医院科研档案管理现状及对策

唐怡风（无锡市精神卫生中心，江苏无锡，214151）

医院科研档案管理现状及对策

唐怡风（无锡市精神卫生中心，江苏无锡，214151）

医院科研档案是科研管理工作的重要组成部分，是医学研究和医疗实践的真实记录，是深入进行医学科学研究的必要条件及依据，是医学科技知识的载体。我院是集医疗、临床、教学于一体的大型三级甲等医院，笔者从事医院科研档案管理多年，结合对多家市级大医院的调研情况，对做好医院科研档案管理，提高其利用效率方面作了一点思考。

一、医学科研档案管理工作的现状

（一）档案管理机制不健全

医学科研材料产生于科研活动的整个过程，贯穿于每项科研活动的始终，任何一项科研活动的每一个工作程序都会产生反映和记录其过程或成果的科研材料，经过收集、积累和整理，到该项科研活动结束，全部科研材料应齐全无缺，经过审查后及时整理归档。但目前由于医院领导对科研档案重要性认识不足，没有制定完善的、切实可行的规章制度，涉及档案管理的制度、职责、考核标准较少，没有统一规范的医院档案管理模式。科研管理人员缺乏医学科研档案管理意识，或制度的执行和落实力度不足，在某些科研活动中所产生的许多宝贵资料，从项目计划、项目报告、原始记录、实验数据等缺乏跟踪性纪实的材料积累，也没有监督措施，致使很多医院的科研管理始终处于不完整归档和零散保管状态，从而造成科研档案文件材料不完整、不准确、不系统、归档率低，不能及时、有效地为科研活动服务。并且，医院人才的流动性频繁，一些成果往往会被带走，大量的资料流失，对医院的医疗技术创新和研究工作造成一定损失。

（二）医院档案管理队伍整体素质不高

从目前医院档案工作队伍现状来看，不少档案管理人员知识面狭窄、缺乏档案管理及档案开发建设的基本理念、基本知识，基础工作不扎实，标准化、系统化程度低，以及人员的知识结构、专业技能都不理想。严重影响了医学科研档案的开发。

（三）科研人员归档意识淡薄

不少医学科研工作者对科研档案工作的重要性认识不足，科研人员归档意识淡薄，对《档案法》、《档案法实施办法》、《医院卫生档案管理办法》的法律法规不甚了解，把收集、整理、归档工作当作研究之外的事，对科研档案的归档范围、归档要求等不甚了解，缺乏归档的主动性和自觉性。不愿意将自己的科研档案资料完整地移交档案部门。还有部分科研人员对医学科研档案工作促进医学科研事业发展的认识不够，受市场经济利益的驱动，重经济效益轻社会效益，不愿让人共享，或认为科研资料是自己的心血，应该归自己所有，不愿将自己的科研核心内容资料完整地、系统地移交档案部门。

（四）归档科研材料的完整性、准确性和系统性较差

一套完整齐全的科研项目档案应包括科研准备阶段的项目申请书、审批文件、论证材料、项目计划任务书、开题报告和相关协议等文件材料,研究实验阶段的原始记录、实验报告、计算材料等文件材料,总结鉴定验收阶段的工作总结、结题报告、论文、专著、结题鉴定等材料。部分科研项目档案还包括申报奖励阶段的成果材料、奖励申报与审批材料、获奖材料、推广应用阶段的转让协议、推广应用方案及推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。然而,在医院科研档案的实际归档中，医院归档的科研档案缺乏详细的科研背景交代、实验记录等原始信息，特别是研究阶段形成的各种原始实验记录、数据记载等能反映复杂的医学科研过程的系统性材料，造成归档的材料都普遍存在着依据性、结果性文件多，科研记录少；文字材料多,磁盘、光盘、照片、实物少；复印件多、原件少等的问题。这些问题直接影响了科研档案的系统性、完整性、原始性，既不利于发现科研活动中的不端行为，也影响到科研成果档案潜在价值的全面开发与利用。

（五）科研档案载体材料单一、管理手段与方法落后

由于归档材料以纸质材料为主，其它载体形式的材料很少，缺乏相关的技术设备，在科研活动中形成了大量的非纸质载体形式的材料如图像、音频视频材料不能有效归档，造成归档材料载体形式单一与档案资料不全，不能完整全面反映科学研究实际情况。在一些基层医院，科研档案管理还基本上是手工操作，科研档案管理现代化水平不高。

（六）医学科研档案开发利用少

档案信息的开发和利用方式单一，档案室设备、技术条件落后，造成了医院档案开发利用工作停滞不前。长期以来，档案人员仅起一个收集管理的作用，不主动为医院各科室服务，导致医院某些部门和人员不知道档案室的职能，档案工作得不到理解和支持，影响了档案开发利用工作的推进。

