。作为城建监察大队办公室主任也不例外，那么，办公室主任就理所应当成为“参谋长”，认真地履行职责。

办公室主任履行参谋职责，有其独特的便利条件和优势：(一)办公室主任的工作同大队领导层的工作具有同步性。领导层确定要抓的工作，有许多也是办公室主任需要具体组织办好的事情；领导层在一定时期要抓的重点事项，也是办公室主任在同一时期要唱的“重头戏”。这样，办公室主任经常同主要领导同时考虑同一问题；(二)办公室主任与领导之间具有经常接触的便利条件，可以随时找机会向领导陈述自己的见解；(三)办公室主任对外联系广泛，接触面广，消息灵通，“眼观六路，耳听八方”，才有可能成为领导咨询服务的好参谋。

三、管理

办公室主任的管理职责，主要是针对办公室内部而言的，它体现在以下四个方面：

(一) 文书管理

城建监察大队的文书虽然不是很多，但要严格围绕着公文处理与保管的整个程序进行，负责对文书工作的统一领导、统一组织安排，负责督促、检查，把好质量关，防止滥抄乱送和形式主义。其次要做好行政处罚执法案件的整理和归档，留下执法的依据。

(二) 信息处理

信息，是以物质载体为媒介反映出来的各种新的、有用的陈述事物运动及其状态的信号、消息、情报和知识的总称。办公室主任靠通过向领导提供适用的信息和依据信息出谋献策来实现辅佐领导决策，发挥参谋的职能，在实际工作中，不仅要注意直观反映事物动态的信息，而且要注重收集全面反映事物概貌，深入反映事物本质及其运动规律的信息，为领导决策提供依据。目前，城建监察大队形成了以办公室为中心，同省、地、市建设行政主管部门，政府系统、信息网络相连接的运行系统，使大队的工作状况、信息及时向市委和政府的信息科报送，使上级领导对大队的工作进度、重点目标的完成情况有了直观的了解。同时，也使上级和相关部门的信息源源不断地直观反映出来。城建大队办公室主任充分发挥信息是勾通上下级之间联系的纽带作用，通过信息这一“神经系统”向上下级之间源源不断地输入信息流，实现了内部和外部、横向和纵向的联系，提供给领导决策参考。

(三) 事务管理

办公室作为城监队伍的综合性办事机构，办公室主任要管的事务是很多的，这是办公室主任应尽的职责。首先，是城建监察大队开展正常工作所需要办理的事项。接待上级机关和兄弟单位来人、接待人民群众来信来访，办公室值班、安全保卫、平安单位创建、计划生育、党支部的日常事务、民兵预备役的出入转队和整组工作、抢险救灾物资仓库抢险器材的保管、执法装备的采购发放、车辆的管理维修等等。其次，是为本单位工作人员的生活服务的有关事项。

(四) 人事管理

办公室主任既然要管“事”，就必须要管“人”，因为任何事情都是通过人去做的。要应用各种直接或间接的手段，实现管理职能。

由于城建监察队伍的工作性质，决定了办公室主任在人事管理方面的不同，除了管好办公室内部人员的人事外，更多的是把精力放在为大队中层人员的调整任命所必须进行的民主推荐、民主测评、考核任命等相关工作，协助把好用人关。其次，承担了大队工作人员的工资调整、岗位晋升、学历教育、培训考试等事务性的工作。

四、协调

协调，是指经过中介的工作，使有关各方面互相配合，协调一致，为实现共同目标而努力。办公室作为城监队伍中的中枢机构，应当成为承上启下、联系内外、沟通左右、协调各方的主体网络中心。办公室主任应当承担起多方面的协调工作：

(一) 纵向协调。纵向协调，即致力于上下级之间关系融洽、上令下行、下情上晓，上下紧密配合，步调一致的协调工作。主要体现在：当市委、市府、主管部门对工作布置下达后需要向下传达尽快执行时，让本单位及时了解“上情”；当对上级的某一决定、指示不理解或不完全理解时，以认真负责的态度进行解释；同时将贯彻执行情况及时、准确地予以反映，使上下级沟通情况和思想。

(二) 横向协调。横向协调，即致力于左右各方融洽、和谐的协调工作。一是协调同级各业务部门之间的关系，帮助领导协调与工作密切相连的部门之间关系，调解这些部门与领导之间的意见、分歧和工作上的矛盾，提出相关解决的办法。真正起到凝聚功能的作用。二是协调同级领导层成员之间的关系。办公室主任无论是否是领导班子的成员，都在领导成员的相互关系上有重要的影响和作用。他与领导成员接触最多，领导同志有许多话要通过他传，许多事要通过他办，他对领导层的情况了解得多，掌握的“机密”也多，办公室主任必须充分认识自己在协调领导成员关系、维护领导团结上的重要责任，言行谨慎，绝不制造不协调、不团结的因素；在出现不协调、不团结苗头时，要尽力帮助消除。例如：宁德某市城监大队由于特定的情况，由副大队长主持工作，因对入党的程序不了解，认为书记在自己入党问题上卡自己，而书记呢又不好解释，心中有苦难言，该队办公室主任了解实际情况后，向大队长做了沟通和说明，使两人的误会消除了。实践证明，办公室主任利用自己了解情况多、说话方便的有利条件，对有不协调、不团结苗头的领导同志做疏通工作，“穿针引线”是很有效的。

(三) 内部协调。内部协调，即指以办公室内部的人员和工作为对象，使之融洽、和谐的协调工作，办公室主任在内部协调中主要有两个层次的任务，一是办公室内部的协调。充分发挥办公室的整体效应。二是大队内设机构各中队、科室之间的协调。三是利益协调。

三、深化城建大队办公室主任职能——补偿作用。

随着城建监察执法领域的不断延伸，相对于大队领导层来说办公室主任的的补偿作用日益显现，如同人体机能要有补偿功能一样。办公室主任正好可以充当这种角色。领导在决策中需要办公室主任的补偿作用.洞察一切，一贯正确的领导是在存在的，领导者在决策中难免有这样或那样的疏漏、误差。有的可能对策将产生什么影响估计不足，致使决策超出了群众的承受能力；有的对决策在执行中可能出现的问题考虑不周，预防措施不力等等。这些都需要办公室主任相机而动，进行补偿，在领导决策的前前后后起到拾遗补缺的作用。