高校评估档案规范化管理的建议

何艳平

(湖南广播电视大学，湖南长沙 410004)

高校评估档案规范化管理的建议

何艳平*

(湖南广播电视大学，湖南长沙 410004)

随着教育行政部门对高校教育质量宏观调控与监督的加强，评估档案对高校档案工作者带来了新的挑战，本文从高校评估档案与高校档案的关系着手，论述了高校评估档案与高校档案的联系与区别，并为高校评估档案规范化管理提出了一些合理性建议。

高校;评估;档案;管理;建议

近年来，随着教育行政部门对高校教育质量宏观调控与监督的加强，评估档案对高校档案管理工作提出了新的挑战，如何既满足评估工作的要求，又不违背档案工作的基本管理思想与原则，是每个高校档案管理者要面对的一个新问题。如何处理和加强高校评估档案，当前出现了多种不同的意见，有一部分人将高校评估档案与高校档案对立起来，提出对评估档案实行单独管理，有的认为要把评估档案作为一个新增的专业档案管理，有的人则想改变传统的档案管理模式，提出将高校档案完全按评估档案的要求进行收集与管理。如何正确看待高校评估档案与高校档案的关系，对高校评估档案进行规范化管理有重要意义。本文拟分析高校评估档案与高校档案的联系与区别，为高校评估档案规范化管理提出一些合理性建议。

一、高校评估档案与高校档案的关系

(一)高校评估档案与高校档案的联系

高校评估档案是指高校在教学、科研、党政管理和其他各项活动，特别是教学工作过程中形成、能够为相应评估提供依据、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体、形式的记录材料，其价值在于它是根据一定的指标体系，通过系统地收集学校的主要信息和材料，在进行科学分析的基础上对学校办学条件和教育教学质量等方面进行客观评价的凭证依据。高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。从二者的概念我们可以看出，它们都是一种有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的记录材料并且都具有重要的参考作用与凭证作用。高校档案是评估档案的重要来源之一，是评估档案存在的基础。由于评估档案是新时期产生的，主要依据观测点来收集材料，所以许多材料都是原始档案资料的复印件。评估指标体系中所要求的大部分文件材料都必须经过重新加工方能符合评估档案的要求，这种重新加工其实类似于档案编研，是对馆藏档案的一种深层次开发。

(二)高校评估档案与高校档案的区别

整体而言，高校评估档案与高校档案还是存在一些区别的。一是侧重点不同。高校档案是从全局出发，重在反应一个单位的全部活动过程，而评估档案是有侧重点的，如教学评估档案侧重于教学方面，党建评估档案侧重于党群工作。二是形成不同。档案的收集是按照档案自然形成的规律，把分散的材料接收、征集、集中起来，没有明显的针对性，真实性较强。评估档案是按评估指标体系的要求，由各单位汇编的反应学校办学面貌的专题档案，目的明确。这些档案文件材料的组织、汇编都是由相关部门的管理人员根据评估指标体系的要求，组织相关人员通过各种不同的方式编研而成的，主观因素较多。三是整理方式不同。评估工作一般是分阶段进行，开展时间短则三年，长则四至五年进行一次，从而导致评估档案资料形成的周期长。评估档案在整理时不会区分每一份资料的保管期限，也不会考虑文件材料形成的时间跨度，只要是反应同一观测点、属于同一形成周期的资料都集中在一起，因此评估档案中出现资料的重复问题、跨年度问题、保管期限不一致的问题不足为奇。而在普通高校档案的整理中，人们往往会结合年度、组织机构(问题)与保管期限对每一类目的档案进行整理，一般情况下，不同年度、不同机构(问题)、不同保管期限的档案分别立卷，以便于档案的保管、利用、鉴定与销毁。并且制作文件目录的时候，评估档案更接近于书本目录，而高校档案的文件目录是严格按照档案管理的格式编制。四是要求不同。评估档案主要是从观测点来收集资料，一份原始档案有时反应了多个观测点，则可以将其复印多份分别存放至各个观测点中，并且由于评估档案大多是根据评估观测点来收集汇编而成，因此复印件较多。档案资料则要求剔除重复的资料，并且要求尽量保存资料的原件，只有坚持将所有原件交至档案部门存档的前提下，才能更好的对档案进行再开发和利用。五是它们的功能不同。评估档案具有集中性和直观性，是对高校档案的凝练、提升与总结。评估档案更偏向于资料编研的性质，是档案的补充。而高校档案在学校管理中具有不可替代的凭证与参考作用，为业务活动提供重要的信息支持和保障，是高校文化与校史的主要传承者，是解决争端与纠纷的重要依据。

二、对高校评估档案规范化管理的建议

由于高校评估档案与高校档案在形成、存在形式、要求上有紧密联系又有诸多不同，而当前档案管理规范中又没有专门针对高校评估档案的管理标准，于是出现了前文中提到的各种各样的管理方式。笔者认为，将高校评估档案作为新增专业档案单独管理，或者将高校档案揉合到评估档案中按评估档案的要求管理等方法均有欠妥的地方。如何实现评估档案与高校档案有机结合，进行规范化管理，笔者提出以下建议:

