PDCA循环在医院科技档案管理中的应用

张艳军

(河北省承德市卫生局专业技术人员考务中心， 河北 承德 067000)

PDCA循环是管理学专家戴明提出的著名理论，指的是计划、实施、检查和处理等工作的循环过程。在管理活动中，PDCA循环的应用可以普遍起到提高管理质量和效益的作用。现就医院科技档案的现状及应用PDCA循环提高科技档案管理水平探讨如下。

1 医院科技档案管理的内涵及现状

医院的科技档案是医院综合档案的重要组成部分，它主要是指医院在建设和发展过程中，其从事医疗科研活动，及这些活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等，它包括多种形式和载体的历史记录。医疗科技档案管理是医院档案管理和科研管理的重要工作，尤其是在医疗技术高速发展的今天，医疗科技档案在医院档案管理中所占的比重不断增加，在医院科研管理中所处的地位也不断提升。可以说，医院科技档案管理工作是医院科研活动的基础，是提高医院医疗科研质量，促进医院技术水平不断进步的重要保证。

2 PDCA循环理论

PDCA循环是全面质量管理体系运转的基本方法，这种方法是一种合乎逻辑的工作程序，在理论上能使任何一项活动有效进行。P、D、C、A四个英文字母分别代表计划(Plan)、执行(DO)、检查(Check)、处理(Action)。PDCA循环是一个周而复始的“爬楼梯”过程，每一次循环解决一些问题，提高管理水平，然后一环扣一环，互相制约，互为补充。

在P阶段，需要进行方针和目标的确定以及活动计划的制定。在D阶段，要进行具体运作，实现计划中的内容。在C阶段，要总结执行计划的结果，分清哪些对、哪些错，明确执行的效果，当然最关键的是要找出存在的问题。A阶段是最重要的阶段，在这一阶段，要总结检查的结果进行处理，也就是做得好的要进行标准化继续发扬，或者制作成指导文件以后遵守;做得不对的要吸取教训、总结经验、避免再犯;对于一些仍未解决的问题，需要提交下一个循环。

3 PDCA循环理论在医院科技档案管理中的应用

3.1 计划阶段:我们的目的是利用科技档案信息，发挥其在科研和医疗中的最大作用，促进医疗质量的提高和科研水平的进步。方法是制定归档制度，将医院在科教活动中形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表、软盘等历史记录，集中保管并综合应用。以科研课题为例，需要进行归档的记录包括:立项申报书、课题项目评审意见书、计划任务书、实验记录、经费使用情况、技术总结报告、科技成果鉴定证书、评审报告、性能检测报告以及标准、学术活动资料，涉及到应用层面的可能还会有合同书等。那么，当我们开始一个科研课题的时候，我们就需要明确这些资料需要归档。诸如立项申报书、课题项目评审意见书等是留存原件还是复印件，实验记录应按照何种程序进行记录，经费使用情况的各类单据如何保留等问题都需要事先规定。

3.2 实施阶段:医院科技档案的管理要坚持科研管理导向，实行集中统一管理各类档案，业务建设上突出分类方案。在医院科技档案的管理中，要让实施者都明白要做什么，该怎样做，因此，制度的学习十分重要。档案管理部门应将独立的科技档案管理规则打印好，在醒目位置粘贴。各类科技档案的管理规则也应该有打印并分发到各相关科室，并组织全体医务人员和行政人员进行学习，强化医院全体整体的科技档案管理意识。医院科技档案管理的内容应纳入全院技能知识竞赛题库，以考促记，以考促用，务必使大家熟悉科技档案管理的具体内容和程序。

3.3 检查阶段:医院建立综合的科技档案管理规定后，很关键的一点是如何保证实施，这就需要加强落实过程的监管检查，在医院的日常运作中要加强对科技档案管理的宏观控制，调动全体职工的积极性，监督大家的行动。可以组成医院科技档案管理领导小组，由档案室成员及各科室负责人组成。也可以每月进行档案管理质量和满意度调查。调查由管理领导小组进行。对各项科技档案管理的制度实行现场控制，发现偏差及时纠正，把问题消灭在萌芽阶段，以免产生不良后果。科室负责人可以针对薄弱环节进行抽查。满意度调查则可以选择问卷形式并由专人负责。对制度运行过程中的问题进行分析，找出成绩和不足，总结经验和教训。对于那些有问题的部分，要找出影响因素，并提出改进意见限期整改，整改意见应具体到人。

3.4 总结和反馈:定期进行整体科技档案管理的考评分析会，这是PDCA循环在档案管理中的重要阶段。在这一阶段，我们需要针对检查结果和满意度调查的结果进行分析、讨论和总结，将考评结果汇总上报院领导，同时将质量改进的措施和成效、下一步的建议一同上报。院领导根据汇报制定下一阶段具体措施，包括改进和保留、建立标准等。这样就形成了由下向上，再由上向下的反馈系统，也为下一个阶段的提高打下了基础。这一阶段有两项重要任务，一是对错误进行纠正，对好的制度继续发扬，并将要求归纳到相关制度中，做到档案管理质量的标准化;二是将遗留问题转入下一循环，寻求解决的方法。这样，在每一次的循环中解决一批问题，医院科技档案的管理水平将不断提高。

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