试论项目档案管理中的前端控制

徐卫凤 卢清芬（张家港保税区，江苏张家港，215600）

一、项目档案的特点

项目档案是基本建设项目档案或重大（重点）建设项目档案的简称。

项目档案的特点是项目本身的特点所决定的。一个项目实际上就是一个系统工程，因此，围绕着一个项目的基本建设活动，就自然形成了一个相互之间密切联系的项目档案整体，共同反映了一个项目活动的全貌。

一个项目并非一个部门、一个专业系统力所能及，尤其是对于现代大型项目而言更是如此，往往是多部门、多专业、多地区、甚至多国家的综合成果，这必然造成档案材料来源具有广泛性。围绕一个项目所进行的人类实践活动绝不是单一的，而是包含着规划、生产、建设、管理、科研等多种实践活动，这种实践活动的多样性必然造成项目档案的内容构成以及所包含的档案种类复杂多样。

项目档案的形成是阶段性与延续性的统一。首先，项目档案材料的形成具有阶段性特征，大致可以分为：前期准备阶段、项目设计阶段、竣工验收阶段和使用维护阶段，掌握其阶段性特点，对项目档案的收集和初步整理具有重要的指导意义。其次，项目档案的产生又具有延续性，一些项目往往要经过数年时间的艰苦奋斗才能竣工，其档案材料的产生也是随着整个工程的进展而形成，并一直延续到项目完成及其之后的管理、使用和维护阶段。

二、项目档案管理中的前端控制

项目档案的上述特点是项目档案区别于其它种类档案的重要属性，但同时也为项目档案的收集与管理带来了更大的难度。如何及时、完整地收集，高效、优质地管理项目档案，且为利用者提供系统、完整、准确的项目档案信息，成为摆在广大档案工作者面前的一道现实难题。

张家港保税区是1992年10月经国务院批准设立的全国首家内河港型保税区，也是江苏省唯一的区港合一的保税区。2008年11月张家港保税区经国务院批准，升格转型为保税港区，成为中国目前政策最优、功能最齐全、经济最活跃的开发区之一。张家港保税区综合档案室是保税区内部的档案工作管理机构，隶属于保税区党工委、管委会办公室，它既是永久保存保税区档案的档案保管机构，同时也是兼有业务监督指导职能的管理机构。经过20年的发展，张家港保税区综合档案室已成为江苏省档案管理五星级单位。保税区综合档案室较为完整地保管由区内416家企业移交的基建项目档案，共计19295卷，占档案室馆藏总量的80%。近三年利用项目档案1562卷（次），占近三年利用总量的70%。因此，项目档案在保税区档案室的馆藏中占有举足轻重的地位。在长期的档案实践过程中，张家港保税区综合档案室形成了一套有效收集管理项目档案的方式方法，其核心就是在项目档案的收集管理过程中引入前端控制的理念与方法。

（一）引入前端控制的必要性

项目档案的前端控制即是项目文件归档之前的全部的“干预”过程。项目档案特别是重点工程项目档案往往形成周期长，涉及专业多，工序复杂，如不及早干预，必定会影响档案的齐全完整，甚至会影响到项目的整体完成验收。如张家港保税区有许多外资及合资企业，这些企业的档案人员素质良莠不齐，有的档案意识甚为淡薄，过去基建项目档案不完整甚至整体遗失的情况时有发生，后来通过从工程签订合同至交工验收的事前“干预”，改变了过去坐等接收的工作方式，变被动为主动，收到了良好的效果。从实践中笔者体会到：事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制，将项目档案的管理重点从中、末端移到前端，将档案工作和项目的各项工作内容一样纳入管理程序，使项目各阶段形成的文件在形成和积累时就受到同步的控制和干预，保证了项目档案收集的齐全完整、案卷质量的优化以及管理效率的提高。

（二）前端控制的具体措施

1.建立一个符合项目建设实际情况的前端控制模式是实现档案前端控制的基础和核心。一个项目从前期准备至完成验收，其档案的形成与收集始终与项目法人（含建设单位）、设计单位、监理单位、施工单位有着密切的联系。因此，在项目档案资料的产生、审查、签认、编制、移交、接收、归档、管理等环节中，应有明确的职责划分，并要做到责权明确、各司其责。自项目立项开始，项目法人就应该将档案工作作为项目建设的重要组成部分，明确档案工作的管理体制、归档标准、质量和进度要求等内容。项目文件资料实行“谁形成，谁负责”的管理原则，各参建单位对其所负责项目内容范围内形成的文件资料的质量和整理编制负责，档案人员超前指导并全过程跟踪督查，对项目档案资料的形成积累、表格式样、质量要求及整体编目体系进行早期标准化、规范化编制与整理标准控制。

2.提高档案人员的专业素质是实施档案前端控制的关键。在项目档案前端控制过程中，要求档案人员必须对各参建单位的建设进度有相当细致的了解，这就需要档案人员不仅要相当熟悉档案资料质量控制管理流程，还要有高度的责任心，要深入现场主动掌握了解项目每一天的进展情况及档案资料的形成状况。所采取的做法是：①建立现场档案室，推行预立卷制度，即文件材料内容填写齐全并经有关人员签证完毕后，送专职档案人员进行预立卷，并统一存放于现场档案室，以保证档案的完整与安全，同时将平时同步归档的项目档案系统汇总，全面梳理，发现问题及时作出调整。②认真开展好项目档案的登记工作，并及时对登记情况进行统计，掌握各个项目的建设进度和档案的形成情况，有针对性地做好各个阶段的监督指导和现场服务利用工作。这样，早期就从档案数量的完整性、内容的准确性、形式的规范性和归档的及时性进行全面控制管理，就可避免有价值的档案资料流失与损毁，使档案资料从形成、积累到归档、移交始终都处于受控状态，这是档案前端控制最理想化的目标。

3.法律手段是实施档案前端控制的保证。将项目档案质量控制管理纳入合同管理，运用法律效力确保档案的前端控制。如：在项目招投标和签定合同时，将竣工文件编制工作水平作为选择建设、监理单位的依据之一；设立条款明确规定各参建单位对项目文件的责任及编制标准；将档案资料的质量考核作为归还施工单位保证金的条件之一等等。以上措施都是为了取得档案工作的主动权和法律保障，从而确保项目档案资料的完整性、准确性和规范性。

三、结语

张家港保税区综合档案室在长期的档案工作实践中通过自身的努力探索，大胆吸收借鉴其他开发区在项目档案管理过程中的成功经验和做法，逐渐形成了属于自己的一套收集管理项目档案卓有成效的方式方法，为区内企业的建设发展提供了坚强的信息支持。档案工作是一项“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的伟大事业，我们坚信，用创新的思维和方式方法来管理他人眼中的“故纸堆”，必将为张家港保税区的档案管理工作迎来新的机遇，开创新的局面。

[1]洪霞.南京江宁经济技术开发区档案工作透视[J].档案与建设.2009（8）。

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