浅谈国际EPC项目初期的文控工作

赵颖

摘要：国际设计采办施工总承包工程（EPC项目）运作初期，首要任务是与业主和咨询单位（PMC）的沟通与协调。项目部建立体制健全的文控部管理各种文件尤显重要。笔者近一年来通过参与苏丹六区稀油分输管线项目对总承包项目中文控管理工作模式进行了初步研究，并在项目执行中深入实践，初步梳理出了现阶段设计院从事总承包项目文控部前期准备工作。

关键词：EPC、文控部、文件、文控人员

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总承包项目文件管理较设计文件管理复杂很多，对过程中的管理和控制要求更高。建立一套强制执行及使人信服的文件控制管理体系、提高国际EPC项目文件控制管理水平、加快与国际通用模式的接轨已成为国内企业在国际工程中提高竞争力的关键因素之一，也是与业主确立运作的机制、建立互信的氛围，为项目顺利实施提供依据。本文将苏丹6区管线稀油分输项目文控部工作的初步思考和实践结果与各位同仁分享。在项目谈判阶段，文控专业人员就应介入到合同相关条款的确定以及文控体系的策划工作中。这里有五项重点工作：

1、建立法律保护下的文控部

合同撰写过程中，负责人应咨询文控人员，将符合此项目的文件管理的具体内容、要求纳入合同，在各方达成一致意见的同时获得法律保障。文控人员在项目合同谈判阶段，参与文件管理部分的商讨以及合同中文件管理章节的拟定。通过合同的确立，有利于明确业主、合作方及项目管理方对文件的要求，使文件控制工作的开展有章可循，有法可依。

2、明确文控部管理的文件范围

项目文控人员应采集项目相关信息，预估项目中产生和保存的各种文件。文控人员认真阅读标准规范、业主及合作方提供的文件、文件清单等，与其他各部门结合，明确对文件的管理要求，预估项目文件的数量、种类、来源和规格等。同时根据项目的规模及业主要求，借鉴类似项目经验，尽可能准确估算出项目文控管理文件的具体范围。

项目文件主要包括管理文件、设计文件、采购文件、厂商文件、施工文件和开车文件，其中，设计文件和采购文件数量巨大、作用重大。

2.1设计文件及图纸

总体上，PMC提供初设文件，EPC结合初设文件进行修改、完善，提供详细的设计图纸。业主和PMC会对每一份图纸进行审阅，并批复意见，因此一份图可能会有几个版次。文控人员应保管好各版图纸。在审阅过程中，最好将复印件返给设计人员，原件留存文控部，保证文件的完整性。但这样会大大增加文控部的工作量，建议每个专业由专业负责人负责，最终整理后一起交文控部保存。此举既便于文件整理，也便于专业人员之间的讨论。

2.2電子邮件

电子邮件对国际项目来说是必不可少的。在项目进程中，文控人员应及时将邮件分类整理，按要求做成附文件处理单的文件送领导审批，并根据审批意见传送给相关负责人，并按文件规定督促相关人员在规定时间内完成。邮件筛选过程中，文控人员对部分文件的重要程度很难把握。因此，文控部应规范邮件处理办法，须领导审批或相关人员处理的电子邮件要注明。在工作过程中，为提高处理邮件的效率，文控人员应将文件及处理单扫描以后，以电子邮件的形式转发和督促相关负责人，同时将电子版存档。

2.3传送单

传送单是各方传阅文件必不可少的文件和凭证。因此，传送单需分类、编号和保存。由于项目所有文件都需要凭传送单传送，导致文件种类繁多。文控部应将传送单分为几类由专人管理，并以一种方式持续负责到项目结束。

2.4传真和信函

传真和信件在项目中是十分正式的文体，是项目运行的重要依据，数量多，种类杂，应及时分类，最好专人负责。传真和信函应经领导审批后，提交PMC或业主。

2.5会议纪要

各部门内部会议、项目会议、协作方会议、与业主的会议及与政府部门会议等都需要形成文字记录。会议中达成的各种决定与协议都应该归纳其中，并各方确认。会议纪要应由专人负责。

