企业机关建设研究

唐志国

【摘要】 企业机关建设，是一项艰巨的工程，要重点围绕构建科学的管理模式、建立规范的管理体系、创建“学习型、服务型、和谐型”机关等三个方面开展工作，着力把机关建设成为企业的决策中心、指挥中心、管理中心、信息中心，促进企业科学发展。

【关键词】 企业机关管理模式管理体系三型

企业机关，一头连着企业管理层，一头连着下属单位，处于承上启下、贯通左右的枢纽地位，其职责主要是总揽全局，发挥参谋助手作用；统筹组织，发挥管理协调作用；检查指导，发挥监督服务作用。

企业机关建设，就是要围绕职能定位，把机关建设成为企业的决策中心、指挥中心、管理中心、信息中心，促进企业科学发展。企业机关建设，是一项艰巨的工程，重点要围绕三个方面开展工作：第一，构建科学的管理模式，理顺上下左右的关系，理清机关与下属单位工作界面，做到各就各位、各司其责；第二，建立规范的管理体系，推进机关工作规范化、制度化，做到各项工作有规可依、有章可循；第三，创建“三型”机关，增强工作人员服务意识，提升工作人员的管理能力，提高机关服务效率和质量。

一、构建科学的模式，有效授权强管理

机关的管理模式，归根结底取决于上级单位对下级单位授权的大小。授权大的，管理重心下移，机关管得少，下属单位自主权较大，呈现三角形的分权模式；授权小的，管理重心上移，机关管得多，下属单位自主权较小，呈现倒三角的集权模式。这两种模式天生是一对矛盾体，一方的优劣势正好是另一方的劣优势，并无孰优孰劣之分。企业应该选择三角形还是倒三角形模式，也并没有放之四海皆准的标准。在现实中，不仅不同的企业会有不同的选择，即使同一个企业，在不同的阶段，或者针对不同的下属单位，机关管理模式也可能不同。一个企业在选择和构建机关管理模式时，需要综合考虑四方面因素。

1、管理层的行事风格

管理层，尤其是主要负责人的行事风格，很大程度决定了机关管理模式。如果主要负责人事无巨细、事必躬亲，势必是倒三角形的；如果是只管“定战略、搭班子、带队伍”，管理模式势必是三角形的。

2、所属单位业务性质

一个企业如果所属单位业务性质有差别，授权大小就必须有针对性，不能千篇一律。例如，一家企业所属单位是不相关多元化的，在授权上就应该有所区别，否则就会发生对这家单位的合适授权，对那家单位就授权过大，管理不到位。

3、以往执行效果

人的智力差别、能力差异，决定了不同的被授权管理团队会产生不同的结果。由此可见，授权大小必须考虑到以往执行效果。对在授权范围内想干事、能干事、会干事、能干成事的下属单位管理层，就应当给予更多更大的授权，提供更广阔的舞台；反之，对于授权执行不好的，有出格现象的，例如用人上任人唯亲的、采办上有徇私的、群众意见大的，就要收权，加强机关集权。

4、当期的重点工作

在有的时候，企业需要突击抓好某项工作，为了便于统筹协调、提高效率，就要由机关牵头，在一定时期将相关权限收上来，集权办大事，进行非常态化的管理。

另外，具体到什么样的权利应该被授，判定的标准不复杂，即不好管理的都授权下去，让机关集中精力做有限行动、有效作为的事情。

二、建立规范的体系，严格考核抓落实

研究企业机关管理体系现状，其存在的主要问题是体系版本多、差异大，内容庞杂、重点不突出，审查与整改不到位，有体系不执行，等等。针对这些问题，笔者认为机关管理体系建设除了契合管理模式之外，必须花大力气抓好科学编制、严细审查、监督考核等环节。

