可持续利用：地方人大档案工作的目标选择

傅友雄（昆山市人大办公室，江苏昆山，215300）

可持续利用：地方人大档案工作的目标选择

傅友雄（昆山市人大办公室，江苏昆山，215300）

地方人大档案，是地方人大及其常委会工作和活动的原始记录，是地方国家权力机关建立和发展的历史见证。人大档案，担负着为人代会、常委会、主任会议服务的重要责任，是国家档案资源建设不可缺少的内容。做好地方人大的档案工作，对总结经验、借鉴历史、规范服务、辅助决策，科学地推进人大及其常委会的工作，具有重要意义。

一、切实重视，保障人大档案工作有序开展

1.提高认识，重视档案地位。在新形势下做好人大档案工作，是人大工作规范化的需要，是保障人大代表依法履行职责的需要，也是进一步推进人大自身工作的需要。地方人大机关，应把自身档案工作列入常委会工作日程，专题学习档案法规，研究档案工作。

2.落实投入，保障工作开展。要系统考虑人大机关档案工作的自身特点，落实各项基础投入，保障档案工作的顺利开展。档案工作业务性强、涉及面广、细碎繁杂，因此应配备专业人才专门负责。由于大多数档案需要长期保存，因此要有符合条件的场所，便于保管和借阅。添置设备、编研整理、业务培训是档案工作必不可少的支出，地方人大应将档案经费列入年度预算编制。

3.完善机制，创造良好环境。除了加强宣传，提高人大机关同志对档案工作重要性的认识，重点还要建立健全规范的、系统的、科学的档案工作制度。制定包括组织机构、文件材料的整理归档、档案保管、鉴定销毁、保密、利用、管理网络成员岗位责任制等档案工作制度，并印发到人大各专门委员会和办公室各科室贯彻执行。建立有效的管理考核和激励机制，为人大档案工作创造一个良好的环境。

4.强化管理，提高队伍素质。推进人大的档案工作，关键在于人才。随着档案工作自动化和智能化程度不断提高，对档案工作人员的素质要求也在提高。因此地方人大要结合形势，抓好现有人才的培训。从目前地方人大机关的实际来看，档案管理人员普遍年龄较大，对各类传统的纸质档案比较熟悉，有较好的工作基础，而熟悉计算机技术的专业人员相对比较缺乏。地方人大应逐步配备和引进这方面的人才，从而提高专业化水平。

二、规范管理，维护人大档案的完整与安全

1.统一标准，同步推进流程。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要前提。文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。地方人大要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

2.界定范围，科学收集整理。结合地方人大机关的特点，县级人大常委会机关的归档文件材料主要有以下四类：一是上一级人大常委会召开的重要会议的主要文件材料，须贯彻执行的法规性文件，给本机关的答复、批示等；二是本机关形成的文件材料，包括：人代会、常委会会议、主任会议及人大工作会议的材料，人大代表的议案、意见和建议，人大机关党组、常委会、办公室、各委室在活动中形成的文件材料，机关支部的活动材料，人事、财务方面的重要材料，重要的群众来信来访记录、调查处理报告，本机关的请示与上一级机关的批复文件、下一级机关的请示与本机关的批复文件等；三是同级机关和非隶属机关的文件材料，主要指同级机关与本机关之间联系协商工作的重要来往文件，同级机关颁发的非本机关主管业务但要执行的文件；四是下一级机关的文件材料，主要指下一级人大报送的工作计划、报告、总结、典型材料等。

3.提高质量，确保安全完整。档案是历史事件的原始记录，是一种宝贵的社会资源和财富，是现实的一面镜子。在坚持以本单位文件为主归档的原则下，要注意有效地维护全宗的完整性。在做好常委会会议、主任会议、党组会议、换届选举、述职评议等一些重要活动传统的纸质归档外，还要相应地做好对音像、图片等资料的电子归档工作。对于一些不宜公开的国家秘密和工作秘密，要严格按照保密法律法规的要求，采取相应的措施，确保涉密档案的安全与完整。

三、持续利用，服务人大及其常委会的工作

1.定期复查，跟踪完善归档。档案工作，是一个持续的、循序渐进的过程。需要在日常工作中，不断地查漏补缺，不断地更新完善。每年在结束归档工作后，要完成立卷说明、归档工作小结和各类数据统计报表，更新全宗目录。档案到了规定的保管期限，地方人大机关要定期组织档案鉴定，确定其是移交进馆、登记销毁还是延长保管期限。

2.与时俱进，提高利用水平。档案的价值和作用要靠利用工作去实现，人大常委会的各类公告、决议、通报、重大决定、人事任免、换届选举等工作都离不开对档案的利用。地方人大的档案管理工作要与时俱进，依靠科技进步，安装档案管理软件，对接地方OA办公系统与电子文件归档系统，实现人大档案工作的数字化管理，提高检索和利用效率。

3.持续开发，注重实效服务。以人为本是科学发展观的本质所在，地方人大的档案工作要注重实效，为人大及其常委会的各项工作提供服务。地方人大档案部门应始终注重档案利用信息的反馈工作，及时了解常委会工作动向和需求，结合人大工作实际，有目的、有计划地编研一些有参考价值、实用价值的历年人代会材料汇编、历年发文汇编、议案建议办理汇编、换届选举资料汇编等。进一步拓宽档案实际利用渠道，从而使更多的人了解档案、熟悉档案、利用档案，更广泛地发挥人大档案的实际利用效益。

［1］李国良：《地方人大档案工作论要》，《人大建设》，2005年第9期。

［2］杨红梅：《认清档案工作现状，注重利用实际效益》，《党史博采》，2009年第1期。

［3］李淑萍：《档案工作发展对策的思考》，《档案管理》，2009年第4期。

［4］万素美：《对现代档案管理工作的分析》，《科技资讯》，2009年第24期。