2.6技术资料

技术资料是指在采购过程中形成的各类与业主、设备材料制造商之间交流的技术文件，设计制造、加工及完成的各个时期所进行的检查文件等。这部分是项目后期的文件，应根据设计文件的分类进行管理，将各种文件按专业、类别和顺序依次保存。

2.7合同文件

形成合同的过程及最终形成的合同文件，合同执行过程中产生的补充文件。

2.8项目管理手册和程序文件（含分包商施工程序，按专业分类）

合同、计控、采办、开工、质控、安保、施工、设计、文控、分包商等程序文件，这些都需要EPC承包商长期保存。程序文件在项目进行过程中，会随实际情况发生变化，因此应定期修改，以达到监督和控制的作用。

2.9照片影像资料

照片影像更为真实地记录了现场的情况，也可以将重要的、有保存价值的资料制作成胶片，以便于长期保存及以后的查寻。2部分照片可以用于对项目挤占情况的介绍和宣传中用到。

2.10报告：

从报告周期来分，可分为日报、周报、月报等；从内容上来分，分为施工报告、采购报告、质量报告、综合报告等等。内部报告主要有“事故调查报告”或“年度总结报告”等。

2.11文件登记表

文控人员可以根据自己负责的工作内容准备存档所需的文件柜和资料夹等一些存档所需的物品，并根据文件登记表，按照类别和专业或其他要求对文件柜和资料夹进行分类并贴上相应的标签。这样可以使文件及时、准确的归位。

2.12指令单

指令单（或现场指令单）业主/管理公司等工程管理方发给承包商/供货商的明确要求做（或不做）什么、如何做（或不做）的指令（或命令），是一种下行文。

3、建设项目标准体化

国外工程公司的文件控制专业的标准规定、体系文件、作业文件都是极度保密的。所以在同国外工程公司合作时，首先要认真吸取他们的经验和做法，结合实际，逐渐形成自己的文控管理体系。

3.1管理制度建设

文控人员应根据项目特点，在公司项目文控管理制度的基础上筛选、扩展和细化，制定出能够满足本项目需要的文控管理办法，编制切实可行的文控工作计划。

3.2操作手册建设

从文控部的实际工作着手，提炼管理制度中的内容编制成操作手册和流程，方便文控部人员快速学习和掌握，如“文控人员操作手册”、“项目秘书操作手册”、“现场文件管理手册”和“竣工资料管理手册”等。

3.3格式、模板和印章建设

文控人员应为在项目执行中将用到的所有文件格式准备模板，并将经领导和业主批复的模板保存起来。这些模板一般包括：传送单、信函、传真、会议纪要、文件接收单、文件借阅单等等。文控人员还应准备必须的一些印章，这些印章包括：图纸及文件的审核章、施工章、原件章、拷贝件章、作废章等。

4、文控程序培训

针对文控程序文件内容对项目全体人员进行培训，使项目人员熟悉了解项目文控流程及要求，以保证文控体系和文件流程正常、高效运行。

5、树立责任意识

文控人员要树立全过程完整、及时、准确的文控责任意识。文件控制中不能单单注重档案验收阶段，而是要着眼全局，执行项目全过程的文件控制、管理，在确保项目顺利执行的同时，积累项目经验数据，形成责任意识。因此，项目必须建立文控部，所有文件由文控部统一按规定严格管理；建立完善的文件编号系统，保证文件有序保存，便于查找。

6、结语

总体来讲，国际项目文控工作还有很大的发展空间。项目的前期准备工作越扎实、越完善，后续工作进行越顺利，业主和PMC也更加信任EPC。本文在汲取前人经验的基础上，结合自己的实践总结出的几点内容，希望给从事此方面工作的人员一些帮助。完善的文控工作能够减少项目损失，加快项目进度，保存更多有利于企业和个人发展的资料。

参考资料：

1、徐威、李晶 《浅谈如何加强国际EPC项目文件控制管理》 《石油规划设计》 第19卷第2期 2008年3月第42页；

2、王芳 《国际总承包项目中的文控管理》 《石油石化物资采购》第23页；

3、蔡同伟、王俊峰 《解析国际工程项目管理模式下的文控工作》 《中国档案》2010年1月 第59页；

4、吴笛 《工程项目管理中文件控制体系的建立和运作》 《项目管理技术》第8卷第3期 2010年3月 第38页；