1、科学编制体系，增强体系的权威性

（1）不求标新立异，但求一脉相承。在一次外审员培训课上，有个学员谈到了他的困惑，其所在的公司成立不到6年，换了3任领导，每任领导都高度重视体系建设工作，且紧跟潮流，时下流行什么样的编制形式就要求按照什么形式重新修订，6年来体系三易其稿。三稿有什么本质区别吗？没有，只是换汤不换药，编写人员只是在做排列组合罢了，甚至是将简单问题复杂化。这种做法看似与时俱进，实际上除了便宜咨询公司，对企业管理百害而无一益。针对各种版本体系的实质内容没有多大出入的情况，一定要选定一个版本坚定不移走下去，重在强化执行和持续改进，这才是企业发展的长久之道。

（2）不求齐头并进，但求先后有序。众所周知，机关部门之间的工作界限不好划分，很多工作都是“你中有我、我中有你”，通常在一个部门主管的某项工作的全生命周期的程序中，既有要求各部门执行的部分，也有需要执行其他部门管理制度的部分，这就说明一个程序的编制不能仅靠主管部门的闭门造车，否则编写出来的东西一定会与其他部门的制度产生冲突。为了提高体系编制效率和质量，要讲究先后顺序，最好是分四步走：第一步，根据部门职责分工，列出公司机关管理体系目录，经公司体系委员会讨论确定；第二步，各部门着手编制以自己为主、其他部门遵照执行、不涉及其他部门规章制度的程序，像行政部门的收文、发文程序，财务部门的预算、报销程序，人事部门的招聘、任免程序，经营部门的采办程序，等等；第三步，学习讨论第二步中所编写的程序，这既是学习与审定的过程，更为下一步编写业务交叉程序奠定基础，可以尽量保证同一项工作表述相同、要求一样、界面清晰、衔接顺畅；第四步，全面铺开，编写剩余的程序。

（3）不求面面俱到，但求重点突出。在体系编制中，有的企业追求大而全，将一些鸡毛蒜皮的小事或者已经有明确规章制度的都纳入体系，弄得重点不突出，不但不能有效指导工作，还为执行与审查带来许多不必要的后续工作。与其这样，就应该把一些将简单问题复杂化的程序简化或删除，把已经有明确规章制度的党群类工作不纳入体系管理，保证体系的重点突出和独立性。

2、创新审查方法，提高体系的实用性

为了提搞体系的实用性，就需要对全部程序进行全生命周期验证，在这方面，情景演示是比较有效的方法。具体做法是：组织召集内审员，对程序逐一进行演练。一个程序涉及几方，就选几个人扮演不同角色，每个人事前熟悉自己的职责，然后从头至尾把程序走一遍，其他的人当观众挑毛病，着重找出流程不畅的、繁琐的、交叉的，然后反馈给职能部门修订。

3、加强监督考核，永葆体系的生命力

编写体系，其最终目的不是為了获得证书、更不是为了放在书柜中充门面，而是要发挥作用，教导员工认真执行、按章办事，真正推进管理的制度化。在这方面必须要做的就是监督考核，一要监督考核体系的执行情况，二要监督考核问题整改情况，督促体系持续改进，不断提高体系执行率，永葆体系生命力。

三、创建“三型”机关，全员参与增水平

加强机关能力建设，最后落脚点还是要抓好机关队伍建设，具体做法表现在以下方面。

1、把好机关人员入口关

在机关工作人员的选择上，应尽量从基层优秀员工中选拨，让有经验的人干专业化的管理工作，是内行，能收到事半功倍的效果；让优秀的人有更大的舞台，也有助于营造出能者有其位的文化氛围。即使是新招聘的非常有潜质的应届毕业生，也应该放到基层锻炼一两年，在实践中检验一下其综合素质，在实践中增长其才干。

2、开展“三型”机关建设

（1）创建学习型机关。一要计划详实，有明确的学习时间、内容、对象。在学习内容上，世界观、方法论都要有，但方法论所占比例要大。要重点学习企业的昨天、今天、明天，让员工了解企业、热爱企业；学习管理体系，让员工对与己有关的工作程序、重点环节谙熟于心；学习业务相关知识，让员工紧跟时代发展、行业变迁、政策调整、知识更新，成为专业领域内的行家里手。二要建立机制，一方面把定岗定级定薪与学历、专业技术职称、职业资格证书等结合起来，变“要我学习”为“我要学习”；另一方面，将部门学习计划执行情况纳入年度绩效考核。三要借助平台，将学习融入日常工作生活中，少为员工增加负担。例如借助党建工作的“三会一课”平台，学习中央、上级单位的指示精神，学习理论知识和拒腐防变知识，帮助机关工作人员树立新理念、开拓新视野；借助网络平台，将授课视频、讲义等放到网上，方便员工自由选择学习时间。