(一)对高校评估档案进行合理定位

鉴于评估档案的种种特点，笔者认为评估档案只是高校档案利用的体现与延伸，将它作为一种专题性质的编研档案或称作是一种馆藏资料保管会比较妥当。评估结束以后，评估档案统一集中于高校档案管理部门进行保管，同时也是一个学校办学过程中所经历的各个阶段的真实反映。如果将评估档案作为新增的门类，这无形中修改了教育部频布的《高等学校档案管理办法》，如果一旦出现一个新事物形成的文件材料就新增一类目，不遵循已有规定，各行其是，必定会给档案管理带来混乱。其次，如果将高校档案的管理完全按评估体系的要求来整理，将评估档案与普通档案合二为一，也是行不通的。各种评估体系都有自己的评估指标，其侧重点也是不同的，按教学评估的要求整理的教学评估档案，在党建评估中还是要重新进行收集整理，因为它们的评估指标是不一样的。并且高校评估档案与高校档案收集的范围也不完全重叠，高校档案收集的范围更为广泛。如果将评估档案单独由相关工作部门管理的话，有悖于高校档案集中管理的要求，不利于档案的保管与利用，易造成档案的丢失，评估活动作为学校工作的重要组成部分，却在高校档案中不能得到体现，也影响到高校档案的完整性。高校评估档案来源于普通档案，是对高校普通档案的扩充与丰富，它按照各类评估指标采集了各项普通档案中没有的数据信息，并对各类普通档案信息进行了提练、加工与汇总，这是对普通档案的有益的补充，但是它又不能替代高校档案。总之，高校档案的管理范围更为广范，高校档案是全局性的，涉及到学校的各个方面，而评估档案是有侧重点的，主要是依据评估指标来收集资料，一般只涉及到了高校档案中的一部分、一个时间段，因此，评估档案只是高校档案的一个组成部分，是高校档案利用的延伸。

(二)针对高校评估档案的特点规范管理

1.在2008年教育部频布的《高等学校档案管理办法》的基础上，结合国家档案局发布的《归档文件整理规则》的要求，根据各评估观测点细则，拟定适合于本单位的《归档文件范围与保管期限规定》，将评估档案纳入到高校档案的十一大类目之中，而不是将高校档案融合到评估档案之中。普通档案的收集范围要比评估档案的大得多，评估档案只是普通档案中的一部分。以高职评估为例，高职评估的观测点包括办学指导思想、师资队伍建设、教学条件与利用、教学建设与改革、教学管理、教学效果六大方面，高职评估档案就是依据这六大方面来进行收集和整理，其中办学指导思想与师资队伍建设可以纳入到普通档案中的行政类，其它的都可归到教学类，由相关部门以学年度为单位按要求进行收集整理，在以后的评估工作中随时都可以将其作为一个整体进行调用，而不再是临时搜集，东拼西凑。

2.为了适应教学评估工作的需求，高校必须转变一些传统的档案观念，树立超前意识，使档案工作和学校的各项工作同步。要增强教学部门与档案部门之间的相互理解和支持，理顺内部关系，形成全校教学与档案工作“一盘棋”的局面，使评估档案的收集与管理和高校档案管理工作同步进行。比如高职评估中的教学档案，来源于教师、学生、学生社团、教学管理者、科研部门、实训部门、实习企业等等，来源非常广泛，需要在平时的工作中注重档案资料的积累，以学期为单位及时收集整理，许多档案资料的收集如果不与工作同步，很容易导致档案资料的缺失。

3.加强档案的数字化管理，强化高校档案的信息化、网络化建设，确保档案信息资源库的质量及网络环境下档案数据的通用、共享与交换，从而提高工作效率。高校档案数据进行数字化处理之后，无论遇到什么方面的评估，无论需要什么方面的档案，只要在档案系统中进行相应关键词的检索，相应的资料都可以通过系统按要求进行重新组合，打印出相应的档案资料，给评估工作带来很大方便。所以，我们在收集整理纸质档案的同时，更要加强数字档案的收集，同时尽量将档案目录做得更为详细，为以后的各类评估工作作好准备。

4.在教育部或其他主管部门举办的各项评估工作中，应将高校档案的评估也纳入评估指标体系，以促进高校档案的健康发展。由于档案工作是一个效益滞后的工作，在讲究效益至上的今天，许多单位对档案工作的投入滞后，只有将高校档案纳入评估范围，学校领导才会对档案工作更加重视，加大对档案的投入。一个学校的档案工作做好了，对今后的各类评估工作也将是一个很大的促进。

总之，高校评估档案作为高校办学过程中各种有价值信息的载体，是高校评估工作的重要基础和依据，需要及时制定出相应的管理措施，规范管理，积极推进高校档案信息化建设，才能让高校档案更好地服务于高校评估，服务于学校的各项工作，更好地发挥其作用。

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Abstract:In recent years，as the administrative departments of education reinforce the macro regulation and supervision on the education quality in colleges and universities，the evaluation archives brings new challenge to archivists.This paper discusses the relationship between evaluation archives and archives and then their relations and differences，and puts forward some reasonable suggestions on the education evaluation archives standardization management.

Key words:colleges and universities，evaluation，archive，management，suggestion

Suggestions on Standardized Management of Evaluation Archives in Colleges and Universities

HE Yan－ping

G647

A

1009－5152(2012)03－0081－03

2012－08－18

何艳平(1975－ )，女，湖南广播电视大学档案馆员。