二、加强医院科研档案管理的几点对策

（一）健全档案管理制度，规范档案管理行为

结合实际制定档案管理一系列制度办法，内容应包括三个方面：（1）制定医院领导和档案工作人员的职能，确保科研档案的落实；（2） 规定科研资料的收集、编制的范围，以保证科研档案归档率、完整率和准确率达到规定要求；（3） 制定科研档案管理工作的考核内容及考核办法。考核的内容主要是资料收集、案卷整理是否做到完整、齐全、准确和规范，质量是否满足规定要求，责任是否落到实处以及档案管理制度的执行情况等。

（二）加强业务培训，切实提高档案管理人员素质

要提高专、兼职档案管理人员的业务水平，创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才。加强对现职人员的业务培训，聘请高校中的档案学专家、学者或本系统中有丰富实践经验的专业人员授课，定期实行严格的专业理论与实践测验。同时，作为档案管理工作者应注意从自身做起，掌握好医院科研档案管理业务的原则和方法，不断优化知识结构，在钻研科研档案理论的同时，认真学习和运用信息技术，对科研档案进行现代化管理，安心、热爱本职工作，做有志于献身档案事业的专业人才。

（三）加强领导，依法治档，增强全员档案意识

领导重视是做好档案管理工作的重要保证。院领导要把档案管理纳入医院工作计划，与医院业务建设同步规划、同步发展；大力宣传医院档案管理的意义，加强《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规学习，真正做到依法治档。要增强全员档案意识，进一步加强三级医院档案集中统一管理，广泛宣传医学科研档案存档的意义和作用，使科研人员认识到，及时将研究资料归档是自己的责任和义务。

（四）严把归档关，提升科研档案的质量管理

一项科研成果档案一旦形成，它的完整、准确、系统性就已经客观存在了，如果需补救是很困难的，所以对于档案材料的形成和积累必须实行超前控制与全程管理。档案人员要树立超前意识，课题立项时，科教管理部门兼职档案员提前介入课题组、实验室，指定课题组一名人员负责资料收集、保管、整理工作，建立专人负责制。理顺科教管理部门、课题组、档案人员关系，采用双向把关、双向监督、同步进行的管理方法协调和指导科研人员的归档工作。建立课题归档资料袋，随袋发放“医学科研档案归档范围和归档说明书、档案移交清单”等表格及实验记录统一用纸，将立题论证到成果鉴定进行详细记载及时整理归袋，做好档案形成前的前序阶段、研制阶段和后期阶段的案卷资料收集、整理、保管、鉴定和统计等环节的管理工作。档案管理部门要对科研项目形成资料实行全程跟踪，定期进行督查，若发现研究实施的原始资料、实验记载形成及管理情况、验收研究材料形成的质量不符合档案要求的科研项目，提出整改意见，否则不予结题验收。科研项目结题后，科教部门兼职档案员会同课题组负责人、课题组档案员将档案移交到档案部门，由医院专职档案员按照国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822-2000），结合医学科研档案的归档要求对项目的档案材料进行审核鉴定后，集中归入医院档案部门。

档案部门的工作人员也要增强工作主动性，平时做到“三勤”:腿勤、口勤、手勤，有事没事多跑基层业务科室，加强联系，沟通信息，广泛收集。科研文件材料主要来源于临床科室和专家教授、科研组和专业技术人员。档案人员要主动及时地深入科室及课题组，要积极帮助他们将科研资料全面完整地收集、分类、整理，直至归档。

（五）运用现代化技术，提高科研档案管理水平

档案管理现代化，是提升医院现代化水平的重要内容。逐步实现以计算机等现代化科研档案管理，加强电子文件归档和电子档案管理软件的开发与应用，提高科研档案质量和管理效率。要进一步改进档案存储和检索方式，提供高质量、高效率的科研档案检索，更好地满足医院科研事业日益发展的需要。

（六）强化服务意识，提高工作效率

档案工作者要不断增强服务意识，树立高度责任心，克服“重管轻用”的观念，及时做好解密工作，适时开发利用科研档案信息资源；做好科研档案的编研工作，编制各种形式的参考资料——科研项目基本情况汇编、研究论文汇编、项目简介、科研成果汇总等；通过制作多媒体或网页，宣传医院科研新成果，推广新技术，使患者直接受益，充分实现档案信息资源的社会效益和经济效益。

总之，科研档案是医学科技知识的重要载体，它包含着大量的科研成果、高新技术等科技信息，是实施医疗、教学、科研工作的重要依据。对医院科研档案进行规范化、科学化、现代化管理，是提高医疗、科研整体水平，完善科研管理工作的必要条件。因此，加强医院科研档案的管理，充分发挥科研档案的作用，是建设现代化国际化医院的内在要求。