（2）创建服务型机关。一是要加强教育，增强机关工作人员的服务意识。二是要围绕对上服务和对下服务的核心内容开展工作。机关对上服务，并不是对企业管理层俯首帖耳、惟命是从，核心是严格把关、勇于担当、建言献策，发挥参谋助手作用。根据企业战略和部门职权，严把各项报批的审核关，敢于对违规事项说不，为企业科学决策筑起一道防火墙；遇到难题，不能明哲保身，不能把职权范围内的工作往上推，要勇于担当、敢于决策，主动为领导分忧解难；善于发现企业运行中的问题，拿出解决办法，为企业发展建言献策。机关对下服务，除了做好面上的事情，像杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”现象，核心是做好以下两方面工作：第一，想基层之所想，急基层之所急，高质高效办理各项工作。对于到机关办事的人员，要尽量精简办事程序，提高办事效率；要建立AB岗制度，每个工作人员离岗期间，都要有人临时替岗代班；要施行首问负责制；对于基层上报的请示，要限时响应，无论同意与否，必须在限定的工作日内给予答复或解释说明。第二，多为基层分忧，少给基层添乱，增进理解、强化协作。首先，设置精干高效的机关。必须根据机关管理模式优化岗位设置，使办事人员各司其职，加快工作进程。其次，减少机关发文。除了政治色彩比较浓的文件，对于可发可不发的文件、发了又没有多大意义的文件、时效性不长的文件，坚决不发，如上面来的与企业相关度不大的文件、各种会议通知等。第三，机关要建立统一的需基层定期上报的报告模板，由行政管理部门负责收集整理。机关工作人员需找相关材料，首先到行政管理部门查找，确实没有的，再找基层要。第四，深入基层要坚持从简务实。机关人员深入基层搞调研，有助于掌握第一手资料，有助于做出科学决策，但在实施中要坚持从简务实。一个部门拟定调研计划时，应该主动了解其他部门的安排，尽量组团调研，减轻基层的接待任务；公共交通发达的，或者能自行解决交通问题的，尽量不要麻烦基层派车迎来送往；座谈会，尽量安排在基层内部会议室；对于基层现场提出的问题，能现场解决的要立即给予答复，不能现场解决的，要说明情况，并及时向上反映；调研之后要提交调研報告，决不能轰轰烈烈开始，悄无声息结束。

（3）创建和谐型机关。和谐机关的内容包括人与人和谐、人与企业和谐、人与社会和谐。在人与人和谐方面，要通过开展丰富多彩的团队建设活动，让平时埋头于“练坐功”的机关人员互动起来，增进友谊、融洽关系，加强机关部门之间的沟通协调，增强团队协作能力；要通过开展创先争优活动，引领员工在各方面追求卓越，营造出学习比着学、工作比着干，为企业发展多做贡献的氛围。在人与企业和谐方面，要通过开展扶危济困活动，及时将企业的温暖送达员工；要通过为机关工作人员设计职业生涯发展通道，使员工努力有方向、学习有目标、工作有激情，让员工与企业相融共进。在人与社会和谐方面，机关工作人员要遵纪守法，尤其要常思贪欲之害、常怀律己之心，在社会上做一个清清白白的人；要在绿色、环保、低碳上做一些力所能及的工作，为建设环境友好型社会贡献力量。

机关建设是企业的一个永恒课题，也是一件复杂、艰巨的工作，不可能毕其功于一役，必须在不断优化管理模式、持续改进管理体系的同时，号召机关工作人员积极参与到“学习型、服务型、和谐型”机关建设中来，从自己做起、从点滴做起，促使机关建设每年都能进一步，年年都有新变化。